Para garantir que nenhum passo importante do seu processo passe despercebido e evitar o retrabalho ou desencontro de informações, o módulo Fluxos conta com alertas automáticos.
Em contextos de gestão maduros, os fluxos são construídos e revisados por várias pessoas. Por isso, as notificações são disparadas não apenas para o dono do arquivo, mas de forma proativa para toda a Equipe do Fluxo, mantendo todos os envolvidos na mesma página.
Neste artigo, você vai entender onde configurar esses alertas e quais são as regras de disparo.
🧱 Como Funciona na Prática
1. Acessando as configurações 🚀 O gerenciamento dos alertas é feito de forma centralizada nas Configurações gerais do sistema.
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Acesse o módulo Configurações no menu lateral esquerdo.
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No menu de opções das configurações, clique em Notificações.
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No topo da tela, selecione a aba Fluxos.
Nesta tela, você verá uma lista com todos os eventos do ciclo de vida de um fluxo. Você pode ativar (chave azul) ou desativar (chave cinza) cada uma das notificações para a sua unidade.
- Ativado
- Desativado
- Selecionado
- Não selecionado
2. Quais eventos disparam notificações? 📩 O sistema enviará um aviso sempre que um dos seguintes eventos ocorrer com o seu fluxo:
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Fluxo cadastrado: Quando um novo fluxo é criado e salvo pela primeira vez no sistema.
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Fluxo enviado para aprovação: Quando o desenho é finalizado e submetido para a avaliação de um aprovador.
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Fluxo aprovado: Quando o aprovador valida e aceita o fluxo.
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Fluxo devolvido: Quando o aprovador solicita ajustes e retorna o fluxo para correções.
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Fluxo reprovado: Quando o fluxo é definitivamente negado pelo aprovador.
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Fluxo removido: Quando o fluxo é excluído do sistema.
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Publicação de nova versão: Quando uma nova revisão/atualização do fluxo é concluída e liberada para uso.
3. Quem recebe esses avisos? (A Equipe do Fluxo) 👥 Abaixo de cada evento na lista, você verá um descritivo em cinza informando os destinatários: "Para: Responsável do fluxo; Equipe do fluxo".
Isso significa que, sempre que um dos eventos acima ocorrer, o sistema alertará:
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O usuário definido como Responsável pelo fluxo.
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Todos os membros adicionados na aba Equipe do Fluxo (configurada lá dentro do próprio fluxo).
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Exceção: No caso do evento "Enviado para aprovação", o alerta também vai diretamente para o aprovador designado.
4.Como é o formato de notificação?
A notificação chega no e-mail cadastrado de cada colaborador envolvido
O formato do e-mail chegara com essas informações:
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Por quem foi cadastrado
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codigo e titulo do fluxo
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Botão para acessar o fluxo
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Dados gerais do fluxo
💡 Regras Inteligentes de Notificação Para evitar excesso de mensagens e garantir a segurança dos dados, o sistema aplica algumas regras automáticas na hora de enviar os avisos:
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🚫 Sem duplicidade: Se você é o Responsável pelo fluxo, está na Equipe do Fluxo e também é o Aprovador, fique tranquilo! O sistema é inteligente e enviará apenas uma única notificação para você sobre o evento, evitando o spam.
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🔒 Validação de Acesso: Para receber o aviso, o membro da equipe precisa, obrigatoriamente, ter acesso ao fluxo no módulo e estar como um usuário "Ativo" no sistema. Usuários inativos ou sem permissão de visualização na pasta não são notificados.
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⚙️ Respeito às preferências da Unidade: Se a chave de um evento (ex: Fluxo cadastrado) for desligada na tela de Configurações, nenhuma notificação de equipe ou responsável será enviada para aquele evento específico.