Como aprovar um documento que tem fluxo definido?

Para aprovar um documento que esteja em uma pasta que tem fluxo parametrizado, o usuário deve estar envolvido no fluxo que foi definido no  Docs.

1. Acesse Dashboard.
2. Clique em Docs – Documentos.

Documentos com o fluxo em andamento ficam destacados com o ícone   . Clique no    para iniciar o fluxo. Será exibida a janela para dar andamento no fluxo de aprovação.

1. PDF: Disponibiliza a visualização do documento em PDF.
2. Obter Cópia: Permite fazer o download do documento no computador.
3. Check Out: Para alterar as informações do documento faça o Check Out. 
4. Check In: Após realizar as alterações no documento que foi baixado no Check Out faça o Check In do documento.

Para unidades que tenham o item  Confirmação de senha em operações críticas habilitado nas  opções de segurança do Qualiex será necessário informar a senha para realizar o check in/check ou obter cópia do documento. Na aba  Histórico é listado a  Data que  ocorreu alteração, em qual  Etapa do fluxo, o  Usuário ,  Tipo da ação realizada e as  Observações inseridas. Ao realizar o  Check In é necessário informar os dados da revisão e descrever as alterações.

• Arquivo: Clique no ícone  e selecione o arquivo que foi baixado no Check Out, editado e salvo no computador.
• Alterações realizadas: Descreva as alterações que foram realizadas no documento.

Clique em “ Próximo”, para seguir na aba  Documentos. Verifique os dados do documento.

• Nome: Exibe o nome do documento.
• Classificação: Informa o tipo de documento que será enviado, veja mais sobre as classificações nesse artigo.
• Etiquetas: São as palavras chave para facilitar a busca do arquivo no sistema.
• Próxima Revisão: Indica a data da próxima revisão do documento, conforme cadastrado na classificação do documento.
• Válido até: Indica a data de validade do documento, conforme cadastrado na classificação do documento.
• Documento controlado: Defina se o documento terá a cópia controlada, quando “sim” é necessário justificar o motivo da obtenção da cópia.

• Usar confirmação de leitura: Habilite se o documento precisa de confirmação de leitura.

• Prazo para confirmar a leitura após revisão: Defina o prazo em dias, para que o usuário confirme a leitura do documento. Prazo de leitura vencido gera notificação para o usuário.

• Descrição: Informe detalhes relacionados ao documento enviado.

Caso tenha metadado configurado na classificação selecionada será exibido para preenchimento, na aba  Metadado. Após preencher os campos clique em  “Enviar” para atualizar o documento e encerrar a ação do fluxo. Marque a opção  Concluído e clique em  “OK”. Será exibida a janela com as opções para dar andamento no fluxo.

• Ação: Informar o que será realizado no fluxo:
  • Concluir Fluxo: Quando a aprovação do documento for feita e o fluxo passará para a próxima etapa.
  • Cancelar o Fluxo: Caso o aprovador queira cancelar o fluxo. Necessário deixar uma justificativa.
  • Retornar à Etapa: Retorna para a etapa anterior do fluxo. Necessário deixar uma justificativa.
    • 0. Elaboração: Retorna para a elaboração do documento.
    • 1.Revisão: Devolve o documento para a revisão.
    • 2. Verificação: O documento será encaminhado para verificação novamente.

Após selecionar a  ação que será realizada no fluxo, você deverá continuar conferindo as seguintes informações:

• Conclusão: Indica a data da conclusão do fluxo, preenchido automaticamente.
• Próxima Revisão: Indica a data da próxima revisão do documento, conforme cadastrado na classificação do documento.
• Válido até: Indica a data de validade do documento, conforme cadastrado na classificação do documento.
• Observações: Se necessário insira alguma observação.