Atualizado em 30 de Julho de 2025.
📌 Por que isso é importante?
A funcionalidade de Responsável pelo documento traz mais clareza e controle na gestão de documentos, ao permitir a atribuição de um usuário específico como responsável por determinado arquivo. Isso garante que uma pessoa esteja ativamente envolvida com o documento, mesmo sem permissões diretas atribuídas por papel, pasta ou documento.
🎯 O que você vai aprender aqui?
Você vai aprender a:
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Atribuir um responsável durante a criação ou edição de um documento.
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Entender os impactos práticos dessa atribuição.
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Conhecer as permissões necessárias para configurar e usar esse recurso corretamente.
✅ Pré-requisitos
Para definir o responsável
O usuário que está atribuindo um responsável precisa ter permissão “Enviar novo documento” na pasta ou permissão “Editar dados gerais do documento” na pasta ou documento OU permissão para "editar dados gerais de todos os documentos" no papel.
Para ser um responsável
O usuário que será selecionado como responsável deve:
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Estar ativo no sistema
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Ter acesso ao módulo Documentos
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Possuir permissão de visualizar o documento (via pasta, documento ou papel)
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Não pode ser um usuário externo
🧭 Onde encontrar a opção de “Responsável pelo documento”?
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Acesse o módulo Documentos.
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Crie um novo documento ou edite um existente.
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Você verá o campo chamado “Responsável”.
💡 O campo é opcional e permite selecionar apenas um usuário individual (não é possível selecionar grupos).
👾 O que muda ao definir um responsável?
Quando um usuário é atribuído como responsável por um documento, ele:
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Pode editar os dados gerais do documento, mesmo que não tenha permissão de editar dados gerais do documento no papel, pasta ou documento.
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Pode iniciar o fluxo de aprovação, mesmo que a permissão de "Revisar" não esteja habilitada na pasta ou documento
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Recebe notificações sobre pendências: Se houver um responsável selecionado no documento, apenas ele receberá as notificações de pendência.
🛑 Importante: O responsável não participa automaticamente do fluxo de aprovação. Para isso ele precise de permissão no grupo de usuário que está inserido para "participar do fluxo de aprovação do documento" na pasta OU documento.
🔒 Permissões envolvidas
| Ação | Permissão necessária | Nível de permissão |
|---|---|---|
| Atribuir um responsável | Enviar novo documento ou Editar dados do documento ou Editar dados gerais de todos os documentos | Pasta, documento ou Papel |
| Ser escolhido como responsável | Visualizar documento | Pasta, Documento ou Papel |
| Editar dados do documento (usuário definido como responsável) | Não precisa da permissão, é concedido automaticamente pela responsabilidade | — |
| Iniciar fluxo de aprovação (usuário definido como responsável) | Não precisa da permissão, é concedido automaticamente pela responsabilidade | — |
📌 O responsável não participa automaticamente do fluxo de aprovação.
- Usuários externos não podem ser responsáveis.
🧾 Histórico e rastreabilidade
Todas as ações relacionadas ao campo de responsável são registradas na trilha de auditoria do Documentos, incluindo:
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Atribuição de um novo responsável
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Alteração do responsável
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Remoção do responsável
Se o responsável for removido ou estiver inativo, o nome será exibido com uma tag de aviso:
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[Removido] ou [Inativo]
Nesse caso:
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O usuário não terá mais acesso ao sistema.
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As notificações passam a ser enviadas para os usuários com permissão de revisar documentos naquela pasta.