Com o módulo
DOCStemos a gestão eletrônica dos documentos, assim os documentos ficam centralizados no Qualiex, configure que tipo de acesso o usuário pode ter em um documento, fluxo para aprovação ou revisão automatizado e muitas outras funcionalidade.
3.
Estrutura de pastas: Atalhos, pastas e subpastas criadas.
Favoritos: Agrupar os documentos de uso frequente, para facilitar o acesso.
Lixeira: Documentos removidos são encaminhados para lixeira.
Fluxo em Andamento: Documentos que estão com fluxo em andamento são agrupados nessa pasta.
Pendências: Tarefas aguardando ação do usuário.
Documentos Associados: Documentos que foram vinculados e estão com pendencia de revisão, são relacionados nessa pasta.
Leitura: Documentos aguardando a confirmação da leitura do usuário, são agrupados nessa pasta.
Solicitações de Revisão: Para os usuário que possuem permissão de revisar, os documentos com solicitação de de revisão ficam nessa pasta.
Busca
4.
Informações sobre a busca: Orientações que auxiliam a busca/filtro para localizar um documento.
5.
Busca de um documento: Utilize para facilitar a busca de um documento, selecione as opções e clique na
.
Buscar: Localize buscando em Todos os Documentos, Documentos da Pasta ou Últimos Acessados.
Utilizando a busca por Todos os Documentos as pastas ficam desabilitadas.
Todos os documentos: Busque Todos os Documentos, Exceto Obsoletos ou Apenas os Obsoletos.
Ferramentas
6.
Ferramentas para gestão dos documentos: Envie um
documento, veja a versão
PDF online, detalhes do documento
, Check Out para revisar
, Check In para atualizar o documento
, enviar
notificações, opções de parametrização e suas
notificações. : Adiciona um
novo documento ou
registro de cópia física.: Abre a visualização do documento online.
: Faz o download da ultima revisão aprovada no computador.
: Exibe os
detalhes do documento.
: Faz o download do documento no computador para
revisar ou ser alterado. Durante o
Check Out fica bloqueado para evitar acesso simultâneo.
: Enviar para o
Docs a versão baixada e alterada no
Check Out para atualização.
: Caso seja necessário notificar/informar/solicitar os responsáveis pelo documento. Conforme
notificações configuradas no Qualiex e no
Docs.
: Exibe as notificações conforme os documentos que o usuário está envolvido.
Ícones de alerta
7.
Ícones de indicação: Indicam de forma rápida algumas informações do documento.
Fluxo:Indica que o documento está passando pelo fluxo de aprovação.
Favorito: Indica que o documento é favorito.
Pendencia Revisão: Exibido quando existe uma pendência de revisão do documento.
Confirmação de leitura: Mostra que o documento tem confirmação de leitura.
Cópias físicas: Indica que é necessário atualizar as cópias físicas.
Bloqueado: Indica que o documento está em checkout com outro usuário.
Formato: Mostra o tipo do documento (word,excel, imagem, vídeo…)
Visualização listagem
Altere a visualização das listagem, clicando no ícone
em qualquer coluna.
Ordene de forma crescente ou decrescente.
Adicione ou tire a visualização as colunas: Código, Nome, Extensão, Revisão, Data de Revisão, Data de aprovação, Próxima revisão, Válido até, Tamanho, Classificação e Elaborador.
Agrupe pelo campo que foi selecionado e será exibido em grupos.