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Importação das últimas revisões dos documentos para o Qualiex Docs – Automatizado

Atualizado em 13

Para facilitar o envio das últimas revisões dos seus documentos para o  Docs podemos fazer a importação dos arquivos. Verifique com a nossa equipe Comercial a contratação das importações.

  •  Orientações:

  1.  Importamos apenas a última revisão dos documentos.
  2.  Os documentos são importados exatamente como recebemos, inclusive com o cabeçalho e rodapé já utilizado hoje. A aplicação de cabeçalho e rodapé automático só será feita nas próximas revisões realizadas utilizando o Docs.
  3.  Se os documentos da sua empresa estiverem na extensão .doc e .xls eles serão convertidos para as extensões .docx e .xlsx, antes da importação. Outras extensões também podem ser importadas (como: pdf, jpg, png, ppt.)

  • Pré-requisitos:

Dentro do módulo de gestão de documentos (Docs), precisamos que já estejam com algumas parametrizações feitas, como:
  • Estrutura de pasta definida
  • Classificação dos documentos cadastradas
  • E-mail dos autores dos documentos cadastrado no Qualiex  

  • Passo a passo para a importação

  •  Passo 1:  Crie uma pasta em um local de fácil acesso (sugestão: área de trabalho), onde os arquivos que serão importados estarão armazenados
* Os documentos devem ser separados por subpastas. As pastas que os arquivos estarão servirá de sugestão para a planilha de importação.

Passo 2: Gerando a planilha para preenchimento dos dados

Após todos os documentos estarem na pasta, acessar o link da ferramenta para o preenchimento da planilha. link : https://bit.ly/qualiex_gerar_planilha
Você será direcionado para uma nova página para realizar o download da planilha, clique em Abrir.
Depois clique em "Baixar". Será feito o download do arquivo "GerarPlanilha.exe", caso este arquivo não tenha baixado dentro da pasta onde estão os documentos a serem importados, será necessário inserir ele dentro desta pasta. Abrir o arquivo  "Gerar Planilha".
Ao executar a aplicação é necessário permitir a execução pelo windows. Clique em "Mais Informações" e depois clique em "Executar assim mesmo".
Será exibida uma janela para gerar a planilha excel. Clique em "Gerar".
Selecione a pasta onde os documentos estão armazenados e clique em OK.
Feito isso a planilha já vai vir com os campos preenchidos, tendo apenas que fazer algumas alterações.

Passo 3:  Preencher a planilha

Todos os campos são obrigatórios, com exceção da "data da próxima revisão".

  1. Código: Informe o código do documento, conforme o padrão utilizado.
  2. Nome: Esta coluna já virá preenchida de acordo com o nome dos arquivos que foram salvos na pasta, altere se necessário.
  3. Arquivo: É listado automaticamente com os arquivos que foram disponibilizados na pasta selecionada, NÃO precisando fazer nenhuma alteração.
  4. Classificação: O preenchimento dessa coluna virá com uma classificação chamada “Procedimento”, tendo que ser alterado com a classificação correta dos seus documentos. (Lembrando que essas classificações já têm que estar cadastradas no Qualiex)
  5. Nº da Revisão: Por padrão virá com a revisão zero. Informe o número da última revisão do seu documento.
  6. Data da Última Revisão: Por padrão, vem a data da última modificação do arquivo. Caso não seja a data da última revisão, altere.
  7. Data da aprovação: Por padrão, vem a data da última modificação do arquivo. Caso não seja a data da aprovação, altere.
  8. E-mail do Autor: Informe o e-mail do autor desse documento, (Lembrando que esse colaborador precisa ter cadastro no Qualiex)
  9. Pasta: Por padrão virá a última pasta que está o arquivo. Se necessário altere para o nome da pasta que está no Qualiex.Por ex:  Se seu documento estará dentro da pasta “Manual” informe na planilha somente com o nome “Manual”. Importante: Caso o nome da pasta exista mais de uma vez, a importação não saberá em qual pasta colocar. Sugestão: Coloque um número na frente da pasta para diferenciá-las apenas para importação, podendo retirar após finalizado o processo.
  10. Data da Próxima Revisão: Informe a data da próxima revisão do documento. (Campo não obrigatório), mas caso a data da próxima revisão não seja preenchida, você não receberá e-mail notificando que o documento precisa ser revisado.

Passo 4: Disponibilizando os documentos

Para realizarmos a importação, é necessário que os documentos sejam enviados para a ForLogic. Você pode subir os arquivos no próprio módulo do Docs, zipando a pasta.

Como zipar a pasta ? 

Localize a pasta criada , ou seja a pasta onde estão os documentos que serão importados para o Docs. Clique com o botão direito do mouse e selecione: “Enviar para” “Pasta compactada” Após zipar a pasta, acesse o Qualiex Docs, e na sua base crie uma pasta, por ex: “Importação Qualiex” e dentro dessa pasta suba a pasta zipada com os documentos. Ficando dentro do Qualiex, dessa forma: ** Observação: Lembrando que a planilha que foi preenchida deverá ser enviada também, podendo estar dentro da pasta zipada, ou então subir a planilha também dentro da pasta.  Feito esse passo, avise nosso time para que possamos dar andamento no processo de importação. Validação e importação dos dados. Aguarde o contato da nossa equipe informando que a importação foi concluída e que os arquivos foram disponibilizados. Caso encontremos alguma inconsistência, entraremos em contato. IMPORTANTE:  Após a importação realizada, aconselhamos que você apague a pasta que foi criada dentro do Qualiex para impotação, para que não tenha problema de colaboradores baixarem os arquivos.

Se ainda tiver dúvidas, assista o vídeo do passo a passo:

1º Vídeo : Configurando e preenchendo a planilha de importação : https://youtu.be/ulErZw_Jhks 2º Vídeo: Disponibilizando os arquivos para a equipe Qualiex: https://youtu.be/-rZepOS_wVw