Como definir as configurações do cadastro e formulário padrão das ocorrências no Qualiex?

Sabemos que, em alguns cenários, determinadas informações são essenciais para certos processos, mas podem não ter tanta relevância em outros. Pensando nisso, o Qualiex permite ajustar essas configurações de acordo com cada realidade.

1. Acesse o módulo

Clique aqui e saiba como acessar o módulo Ocorrências no Qualiex.

2. Localizando as configurações do módulo Ocorrências

Após acessar o módulo, localize e clique na aba "Configurações", está localizada no canto inferior esquerdo da tela, a última aba.

Para atuar na aba de Configurações, é necessário ter a permissão de Gerenciar. Definido na aba Papéis e permissões > Configurações.

3. Entendendo a configuração do cadastro das ocorrências

Esse grupo de configurações é referente a algumas definições em relação ao ato de cadastrar a ocorrência.

O botão indica que a configuração está habilitados, os que estão identificados com estão desabilitados. Para habilitar ou desabilitar basta clicar nos botões.

Permitir cadastro anônimo: habilitando essa opção, para o seu processo de gestão de ocorrências será possível que os usuários registrem ocorrências de forma anônima, dessa forma o emissor da ocorrência permanece anônimo.

Essa configuração apoia o engajamento dos colaboradores no registro de situações que precisam ser notificadas e tratadas, sem que sejam identificados aqueles que registraram a ocorrência, por receio de represálias, por exemplo.

Somente cadastro anônimo: habilitando essa opção, todas as novas ocorrências terão emissor anônimo, sem exceções. Indicada para processos em que todas as ocorrências devem ser registradas de forma anônima.

Salvamento automático: no momento em que o usuário está registrando uma ocorrência, o registro vai sendo salvo de forma automática, podendo ser concluído em outro momento. A ocorrência fica aguardando a conclusão do registro e envio para avaliação do aprovador, enquanto isso permanecerá com o status "em criação".

Não é possível habilitar a opção de "salvamento automático" em conjunto com o registro de ocorrências anônimas, pois a rastreabilidade das informações e do emissor é necessária para salvar o rascunho da ocorrência. Dessa forma, habilitamos as configurações de cadastro anônimo ou a de salvamento automático.

Permitir que o responsável e o verificador da ocorrência sejam o mesmo usuário: Quando essa opção está habilitada, o responsável da ocorrência também pode ser o verificador.
Em muitos casos essa configuração fica desabilitada. Já que normalmente a pessoa que executa a tratativa não será a mesma que vai avaliar a eficácia do que foi feito. Mas com a configuração habilitada é possível definir o mesmo usuário como responsável nos dois contextos caso esse cenário seja pertinente para a empresa.
Permitir a visualização de anexos antes da aprovação: quando essa opção está habilitada os colaboradores vinculados à tratativa da ocorrência poderão visualizar os anexos antes mesmo dela ser aprovada. E quando não está habilitada, os arquivos anexos às ocorrências poderão ser visualizados após a aprovação.

4. Entendo o formulário padrão do cadastro da ocorrência

É possível configurar alguns campos que serão utilizados para cadastro das ocorrências.

Dependendo do processo um campo pode não ser necessário ou pode apenas não ter preenchimento obrigatório em todas as ocorrências. Nesses casos, é possível personalizar alguns campos.

Itens que estão identificados com estão visíveis para preenchimento, os que estão identificados com estão ocultos para preenchimento.

Itens que estão identificados com não são de preenchimento obrigatório, e os que estão identificados com são de preenchimento obrigatório.

Para mudar essa configuração basta clicar nos botões indicados acima.

Agora vamos entender para que serve cada configuração:

Tipo: é um campo de seleção que sempre estará visível (é padrão do sistema e não conseguimos personalizar) no cadastro da ocorrência, entretanto você poderá definir se o preenchimento do campo é obrigatório ou não.
Cliente: é um campo de seleção para vincular o cliente à ocorrência no momento do cadastro, você poderá definir se o campo pode estar visível e se o preenchimento do campo é obrigatório ou não.
Local: é um campo de seleção para vincular o local da ocorrência no momento do cadastro, você poderá definir se o campo pode estar visível e se o preenchimento do campo é obrigatório ou não.

Importante! Não habilitar o campo "Local" podem ter impacto principalmente quando o colaborador tem acesso e/ou pode executar atividades de acordo com o seu local de trabalho e permissões. Exemplo: visualizar ocorrências apenas do meu local.

Aprovador: é um campo de seleção para definir o colaborador que deverá aprovar a ocorrência. Caso não seja necessário selecionar quem será o usuário responsável por aprovar as ocorrências, é possível desabilitar o mesmo, e ele deixará de aparecer ao cadastrar as novas ocorrências.

Importante! Se o campo de aprovador estiver desabilitado, não será possível restringir quais colaboradores receberão a notificação de registro da ocorrência, irá para todos que tem a permissão de aprovar no papel. Quando o campo está habilitado e é obrigatório, ao selecionar um colaborador como aprovador apenas ele será notificado.

Após realizar as alterações necessárias, clique em .

As alterações serão válidas apenas para as novas ocorrências.