📖 Como usar modelos de cabeçalho e rodapé no módulo Documentos

O módulo Documentos está evoluindo para oferecer mais recursos e organização na criação de documentos. A possibilidade de usar modelos de cabeçalho e rodapé é uma parte muito importante nisso, especialmente para documentos do tipo Word (.docx) e Excel (.xlsx).

Mas afinal, por que é importante usar modelos de cabeçalho e rodapé?

Os modelos servem para padronizar a aparência e as informações principais de todos os documentos da empresa. Isso significa que todos os arquivos podem ter o mesmo layout, com a logo da empresa, número da revisão, data de criação, e outros dados sempre no mesmo lugar. Isso traz benefícios como:

✅ Organização visual
✅ Clareza nas informações
✅ Padronização entre setores
✅ Facilidade de leitura e revisão
✅ Profissionalismo nos materiais enviados

Atualmente temos modelos padrão que podem ser adicionados a unidade e aplicados a documentos do tipo Word (.docx) e Excel (.xlsx).

👤 Quem pode usar

Todos os usuários que têm acesso ao módulo Documentos podem utilizar os modelos.

ℹ️ Não é necessária permissão específica para visualizar ou usar os modelos (no momento).

🔧 Como acessar os modelos de cabeçalho

1. Acessar a aba de configurações

Entre no módulo Documentos.
Clique em Configurações > Modelos.

2. Adicionar um novo modelo

Clique em + ADICIONAR MODELO
Preencha os campos na janela:
- Título*: obrigatório, até 200 caracteres)
- Modelo*: obrigatório, selecione um dos modelos disponíveis para que seja utilizado
- Pasta: selecione entre as pastas que você tem acesso, caso o campo fique em branco, o modelo será aplicado a todas as pastas da unidade
- Categoria: selecione entre as Categorias cadastradas, caso o campo fique em branco, o modelo será aplicado a todas as categorias da unidade
- Ativo: defina se esse modelo com esse conjunto de definições estará ativo ou inativo na unidade
- Descrição (opcional)

🔮 Como os modelos são aplicados

1. Ao enviar um novo documento

Se a pasta e/ou categoria do documento tiver mais de um modelo configurado, uma janela será exibida para você escolher o modelo.
Também é possível ignorar o uso de modelo para esse documento, selecionando a opção "Não aplicar modelo"

Se houver apenas um modelo, ele é aplicado automaticamente.

2. Ao revisar um documento

A mesma janela de seleção será exibida ao clicar em Concluir elaboração e salvar.
As informações do documento (como nome, categoria, número da revisão etc.) são atualizadas automaticamente nas "tags" do modelo.
Somente modelos ativos e configurados para a pasta e categoria serão listados para seleção.

3. Sobre a logo da unidade

Quando um modelo é aplicado (Word ou Excel), o sistema verifica se a unidade tem uma logo configurada.
Se sim, a logo é inserida automaticamente no documento no local predefinido no modelo
Se não houver logo na unidade, a imagem padrão do modelo é mantida (logo do Qualiex ou Qualitfy)

📊 Comportamentos importantes

Os modelos são aplicados apenas em documentos novos ou revisões criadas depois da inclusão do modelo.
Modelos inativos e removidos não aparecem nas seleções.
As "tags" ou propriedades são atualizadas automaticamente conforme o documento é revisado.

⚠️ Importante sobre os modelos de cabeçalho e tags

Os modelos de cabeçalho e tags disponíveis atualmente funcionam com base na ferramenta Docs (módulo clássico).
Isso significa que alguns campos de tags podem não retornar informações quando usados no módulo Documentos, pois esses dados ainda não estão disponíveis nessa nova versão.

Sabemos que ter informações atualizadas, completas e personalizadas nos modelos é essencial para o seu dia a dia.
Por isso, nossa equipe já está trabalhando para trazer essa funcionalidade de forma mais prática, rápida e integrada dentro do módulo Documentos, superando as limitações do modelo clássico.

💡 O que isso significa para você agora?

Você pode continuar utilizando os modelos de cabeçalho no módulo clássico normalmente.
Caso utilize no módulo Documentos, alguns campos podem aparecer em branco.
Estamos comprometidos em evoluir essa experiência e manter você informado sobre cada atualização.

Legenda de tags disponíveis e funcionais:

#código#: Código do documento (de acordo com a sigla definida na categoria e pasta, mais o sequencial numério dos documentos)
#nome#: Título do arquivo
#revisão#: Número da revisão do documento
#data#: Data da última revisão
#próxima#: Data prevista para a próxima revisão
#aprovador#: Quem aprovou o documento em fluxo ou enviou como vigente
#validade#: Data em que o documento deve passar a ser obsoleto
#categoria#: Categoria do documento
#elaborador# Quem enviou a primeira versão do documento
#revisor#: Quem iniciou o fluxo de revisão do documento