Podemos definir um fluxo para revisão, verificação e aprovação em uma pasta, assim um documento passa pelo fluxo antes de ser disponibilizado para os usuários. Orientamos que os fluxos sejam adicionados nas pastas filhas, ao criar um fluxo em uma pasta raiz/pai ele é replicado para as pastas abaixo, assim ao editar um fluxo de uma pasta filha as alterações não são aplicadas, é mantido o fluxo da pasta raiz/mãe.
Qualquer alteração feita em um fluxo de aprovação, não impacta os documentos que já estão passando por fluxo, apenas novos documentos passando por fluxo serão impactados.
Acessando o Módulo
Criando um fluxo
No módulo Docs vá até a aba “Fluxos” e selecione a pasta desejada .Para criar um fluxo, é necessário possuir a permissão “Listar” e "Novo", habilitada em "Fluxos" nos papéis e permissões nas configurações clássicas do Qualiex.
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Dados Gerais
Na aba Dados gerais insira as seguintes informações:
- Pasta: Informe a qual pasta o fluxo será vinculado.
- Nome: O nome que será dado ao fluxo.
- Descrição: Descrever quais são as etapas necessárias para o fluxo.
Definição do Fluxo
Na aba Definição do Fluxo será definido os usuários que irão realizar cada etapa do fluxo. As etapas do fluxo são:
- Revisão: Definir quais colaboradores irão revisar e editar o documento, e se é necessário a revisão de todos os envolvidos para prosseguir para a próxima etapa.
- Verificação: Definir quais colaboradores irão verificar se o documento está de acordo, e se é necessário a verificação de todos os envolvidos para prosseguir para a próxima etapa. Nessa etapa não é permitido alterar o documento, apenas visualizá-lo.
- Aprovação: Etapa obrigatória. Serve para definir quais colaboradores irão aprovar o documento, e se é necessário a aprovação de todos os envolvidos para divulgar o documento.
Etapa de Revisão
Caso seja necessária uma ordem de usuários para realizar a revisão, você pode adicionar novas etapas e organizar os colaboradores na sequência desejada.
- Clique no ícone
para incluir usuários na etapa de revisão. - Será exibida a opção para adicionar um revisor. Clique em
para incluir o usuário.
Para que os usuários apareçam na lista de seleção, é necessário que tenham a permissão “Revisar” habilitada nas permissões da pasta no módulo DOCS.
Se nas configurações da unidade a opção "Bloquear participação de um usuário em etapas de tipos diferentes de um fluxo" estiver habilitada, o usuário selecionado na etapa anterior não será listado nas etapas seguintes.
- Selecionar diretamente o colaborador responsável pela revisão; ou
- Optar por definir o responsável apenas ao concluir a etapa, deixando como "a definir".
Adicionando mais usuários ou mais etapas na revisão
- Para incluir mais de um revisor em uma etapa, clique em
. - Ao adicionar mais de um usuário na mesma etapa, será habilitada a opção
que, quando ativada, define se a revisão só avançará para a próxima fase quando todos os usuários presentes na etapa concluírem sua parte. - Se desejar remover um usuário da etapa, clique no ícone
correspondente ao usuário.
- Para criar novas etapas de revisão, clique em .
- Para remover uma etapa ou um usuário da revisão, clique no ícone correspondente a etapa de revisão.
Etapa de Verificação
Para definir os usuários responsáveis pela verificação do documento, siga as instruções abaixo:
- Clique no ícone
para adicionar uma etapa de verificação. - Será exibida a opção para adicionar um verificador. Clique em para incluir o usuário.
Para que os usuários apareçam na lista de seleção, é necessário que tenham a permissão “Revisar” habilitada nas permissões da pasta no módulo DOCS.
Se nas configurações da unidade a opção "Bloquear participação de um usuário em etapas de tipos diferentes de um fluxo" estiver habilitada, o usuário selecionado na etapa anterior não será listado nas etapas seguintes.
Na lista apresentada, você poderá:
- Selecionar diretamente o colaborador responsável pela verificação; ou
- Optar por definir o responsável apenas ao concluir a etapa, deixando como "a definir".
Adicionar mais usuários ou novas etapas na verificação
- Para incluir mais de um verificador em uma etapa, clique em .
- Ao adicionar mais de um usuário na mesma etapa, será habilitada a opção
que, quando ativada, define se a verificação só avançará para a próxima fase quando todos os usuários presentes na etapa concluírem sua parte. - Se desejar remover um usuário da etapa, clique no ícone correspondente ao usuário.
- Para criar novas etapas de revisão, clique em .
- Para remover uma etapa ou um usuário da revisão, clique no ícone correspondente a etapa de verificação.
Etapa de Aprovação
A etapa de aprovação é obrigatória para a conclusão do fluxo.
- Clique no ícone
para incluir usuários na etapa de aprovação. - Será exibida a opção para adicionar um usuário. Clique no ícone
para incluí‑lo.
Para que os usuários apareçam na lista de seleção, é necessário que tenham a permissão “Revisar” habilitada nas permissões da pasta no módulo DOCS.
Na lista apresentada, você poderá:
-
-
Selecionar o colaborador responsável pela aprovação do documento; ou
-
Definir o responsável apenas ao concluir a etapa, deixando como "a definir".
-
Adicionar mais usuários na aprovação
-
Para incluir mais de um aprovador em uma etapa, clique em
. -
Ao adicionar mais de um usuário na mesma etapa, será habilitada a opção
que, quando ativada, define se a verificação só avançará para a próxima fase quando todos os usuários presentes na etapa concluírem sua parte. -
Se desejar remover um usuário da etapa, clique no ícone
correspondente ao usuário.
-
Para remover uma etapa ou um usuário da revisão, clique no ícone
correspondente a etapa de aprovação.
Notificações
Na aba Notificações é definido quais usuários serão informados quando um documento for aprovado.- 1. Notificar após a aprovação: Temos as opções para notificar :
- Todos com acesso ao documento: Todas os usuários que têm permissão de visualizar os documentos da pasta vão receber notificações informando que o fluxo foi aprovado.
- Todos os envolvidos no fluxo: Somente os usuários envolvidos no fluxo poderão receber notificações após a sua aprovação e e-mail.
- Nenhum usuário: Os usuários não receberão notificações informando as ações do fluxo após a sua aprovação e nem e-mail.
- 2. Dispara para todos quando: Marcando essa opção, os usuários envolvidos no fluxo serão notificados conforme o andamento das etapas.
- Iniciar fluxo: Os usuários envolvidos no fluxo são notificados quando o fluxo for iniciado.
- Cancelar fluxo: Se um fluxo for cancelado os participantes serão notificados.
- 3. Dispara para participantes da próxima etapa quando: Marcando essa opção, os usuários envolvidos no fluxo serão notificados ao:
- Concluir etapa do fluxo: Ao concluir um fluxo os participantes serão notificados.
- Retornar do fluxo: Se um fluxo tem um retrocesso de etapa os envolvidos serão notificados.
- Alteração de usuário na aprovação: Caso haja alteração do usuário selecionado como aprovador no fluxo, os envolvidos serão notificados.
- 4. Informar Manualmente: Para notificar quem não participam do fluxo, não precisa ser um usuário do Qualiex.
- Novo Documento: Quando um documento associado a pasta que tem fluxo cadastrado for for enviado passará pelo fluxo definido.
- Revisão: Quando um documento da pasta que possui o fluxo atribuído for revisado, passará pelo fluxo definido.
- Obrigatório: Define se o o fluxo é obrigatório, assim, todos os documentos revisados e enviados associado a pasta que tem fluxo passará por ele. Fluxo não obrigatório permite definir no envio do documento se será utilizado.
, altere as informações e grave.
, confirme a remoção para concluir.