OCORRÊNCIAS – como parametrizar as notificações?

As notificações no módulo Ocorrências são essenciais para manter os usuários informados sobre ações, pendências e alterações importantes. Com essa funcionalidade, é possível configurar alertas automáticos para garantir que responsáveis e equipes sejam avisados sobre eventos relevantes, evitando atrasos e falhas de comunicação.

Por que configurar notificações?

• Agilidade: Usuários são avisados imediatamente sobre mudanças.
• Controle: Reduz riscos de esquecimento de prazos e pendências.
• Organização: Mantém todos os envolvidos atualizados sobre decisões e ações.

 ✦ Antes de começar

Acessando o Módulo

Passo a passo para acessar as notificações

No módulo de Configurações, selecione a aba Notificações.

Na aba Notificações, selecione a opção Ocorrências.

Como habilitar as notificações

 Notificação desabilitada

Notificação habilitada

Destinatários

Em cada notificação, é possível definir os destinatários que receberão os avisos. Para isso, basta marcar a caixa de seleção ao lado dos usuários desejados.

Notificação desabilitada para o usuário

Notificação habilitada para o usuário

Ocorrências

• Ocorrência cadastrada: Notifica ao aprovador que uma nova ocorrência foi registrada no sistema. Caso a ocorrência não tenha um aprovador, notifica usuários com permissão de aprovar.
  
• Alteração de etapa da ocorrência: Notifica quando uma ocorrência muda de etapa. Por exemplo: Ocorrência passou da etapa de análise de causa para a elaboração do plano de ação ou da etapa de avaliação (aprovação na caixa de entrada) para análise de causa. Destinatários possíveis:
  • Responsável da ocorrência
  • Responsável pela etapa (status de destino)
  • Equipe da ocorrência
  • Aprovador da ocorrência
• Ocorrência reprovada: Informa ao emissor quando a ocorrência emitida por ele for reprovada pelo aprovador.
  
• Ocorrência removida: Notifica quando uma ocorrência é removida do sistema. Destinatários possíveis:
  • Aprovador
  • Responsável da ocorrência
  • Responsável das etapas
  • Equipe da ocorrência

• Alteração de responsável: Notifica quando o responsável pela ocorrência ou pela etapa é alterado. Destinatários possíveis:
  • Responsável da ocorrência (antigo e novo)
  • Responsável pela etapa (antigo e novo)

Ações

Em cada evento dos planos de ação, você pode enviar notificações para o Responsável da ação, verificador da ação ou equipe da ação.

• Ação cadastrada: Notifica quando uma ação é cadastrada.
  
• Alteração de status da ação: Notifica quando uma ação tem o status alterado. Por exemplo: a ação passou de aguardando início para em execução.
  
• Ação removida: Notifica quando uma ação é removida do sistema.
  
• Alteração de responsável ou verificador: Notifica quando o responsável pela ação ou o verificador é alterado. Destinatários possíveis:
  • Responsável da ação (antigo e novo)
  • Verificador da ação (antigo e novo)

Periódico

• Vencidos e à vencer nos próximos 7 dias: Toda segunda-feira, informa ao responsável da ocorrência e da etapa atual, responsável da ação ou verificador (quando está em verificação de eficácia) e ao aprovador de etapas sobre as ocorrências e ações vencidas e à vencer nos próximos 7 dias.
  
• Escalonamento de pendências vencidas: Se trata de uma funcionalidade contratada à parte. Se ativa, é possível configurar para que usuários específicos sejam informados sobre as pendências vencidas de outros colaboradores.

🔎Clique aqui para saber mais sobre Como criar e utilizar e-mails escalonados?

As alterações realizadas são salvas automaticamente pelo sistema. Após a configuração, os usuários receberão as notificações conforme os tipos de avisos habilitados.