Atualizado em 30 de Julho de 2025.
📌 Por que isso é importante?
Com o tempo, documentos podem se tornar desatualizados, oferecendo riscos à integridade dos processos da organização. Para garantir o uso apenas de conteúdos vigentes, o sistema permite que documentos se tornem obsoletos automaticamente, com base em sua data de validade, ou manualmente, quando necessário.
Essa funcionalidade garante mais controle, rastreabilidade e evita o uso indevido de informações desatualizadas.
🎯 O que você vai aprender aqui?
Você vai aprender a:
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Entender como um documento se torna obsoleto automaticamente.
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Tornar um documento obsoleto manualmente.
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Ativar novamente um documento obsoleto.
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Gerenciar a data de validade e seu impacto no status do documento.
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Conhecer todas as permissões envolvidas.
✅ Pré-requisitos
| Ação | Permissão necessária | Nível |
|---|---|---|
| Ver documentos obsoletos | Visualizar documentos obsoletos | Papel |
| Tornar documento obsoleto manualmente | Gerenciar documentos obsoletos | Papel |
| Ativar documento obsoleto manualmente | Gerenciar documentos obsoletos | Papel |
| Alterar data de validade | Editar dados do documento | Pasta, documento ou Papel |
🔐 Usuários externos não podem visualizar ou gerenciar documentos obsoletos.
⏱️ Como um documento se torna obsoleto automaticamente
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Ao definir uma data de validade para um documento, o sistema acompanha esse prazo.
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Quando chega o dia seguinte à data de validade (à 00:00), o documento muda de status para “Obsoleto” automaticamente.
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Apenas documentos com status “Vigente” podem se tornar obsoletos, ou seja, não é possível ter um documento em fluxo que está obsoleto
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Documentos em elaboração ou revisão não serão obsoletados automaticamente. Ao chegar a data de validade, ela ficará em vermelho indicando o atraso, mas o status do documento se manterá
✋ Como tornar um documento obsoleto manualmente
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Acesse o módulo Documentos.
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Localize o documento desejado com status Vigente.
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Abra o menu de opções (três pontinhos ou clique com botão direito do mouse).
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Clique em “Tornar documento obsoleto”.
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Essa opção só estará ativa para usuários com a permissão Gerenciar documentos obsoletos no papel.
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Caso o usuário não tenha permissão, o botão aparecerá em modo somente leitura, e não será possível concluir a ação
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🔗 Se o documento possuir associações:
Ao clicar em "tornar documento obsoleto" em um documento que possui associações, será exibida uma janela de confirmação:
Botões:
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Apenas tornar obsoleto (mantém as associações)
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Tornar obsoleto e remover associações (remove todas as associações de ambos os lados e torna esse documento em questão obsoleto)
🔁 Como ativar um documento obsoleto manualmente
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Localize o documento com status Obsoleto.
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No menu de opções, clique em “Ativar documento obsoleto”.
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Essa ação também requer a permissão Gerenciar documentos obsoletos.
📅 Como a alteração da data de validade impacta o status
Usuários com a permissão Editar dados do documento podem alterar a data de validade. Isso pode modificar o status do documento.
Exemplos:
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Data retroativa: documento será imediatamente marcado como Obsoleto.
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Data futura: documento continuará Vigente até a nova data.
🛑 Alerta automático:
Ao tentar salvar uma data de validade retroativa, o sistema exibirá uma mensagem:
🔎 Visibilidade e acesso a documentos obsoletos
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Apenas usuários com a permissão “Visualizar documentos obsoletos” (no papel) podem visualizá-los.
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Ter apenas a permissão “Visualizar todos os documentos” não permite ver documentos obsoletos.
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Usuários externos não podem ver ou ativar documentos obsoletos.