📅 Atualizado em: 28 de novembro de 2025
📌 Por que isso é importante?
Em muitas empresas, especialmente na indústria, o "chão de fábrica" ainda depende do papel. O problema é: como garantir que o papel que está na mão do operador é a versão mais atualizada do procedimento?
O uso de documentos obsoletos (desatualizados) é uma das maiores causas de erros operacionais, retrabalho e não conformidades em auditorias (como da ISO 9001).
O módulo Documentos resolve isso trazendo a rastreabilidade total para o mundo físico. O sistema aponta exatamente quem imprimiu, quando e para onde a cópia foi. Isso permite que, quando um documento for atualizado digitalmente, o sistema lhe diga exatamente quais papéis antigos precisam ser recolhidos e substituídos, garantindo a conformidade e a segurança do processo.
🎯 O que você vai aprender aqui?
- Objetivo 1: A diferença entre Documento Controlado e Não Controlado.
- Objetivo 2: Como imprimir e registrar uma nova Cópia Controlada.
- Objetivo 3: Como usar a nova aba "Cópias Físicas" para gerenciar o ciclo de vida (Vigente/Obsoleto).
- Objetivo 4: Como "Atualizar" uma cópia física que ficou obsoleta.
Entendendo os tipos de cópia: Controlada vs. não controlada
Antes de imprimir, é fundamental entender essa diferença, pois ela define a responsabilidade da empresa sobre aquele papel.
🔒 Cópia Controlada
- O que é: É uma cópia de um documento crítico que deve ser mantida sempre atualizada. Se a versão digital mudar, a cópia física antiga perde a validade e precisa ser substituída.
- Para que serve: Usada em locais onde a informação precisa ser 100% confiável, como uma Instrução de Trabalho fixada em uma máquina ou um Procedimento no setor Financeiro.
- O Sistema: Rastreia esta cópia. Ele sabe onde ela está e te avisa quando ela ficar obsoleta para que você vá lá trocá-la.
📄 Cópia Não Controlada
- O que é: É uma cópia para consulta rápida ou uso pontual, não é de um documento crítico que precisa ter níveis mais avançados de controle. Ninguém é responsável por atualizá-la se o documento original mudar, pois é um documento que não traz grandes consequências para a empresa e seus processos.
- Para que serve: Para levar a uma reunião, para estudo pessoal ou consulta momentânea.
- O Sistema: Oferece a opção de aplicar uma marca d'água ("Cópia Não Controlada") no momento da impressão. Você decide se quer usar essa marca para alertar visualmente que aquele papel não é crítico, ou se prefere imprimir o documento sem nenhuma marca d’água.
Cenário 1: Imprimindo um documento NÃO CONTROLADO
Este é o fluxo mais simples. Ele se aplica a documentos que não são controlados pela categoria.
- Ao clicar em "Imprimir documento" em um documento não controlado, a janela "Justificativa para impressão ou download" aparecerá.
- Você deve preencher a Justificativa (para fins de rastreabilidade).
- Você verá uma nova opção: "Adicionar marca d’água de cópia não controlada".
- Marque esta caixa se quiser que o documento PDF saia com uma marca d'água grande escrito "CÓPIA NÃO CONTROLADA".
- Deixe desmarcado para imprimir o documento normalmente, sem nenhuma marca d’água.
- Clique em "Confirmar".
Cenário 2: Gerenciando um documento CONTROLADO
Este é o fluxo envolve o registro e o ciclo de vida da cópia.
A. Como gerar uma nova Cópia Controlada
- Ao clicar em "Imprimir" ou "Download" em um documento que é controlado, a janela "Cópia física controlada" aparecerá.
- Para prosseguir, você deve preencher os campos obrigatórios:
- Local*: O local de destino onde esta cópia física ficará.
- Justificativa*: O motivo da impressão.
- O sistema também informará o limite de cópias permitidas para este documento (Ex: "Você está imprimindo/baixando a cópia 1 de 3 permitidas").
- Clique em "Confirmar".
Ao confirmar, o sistema registra oficialmente esta nova cópia (ex: C-001) e a vincula ao Local que você informou.
B. Como gerenciar cópias existentes
Imprimir/baixar o documento é apenas o primeiro passo. O verdadeiro desafio da gestão da qualidade começa agora: rastrear onde esse documento está e se está atualizado.
Por que isso é crítico?
O maior pesadelo nas auditorias é encontrar um procedimento antigo sendo usado na linha de frente.
- Importância: Gerenciar as cópias permite que você saiba exatamente quem está com o documento e onde ele está.
- Consequências: Se você não gerencia essas cópias, quando uma nova revisão do documento for lançada no sistema, o documento antigo continuará circulando. Isso leva ao uso de instruções ultrapassadas, gerando erros operacionais, retrabalho, desperdício de material e não conformidades graves em auditorias.
Como monitorar o ciclo de vida
Para evitar esses problemas, o sistema oferece uma visão completa de todas as cópias em circulação.
- Abra o documento desejado e acesse seus detalhes.
- No menu lateral, clique na nova aba "Cópias Físicas".
- Você verá a lista completa de todas as emissões.
Entendendo o Status:
- ✅ Vigente: O papel que está na fábrica é idêntico à versão digital. Tudo seguro.
- ⚠️ Obsoleto: Perigo! A versão digital mudou (ex: foi para a Rev. 02), mas o papel registrado ainda é a versão antiga (Rev. 01). Este é o sinal de que você precisa agir imediatamente para recolher e atualizar essa cópia.
C. Como atualizar uma cópia física "obsoleta"
Quando uma cópia fica "Obsoleta", ela se torna uma pendência. Você precisa substitui-la fisicamente e confirmar no sistema.
- Na aba "Cópias Físicas", encontre a cópia com o status "Obsoleto".
- Clique no botão azul "Atualizar cópia".
- O sistema abrirá a janela de "Confirmação de atualização de cópia física".
- Leia o aviso com atenção. Você deverá ir até o local, pegar o papel antigo (Rev. 1) e substituí-lo pela nova versão (Rev. 2) do documento.
- Somente após ter feito essa substituição física, clique no botão azul "Baixar nova cópia e confirmar". Ao confirmar você está responsabilizando-se pela atualização desse documento, e a ação ficará salva no sistema.
Ao confirmar, o sistema atualizará o registro da C-001 para a nova revisão, e ela voltará a ficar com o status "Vigente". Esta ação não consome um novo "slot" do seu limite de cópias.