Como cadastrar ações?

Para cadastrar uma ação em uma ata, temos duas opções disponíveis. Sendo elas, o cadastro pela aba "Geral" da reunião ou pela aba "Planos de Ação".

Aba "Geral"

Pela aba "Geral", siga até a seção "Ações". Clique na opção .

Dessa forma, será aberto o formulário do 5W2H para que seja feito o cadastro da ação.

Geral

Campos identificados com * são obrigatórios.

Nome (o que?): insira o nome da ação;

Pertence à: selecione à qual ação esta ação pertence;

Responsável (quem?): selecione o usuário que será responsável pela ação;

Verificador (quem?): selecione o usuário que será o verificador de eficácia da ação;

Se uma ação tiver um verificador atribuído, ao reportar 100% de progresso a ação irá para "Verificando eficácia (C)", apenas o verificador poderá alterar o status para "Concluído".

Local (onde?): selecione o local o qual a ação se refere, de acordo com o organograma da empresa cadastrado nas configurações do Qualiex;

Tipo de plano: selecione qual é o tipo de plano que está sendo cadastrado;

• Imediato: selecione se a ação será executada para minimizar os efeitos e consequências ocasionada;
• Preventivo: selecione se a ação será executada para evitar que o problema aconteça no futuro;
• Corretivo: selecione se a ação será executada para corrigir a situação;
• Oportunidade de melhoria: selecione se a ação será executada para que haja algum aprimoramento visando a melhoria contínua dentro da empresa.

Prazo (Quando?): insira a data de início e término da ação;

Com essa opção marcada, conforme a periodicidade parametrizada, serão criadas diversas ações de uma só vez com diferentes datas de início e término, acompanhando o período que foi definido.

Campos:

Começa em -  Data de início do intervalo da série

• Obrigatório;
• Campo tipo data.

Termina em - Data de término do intervalo da série

• Obrigatório;
• Campo tipo data.

Duração da ação

• Numérico;
• Define quantos dias vão durar as ações que serão criadas.

Repetir a cada

• Numero + lista com as opções: Dias, Semanas, Meses e Anos.

Selecionando a opção dia

• A cada quantidade de dias selecionados será criada uma ação.
• Exemplo:

Selecionando a opção mês

• O usuário ainda tem duas opções: todo dia (dia de inicio da série) ou toda (posição + dia da semana);
• Ou seja, posso criar uma ação, que se repete todo mês, todo dia 01 de cada mês ou então toda terceira quinta-feira de cada mês.

Selecionando a opção ano

• Considera a data de início da série. Ou seja, uma série que começa 01/02/2023, repetirá anualmente todo ano dia 01/02.

Existe um limite de 100 ações criadas dessa forma. Após criada as ações se comportam como ações normais.

Custo estimado (Quanto?): informe qual é o valor estimado para execução da ação;

Descrição (Como?): informe como a ação deverá ser executada;

Justificativa (Por que?): informe o motivo da execução da ação.

Equipe

Após o cadastro das informações, podemos selecionar a equipe que será notificada, na aba “Equipe”. Aqui selecionamos os colaboradores que pertencem à equipe, é possível também selecioná-los por grupo de usuários.

Aba "Planos de Ação"

Para cadastrar uma ação pela aba Planos de Ação, clique na mesma, e em seguida clique em .

Será aberto o mesmo formulário 5H2W, e você deverá aplicar o mesmo processo que a aba anterior.