Na gestão de documentos, muitas empresas precisam registrar informações específicas que vão além dos dados padrão do sistema. Por exemplo: não basta ter apenas o nome e a data do arquivo, é importante saber qual é o setor responsável, se o documento é confidencial, qual a sua versão ou se precisa de revisão periódica.
Pensando nisso, o módulo Documentos permite o uso de formulários adicionais: uma forma de personalizar os campos de cadastro dos documentos para atender às necessidades da sua organização.
💡 O que são formulários adicionais?
Os formulários adicionais são conjuntos de campos criados pela empresa para incluir informações extras nos documentos, como:
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Tipo de documento
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Setor de origem
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Data de revisão
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Responsável
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Classificação de sigilo
Esses formulários são configurados previamente nas Configurações e depois vinculados a uma categoria de documento.
Vinculando o formulário à categoria
🔑 Necessário ter permissão no papel para Gerenciar Categorias, em Configurações > Papéis e permissões > Documentos.
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Acesse o módulo Documentos.
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Clique no menu de três pontos no canto superior e selecione Categorias.
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Crie ou edite uma categoria.
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Na aba "Geral", localize o campo Formulário adicional.
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Selecione o formulário desejado na lista.
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Salve a categoria.
📅 A partir desse momento, todo documento vinculado àquela categoria irá exibir os campos adicionais configurados.
📊 Onde os campos são exibidos?
Os campos do formulário são exibidos:
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No momento do cadastro de um novo documento. Ao selecionar uma categoria que possui formulários vinculados, a aba "Formulário adicional" ficará disponível e os campos configurados poderão ser preenchidos.
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Ao editando os dados gerais um documento existente em que a categoria possui formulários vinculados, a aba "Formulário adicional" ficará disponível e os campos configurados poderão ser preenchidos.
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Na visualização de detalhes do documento
⚠️ Dicas importantes
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Utilize os formulários para padronizar informações relevantes da documentação.
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Não exagere na quantidade de campos obrigatórios para não dificultar o uso.
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Crie diferentes formulários para diferentes tipos de documentos, se necessário.
🌟 Conclusão
Os formulários adicionais permitem que sua empresa capture e organize informações relevantes sobre os documentos, de forma padronizada e profissional. Essa é uma ferramenta poderosa para aumentar a eficiência e controle do processo documental.