1. Acesse o módulo
2. Cadastrando a ocorrência
Clique na aba "Ocorrências", na sequência clique em 
, conforme a imagem abaixo.
Para cadastrar ocorrências é necessário ter a permissão de Cadastrar ocorrências no Papel. Definido na aba Papéis e Permissões > Configurações.
Se a opção de "salvamento automático" estiver habilitado, ao clicar em "cadastrar" será gerado um novo código para a ocorrência e ela passará a existir no sistema.
Se a opção de "salvamento automático" não estiver habilitado, o novo código será gerado apenas quando a ocorrência for salva como rascunho ou enviada para a etapa de aprovação.
3. Preenchendo as informações de cadastro
Ao clicar em "cadastrar" abrirá a tela para o preenchimento dos campos da descrição da ocorrência.
Aba Geral
A aba Geral é a primeira que visualizamos, e precisamos preencher os seguintes campos:
- Título (obrigatório): insira um título objetivo e claro para a ocorrência, que facilite sua identificação na listagem.
- Categoria (obrigatório): selecione a categoria para a ocorrência. Durante a etapa de aprovação, o aprovador responsável poderá alterá-la, caso necessário.
Para verificar as categorias disponíveis clique em
, e clique na categoria desejada. - Tipo (opcional): informe o tipo da ocorrência. Este campo não é obrigatório no momento de cadastro, pois o aprovador responsável poderá definir o tipo adequado durante a etapa de aprovação.
Para verificar os tipos disponíveis clique em , e clique no tipo desejado. - Cliente (opcional): selecione o cliente relacionado à ocorrência registrada.
Para verificar os clientes disponíveis clique em , e clique no cliente desejado. - Fornecedores (opcional): é necessário ter contratado o módulo para Gestão de Fornecedores para que este campo seja preenchido. Esse artigo traz mais informações desse processo dentro no outro módulo.
- Materiais e serviços (opcional): é necessário ter contratado o módulo para Gestão de Fornecedores para que este campo seja preenchido. Esse artigo traz mais informações desse processo dentro no outro módulo.
- Local (opcional): informe o local onde a ocorrência aconteceu.
Para verificar os locais disponíveis clique em , e clique no local desejado. - Aprovador (opcional): selecione o colaborador responsável pela avaliação e aprovação desta ocorrência.
Para verificar os colaboradores que podem aprovar clique em , e clique no colaborador desejado. - Descrição: Descreva detalhadamente a situação que levou a criação dessa ocorrência. Utilize a barra de ferramentas para formatar o texto.
Aba Plano de Ação
Na aba Plano de Ação conseguimos cadastrar as ações imediatas que foram executadas, ou que estão sendo executadas.
Ao clicar em "Registrar ação" será possível preencher os campos (baseado no 5W2H):
- Nome (obrigatório): descrição do que deve ser feito, de forma resumida e clara.
- Responsável (opcional): selecione o colaborador responsável pela execução da ação.
Para verificar os colaboradores disponíveis clique em , e clique no colaborador desejado. - Verificador (opcional): selecione o colaborador responsável pela verificação de eficácia da ação. Para verificar os colaboradores disponíveis clique em , e clique no colaborador desejado.
- Local (opcional): selecione o local onde a ação deverá ser executada. Para verificar os locais disponíveis clique em , e clique no local desejado.
- Tipo de plano (opcional): defina se a ação é imediata, corretiva, preventiva ou de oportunidade de melhoria. Para escolher o tipo clique em , e clique no tipo desejado.
- Data de início e de término (opcional): defina o prazo de execução da ação. Ao vencer o prazo o sistema passará a cobrar o responsável pela ação.
- Custo estimado (opcional): defina o possível custo da ação.
- Descrição (opcional): descreva como ela deverá ser executada.
- Justificativa (opcional): descreva por que ela deve ser executada.
Utilize a barra de rolagem do lado direito para visualizar todos os campos.
Após preencher todas as informações necessárias, clique em "Cadastrar".
Ao finalizar o sistema notificará o responsável pela ação que ele possuí uma atividade para ser executada, e ela aparecerá vinculada à ocorrência.
Aba Anexos
Na aba Anexos conseguimos enviar todos os documentos necessários para evidenciar os fatos da ocorrência.
Clique em 
para abrir a tela de seleção de arquivos do seu computador. Clique no arquivo desejado e depois em "Abrir" para fazer o upload para o sistema.
O arquivo enviado poderá ser listado ao final da tela.
- Funções Anexo: Clique em
para selecionar todos os arquivos. Selecione o arquivo e clique em 
para remover. Para fazer o download dos arquivos selecionados clique em 
. - Busca: Localize um arquivo pelo nome, clicando em
ordene de A a Z ou pelos arquivos com envio mais antigo. Para atualizar a listagem clique em 
. - Paginação: Selecione quantos itens exibir na página e navegue utilizando as opções
. - Opções do anexo: Clicando no menu de contexto
no anexo podemos renomear o arquivo, visualizar, fazer o download ou remover.
4. Salvando a ocorrência cadastrada
Salvamento automático
Enquanto preenche o cadastro da ocorrência é importante ficar atento se o sistema está salvando as informações automaticamente. O salvamento é evidenciado na própria tela de cadastro da ocorrência, onde está "Alterações Salvas".
Essa opção estará disponível quando o módulo estiver configurado para salvar as informações automaticamente. Saiba mais sobre essa configuração clicando aqui.
Ao preencher todas as informações necessárias será possível enviar a ocorrência para aprovação, onde o aprovador irá avaliar se deve seguir com a tratativa ou não. Para avançar para a próxima etapa clique em "Enviar para a aprovação".
O emissor não poderá fazer alterações após enviar para aprovação.
Sem o salvamento automático
Se o salvamento automático não estiver habilitado devemos ter atenção para não fechar a tela sem salvar manualmente as informações, caso isso aconteça você perderá todas as informações preenchidas, sendo necessário começar do zero.
Sem o salvamento automático poderemos salvar a ocorrência como rascunho ou enviá-la para a aprovação (a próxima etapa).
- Salvar rascunho: a ocorrência fica salva como rascunho e pode ser editada (quantas vezes for necessário) antes de ser enviada para aprovação.
Quando a ocorrência é salva como rascunho a etapa atual fica como "Em criação", sob a responsabilidade do colaborador que iniciou o cadastro.
Para salvar rascunho clique em
, ao lado do botão "Salvar", e em seguida clique em "salvar rascunho". - Salvar: é a opção de devemos usar para avançar para a próxima etapa, onde a ocorrência é encaminhada para a aprovação. Aparecendo na listagem geral com o status de “Aguardando Avaliação”.
Para salvar rascunho clique em, ao lado do botão "Salvar", e em seguida clique em "salvar", ou diretamente no botão 
.
O emissor não poderá fazer alterações após enviar para aprovação.