Como compartilhar um documento para uma pasta do Docs?

Caso um mesmo documento precisa ser visualizado por usuários que tem acesso em pastas diferentes do original, compartilhe esse documento entre as pastas. Ao revisar o documento original as informações serão atualizadas nos compartilhamentos. Não é possível compartilhar documentos em elaboração ou com o fluxo em andamento.

1. Acesse Dashboard.
2. Clique em Docs – Documentos.

3. Na aba  Documentos e selecione o documento desejado . No menu  Opções clique em  Compartilhar. A opção para compartilhar um documento fica habilitado para:

• Usuário (elaborador) que enviou o documento sem fluxo definido para documentos na revisão 0.
• Aprovador do fluxo de revisão para os documentos que já possuem revisões.
• Administradores (usuários com a permissão de editar todos os registros).

Será exibida as pastas para compartilhar o documento. São listadas as pastas conforme as permissões de acesso do usuário. Marque as pastas que terão o documento compartilhado e clique em  Gravar.  Para unidades que tenham o item  Confirmação de senha em operações críticas habilitado nas  opções de segurança do Qualiex será necessário informar a senha para concluir o compartilhamento do documento. Os compartilhamentos confirmados com senha são indicadas com o ícone   no histórico do documento.   Clique no  Ok para confirmar o compartilhamento.

Os documentos compartilhados são indicados com os ícones:

• Indica que é o documento original.
• Indica que é um documento compartilhado.

Quando um documento é compartilhado o código da pasta destino é atribuído ao código do documento.

Cabeçalho e rodapé 

Quando um documento é compartilhado o cabeçalho e rodapé é aplicado conforme o modelo configurado na pasta destino. Caso um documento seja enviado para uma pasta sem cabeçalho definido, será aplicado o cabeçalho do documento original. Se o modelo de cabeçalho e rodapé for alterado,  troque o arquivo no documento original sem alterar o número da revisão.

Características de um documento compartilhado.

Podemos  imprimir,  obter cópia e  visualizar um documento compartilhado conforme as permissões da pasta destino. Se for necessário revisar um documento compartilhado,  solicite nova revisão. Todas as alterações realizadas no documento original são exibidas no documento compartilhado. As informações são listadas no histórico do documento original. Caso o usuário não tenha acesso a pasta do documento original, não é possível acessar os  detalhes do documento compartilhado. Para remover um documento que está compartilhado,  remova o compartilhamento com outras pastas e após isso exclua o documento. Para saber a pasta do documento original, posicione o mouse sobre o ícone de compartilhamento que será exibido o nome da pasta de origem.

Atalho documentos compartilhados

Para acessar todos os documentos que você compartilhou, clique no atalho  Arquivo Compartilhado.