📑 Como revisar documentos com fluxos de aprovação no módulo Documentos no Qualitfy 

🌟 Objetivo do artigo

Este artigo apresenta as regras específicas de uso do recurso de fluxo de aprovação no módulo Documentos para clientes Qualitfy. O foco é esclarecer como funcionam as permissões e limitações em relação à versão oferecida no Qualiex.

🔐 Recurso de fluxo de aprovação para Qualitfy

• O Qualitfy não possui acesso ao recurso de fluxo de aprovação.

• O fluxo de aprovação está disponível apenas para o módulo Documentos, e não pode ser aplicado a outros módulos (como Ocorrências ou Planos).

• O limite é de 3 fluxos de aprovação ativos por unidade, que só poderão ser aplicados no Documentos

🔧 Criando fluxos de aprovação no Qualitfy

1. Acesse Configurações > Fluxos de aprovação

2. Se a unidade tiver o módulo Documentos habilitado e você possuir a permissão "Gerenciar fluxos de aprovação" no papel:

   • Você poderá cadastrar fluxos somente para o módulo Documentos

   • Ao tentar cadastrar um novo fluxo após atingir o limite, será exibida a mensagem:

     • "A unidade alcançou o limite de 3 fluxos de aprovação que podem ser criados para o Documentos Qualitfy"

ABA GERAL

1. Em "Módulo", selecione Documentos (apenas se sua unidade tiver acesso e você tiver permissão)

1. Aparecerá uma seção "Avançado" com:

   • Pastas (múltipla seleção; campo obrigatório)

   • Categorias (múltipla seleção; se deixar vazio vai aplicar a todas as categorias)

2. Ao final da aba Geral temos a parte de Notificações do fluxo. Ao habilitar, ao iniciar a etapa do fluxo, os usuários e/ou grupos de usuários serão notificados 

ABA DEFINIÇÃO DO FLUXO

1. Avançando para a aba de "definição do fluxo", é onde definiremos as etapas do fluxo e usuários que devem aprovar cada uma dela
2. Registre o nome da etapa* (obrigatório)

1. Possível deixar um texto orientativo de instrução para os usuários da etapa

1. Adicione aprovadores, podendo selecionar usuários específicos ou grupos de usuários (importante que a pasta esteja selecionada na aba Geral para listar os usuários)

💡 Dica: Ao deixar a opção [A definir] em uma etapa do fluxo é possível selecionar um responsável dentro do Documentos.

1. Se a opção "todos devem aprovar para avançar" estiver habilitada na etapa, será necessário que todos os usuários selecionados na etapa concluam a mesma para prosseguir

Observação: Quando houver um grupo de usuário selecionado na etapa, se uma pessoa do grupo de usuário concluir a etapa conta como aprovação daquele grupo, apenas as outras pessoas e grupos ainda deverão concluir a aprovação para avançar a etapa.

1. No momento que o usuário estiver editando/criando esse fluxo, ao salvar, se perder permissão durante esse processo, é exibida a mensagem:

   • "Não foi possível completar a ação porque suas permissões foram alteradas, por favor recarregue a página"

2. Conseguindo completar a ação, seu fluxo de revisão que será aplicado ao módulo de Documentos estará criado.

⚠️ Alerta de edição crítica

Ao desmarcar pastas ou categorias em um fluxo:

• Uma caixa de confirmação será exibida exigindo confirmação para  concluir a ação, pois todas as configurações feitas nesse fluxo deverão ser refeitas.

📄 Fazendo a revisão de um documento

Antes de iniciar ou concluir a revisão de um documento, verifique se você possui as permissões necessárias conforme o tipo de visualização e ação desejada:

🔒 Importante: O comportamento de visualização e ações pode mudar de acordo com o status do documento (vigente, em elaboração ou em fluxo) e com o envolvimento do usuário no fluxo.

Cenário	Permissões necessárias	Origem
Visualizar documento (vigente)	Visualizar documentos e Visualizar todas as pastas ou Visualizar pasta específica ou Visualizar documento (no documento)	Papel, pasta, documento
Visualizar documento (última versão vigente)	Visualizar todas as pastas ou Visualizar pasta e Revisar (na pasta ou documento)	Papel, pasta, documento
Visualizar documento (em elaboração)	Visualizar todas as pastas ou Visualizar pasta; Visualizar todos documentos ou Visualizar documento (no documento ou pasta) e Revisar documento (na pasta ou documento)	Papel, pasta, documento
Visualizar documento em fluxo (envolvido)	Participar do fluxo de aprovação (grupo designado na etapa)	Pasta ou documento
Visualizar documento em fluxo (não envolvido)	Mesmo conjunto de permissões de um documento em elaboração	Papel, pasta, documento
Iniciar revisão (botão "Revisar")	Revisar documentos	Pasta ou documento
Salvar revisão em andamento	Revisar documentos	Pasta ou documento
Concluir e salvar revisão	Revisar documentos e acesso à pasta	Papel, pasta, documento
Enviar documento para fluxo de aprovação	Revisar documentos e grupo com permissão "Participar do fluxo" nas pastas selecionadas	Pasta ou documento

 

🛠️ Configurando permissões para fluxos de documentos

1. Acesse uma pasta no módulo Documentos

2. Clique com o botão direito > "Editar dados gerais da pasta"

1. Na aba de permissões, é possível ver as permissões definidas

1. Para alterar as permissões clique em "menu de permissões" nessa tela ou no menu lateral do módulo, com o nome "permissões"

1. Nessa tela, na aba de "permissões da pasta", é possível editar as permissões de cada pasta, na aba "permissões de docuemntos" editamos as permissões específicas de cada documento
2. Para definir permissão na pasta para que um grupo de usuário participe do fluxo de aprovação, selecione a pasta

1. Localize a permissão e habilite a permissão "Participar do fluxo de aprovação" para os grupos de usuário pertinentes

1. Para gravar a alteração clique em "salvar". 

Observação: Ao sair da tela sem salvar as alterações, o ajuste deverá ser feito novamente.

📄 Iniciando o fluxo de revisão

1. Na listagem de documentos, clique com o botão direito do mouse ou pelo menu de opções do documento, selecione Revisar

1. Aparecerá uma confirmação:

   • "Continuar para a elaboração do documento?"

1. Se confirmar:

   • Documento muda para status Em elaboração

   • Uma nova tela se abre para envio ou edição online do documento

OBSERVAÇÃO: Edição online só estará disponível para documentos Word e Excel.

Botões disponíveis:

• 1. Baixar revisão vigente: Download do arquivo vigente
  2. Arquivo da revisão: Mostra o nome e extensão do arquivo selecionado
  3. Baixar: Download do arquivo
  4. Editar arquivo online (aparece apenas para Word e Excel)
  5. Visualizar arquivo
  6. Substituir arquivo no sistema
  7. Remover arquivo selecionado

 

Botão para salvar as alterações:

• • Salvar e manter em elaboração: Salva as alterações feitas mas não inicia o fluxo de revisão do arquivo alterado, documento continua em elaboração

  • Concluir elaboração e salvar:

    • Caso 1 - Documento sem fluxo de aprovação aplicado a pasta e categoria

      • Aparece uma mensagem explicando que as alterações se tornarão a versão vigente

      • Ao confirmar, o documento volta para status Vigente

    • 

    • Caso 2 - Documento com um único fluxo aplicado a pasta e categoria do documento

      

      a 

• • • • Aparece uma mensagem informando que o documento seguirá para o fluxo X

      • Observação: É possível que exista mais de um fluxo aplicado a pasta e categoria, nesse caso o usuário poderá selecionar qual o fluxo deseja seguir
      • Observação: Ainda não é possível manter um fluxo específico como obrigatório na pasta e categoria

      • Ao confirmar, documento muda para status Em fluxo (etapa inicial)

    • Caso 3 - Documento com mais de um fluxo aplicado a pasta e categoria 

• • • • Aparece uma mensagem para escolher o fluxo deve ser selecionado para revisar o documento

      • Como o fluxo não é obrigatório, é possível selecionar uma opção apenas para ignorar o fluxo e já aprovar a revisão do documento

  • Cancelar elaboração (reverte status para "Vigente")

    • Para cancelar a elaboração, ao clicar em "cancelar elaboração" vai aparecer uma mensagem com campo de justificativa para a ação (o preenchimento do campo não é obrigatório)
    • Atenção! Ao confirmar, as alterações feitas no arquivo serão descartadas e não é possível recuperá-las!

 

🔄 Comportamento do fluxo de aprovação

• Ao confirmar o envio para o fluxo, o sistema tira uma foto da estrutura do fluxo (etapas e grupos de usuários)

• Se o grupo for alterado (entradas ou saídas de usuários), novos membros passam a poder aprovar

• A foto não registra os usuários específicos, apenas os grupos atribuídos. Se o fluxo for alterado em Configurações após o documento já estar "Em fluxo", a mudança não afeta o documento atual

  • O que significa que se outros grupos e usuários forem adicionados a etapa (lá nas Configurações do fluxo), essa alteração não será refletida no fluxo em andamento, apenas em novos fluxos iniciados
  • Quando houver alterações no fluxo, uma mensagem informativa aparecerá na janela das etapas do fluxo no Documentos
  • 

• Caso o documento volte para "Em elaboração" e vá novamente para "Em fluxo", a nova versão do fluxo será aplicada

 

🧭 Acompanhando um documento em fluxo

• Adicionada a opção Fluxo de aprovação no menu de contexto de documentos "Fluxo de aprovação"

• Usuários com permissão de revisar ou que participam do fluxo podem acessar a aba do fluxo

• Caso o usuário veja o documento mas não possua nenhuma das permissões, ao clicar em "fluxo de aprovação" uma mensagem explica que não possui permissão para isso:

• Se o usuário possuir apenas a permissão de revisar ele pode acessar a janela das etapas do fluxo, apenas para visualização
  • 🔑 É necessário ter a permissão (na pasta ou documento) participar do fluxo de aprovação para fazer parte da revisão. A permissão de revisar apenas permite que o usuário iniciei o fluxo de revisão de um documento, não permite que faça parte dessa revisão

• Ao abrir o fluxo a janela do fluxo exibe o nome do documento, fluxo usado, elaborador e número de revisão futura

• Com seu documento alterado em fluxo é possível passar pelas etapas configuradas até a conclusão do fluxo
• No menu lateral do fluxo de aprovação, para os usuários que são aprovadores da etapa atual (na qual o fluxo se encontra) será exibido a opção de "Aprovar"
• Para usuários que não são aprovadores, será possível apenas visualizar o andamento do fluxo
• Após selecionarmos a opção de "Aprovar" será exibido a tela para aprovação do fluxo. Onde o aprovador pode aprovar ou reprovar a etapa do fluxo.

• Para aprovar a etapa do fluxo de aprovação, basta selecionarmos a opção "Aprovar" e preenchermos o campo de "Parecer" com as observações adequadas que levaram a aprovação.

• Após confirmar e aprovar um fluxo de aprovação, automaticamente o status do documento será atualizado para "Vigente" e seu fluxo continuará sendo possível acessar para visualizarmos como foi a aprovação.
• Para reprovar a etapa ou a revisão toda por completo, basta selecionarmos a opção "Reprovar e retornar etapa ou status" e preenchermos o campo de "Parecer" com as observações adequadas que levaram a reprovação.

📌 Comportamentos importantes

• Vários fluxos podem estar vinculados à mesma pasta/categoria

• A coluna Revisão na listagem de documentos indica a versão vigente do documento

• Se outros grupos e usuários forem adicionados a etapa (lá nas Configurações do fluxo), essa alteração não será refletida no fluxo em andamento, apenas em novos fluxos iniciados e uma mensagem aparecerá na janela do fluxo

👁️ Visualização de documento em elaboração

• Se não tiver permissão de revisar:

  • Aparece a mensagem: "Documento em elaboração. Deseja visualizar a última versão vigente?"

• Se tiver permissão:

  • Aparece a mensagem para selecionar qual revisão queremos visualizar

• • • Opções: "Visualizar versão em elaboração" ou "Visualizar versão vigente"

    • Se não houver arquivo salvo na elaboração, a opção é omitida

🌐 Mensagem informativa 

Na aba de fluxos de aprovação, exibir:

"O cadastro ilimitado de fluxos de aprovação é um recurso exclusivo Qualiex | Para usar essa funcionalidade em outros módulos, entre em contato com nosso time!"

O trecho "entre em contato com nosso time" deve ser um link clicável que redireciona para um local onde poderão conversar com nossa equipe caso tenham o interesse de fazer o upgrade para o Qualiex!

🚀 Comportamentos esperados

• Se a unidade Qualitfy não tiver o módulo Documentos habilitado, a aba de fluxos continuará com o comportamento padrão (sem opção de adicionar ou editar fluxos de aprovação).

• Somente após habilitar o Documentos, os usuários com a permissão "Gerenciar fluxos de aprovação" poderão cadastrar ou editar fluxos, e apenas para o módulo Documentos.

• Os fluxos criados serão aplicáveis somente a documentos e não aparecerão como opção para outros módulos do sistema.

⚠️ Reforço

Essas limitações são específicas para o Qualitfy. Se sua empresa precisa de fluxos ilimitados e aplicação em outros módulos, converse com nosso time sobre o upgrade para o Qualiex!