💡 Por que isso é importante?
O controle de permissões é essencial para garantir a segurança das informações e a organização dos processos dentro da empresa. Ele evita que pessoas sem autorização acessem documentos confidenciais, reduz riscos de alterações indevidas e garante que cada colaborador tenha acesso apenas ao que realmente precisa. Dessa forma, a gestão de documentos se torna mais confiável, transparente e alinhada às responsabilidades de cada usuário ou grupo.
Com a aba Permissões, você consegue:
-
Ver, em uma única tela, quais grupos de usuário têm acesso ou não a todas as permissões.
-
Entender quem faz parte de cada grupo.
-
Editar permissões de forma rápida
Isso traz clareza, agilidade e menos erros no dia a dia.
✅ Pré-requisitos
A aba Permissões só aparece se você tiver pelo menos uma destas permissões:
-
Alterar permissões da pasta (em pelo menos uma pasta), OU
-
Alterar permissões do documento (em pelo menos um documento).
Outras observações:
-
Se você não pode ver uma pasta, ela não aparece na listagem.
-
Se você pode ver, mas não pode alterar uma pasta/documento, ele aparece em modo somente leitura (você vê, mas não consegue editar).
📊 Permissões necessárias
| Ação | Permissão necessária | Observação |
|---|---|---|
| Acessar a aba Permissões | Alterar permissões da pasta OU Alterar permissões do documento | Se não tiver nenhuma dessas permissões, a aba não aparece. |
| Alterar permissões de uma pasta | Alterar permissões da pasta | Se não tiver, a pasta aparece em somente leitura. |
| Alterar permissões de um documento | Alterar permissões do documento | Só aparecem documentos com “permissões específicas” habilitadas. |
🧭 Onde fica
No módulo Documentos, no menu lateral:
-
Clique em Permissões (fica logo abaixo de Categorias).
-
Dentro de Permissões, existem duas sub-abas:
-
Permissões das Pastas
-
Permissões dos Documentos
-
📂 Permissões das Pastas (passo a passo)
-
Abra o módulo Documentos e clique em Permissões.
-
Selecione a sub-aba Permissões das Pastas.
-
Escolha a pasta no filtro. A lista mostra a hierarquia de pastas da sua unidade (como uma árvore de pastas).
-
No painel central, veja a tabela de grupos de usuários e as colunas de permissões.
-
Clique no ícone de pessoas 👥 para ver quem faz parte do grupo (abre uma lista com os usuários do grupo).
- O número nesse botão indica a quantidade de usuários inseridos nele
-
-
Edite as permissões direto na tabela (marcando ou desmarcando as opções necessárias).
-
Clique em Salvar para confirmar.
⚠️ Se você tentar sair ou trocar de pasta sem salvar, aparece o aviso:
“Você possui alterações não salvas. Deseja sair mesmo assim?”
A mudança de pasta fica bloqueada até você salvar ou descartar as alterações.
Dicas
-
Os grupos de usuário aparecem em ordem alfabética.
-
Se você não tem permissão para alterar uma pasta, ela aparece como somente leitura, o que siginifica que não é possível alterar as permissões, apenas visualizar.
📄 Permissões dos Documentos (passo a passo)
-
Na aba Permissões, clique em Permissões dos Documentos.
-
Selecione a pasta no filtro (mesmo formato da aba de pastas).
-
Escolha o documento que deseja ajustar.
-
Só aparecem documentos que você pode alterar E que têm “permissões específicas” habilitadas.
-
-
A tabela mostra os grupos de usuários e suas permissões para o documento.
-
Passe o mouse sobre o grupo ou clique no ícone 👥 para ver os usuários do grupo (abre uma lista).
-
- Nos documentos que possuírem a configuração de "permissão específica habilitada", ou se o seu usuário tem permissão para habilitar
- Com essa configuração habilitada, seu documento deixa de olhar para as permissões da pasta a qual pertence, e seguirá as permissões definidas aqui, de forma específica
-
Edite as permissões direto na tabela.
-
Clique em Salvar.
⚠️ Assim como na outra sub-aba, se houver alterações não salvas, o sistema avisa antes de sair.
🔒 Boas práticas de segurança
-
Conceda apenas o necessário para cada grupo (princípio do “menor acesso”).
-
Revise os membros dos grupos com regularidade.
-
Após mudanças importantes, comunique a equipe para evitar surpresas.
❓ Dúvidas comuns
1) Não encontro a aba Permissões. O que pode ser?
Você precisa ter permissão para alterar permissões de pasta ou de documento. Sem isso, a aba não aparece.
2) Não vejo minha pasta/documento na lista.
Você pode não ter permissão de visualização. Para documentos, verifique se a opção “permissões específicas” está habilitada por quem administra o processo.
3) Perdi as alterações ao trocar de pasta.
Use sempre o botão Salvar antes de sair ou trocar de pasta/documento.
🚧 Limitações atuais
-
Ainda não é possível ligar/desligar a opção de permissões específicas da pasta por esta tela.
-
A edição é feita por grupos. Permissões por usuário (individual) serão adicionadas no futuro.