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📁 Como criar uma categoria no módulo Documentos no Qualitfy

🎯 Objetivo

Criar categorias no módulo Documentos é fundamental para manter os arquivos organizados, facilitar a busca por informações, padronizar a estrutura de armazenamento e garantir que todos os usuários encontrem rapidamente o que precisam. Essa organização contribui diretamente para a gestão da qualidade, otimiza auditorias e evita o uso de documentos incorretos ou desatualizados, promovendo mais eficiência e segurança nos processos da empresa.

🧱 Passo a passo para criar uma nova categoria

✅ Pré-requisitos

  • Ter acesso ao módulo Documentos.

  • 🔑 Ter permissão para Gerenciar Categorias (isso pode ser ajustado em Configurações > Papéis e Permissões).

1. Acesse o módulo Documentos

  • No menu lateral esquerdo, clique em Documentos.

2. Vá até a aba “Categorias”

  • No topo da tela, clique em Categorias.

  • Essa aba exibe todas as categorias já criadas no sistema.

3. Clique no botão “+ Adicionar”

 

4. Preencha as informações da nova categoria

ABA GERAL

Você verá um formulário com os seguintes campos:

  • Código*: Defina uma sigla para essa categoria

  • Título*: Escolha um nome claro e objetivo (ex: “Procedimentos”, “Formulários RH”, “Normas ISO”).

  • Ícone e cor (opcional): Para facilitar a identificação visual da categoria

  • Descrição (opcional): Escreva um resumo explicando o tipo de documentos que serão organizados ali.

  • Formulário (opcional): Adicione um formulário adicional que foi criado nas Configurações gerais do sistema.

5. Clique em “Salvar”

Após preencher os dados, clique em Salvar para finalizar o cadastro da categoria.

Pronto! A nova categoria será exibida na lista e poderá ser utilizada para classificar documentos.

Ainda temos mais opções de configurações feitas pela categoria, confira abaixo.

ABA DOCUMENTOS CONTROLADOS

A aba de Documentos Controlados permite definir documentos como controlados, o que também irá proporcionar um controle de cópias geradas, aplicando um regime rigoroso sobre os documentos críticos da Categoria. 

 Gerenciar o controle de cópias físicas 

  • É através do primeiro botão na aba de Documentos Controlados da Categoria que vamos controlar essa configuração. Gerencia o controle de cópias físicas para garantir o rastreamento e a conformidade do documento. 
  • Ao ser ativado, o sistema impõe automaticamente as seguintes regras: 
  • Cada cópia impressa ou baixada recebe uma marca d'água com a informação "Cópia controlada". 
  • Segurança: A cópia passa a ser tratada como um documento rastreável e não pode ser usada sem o devido registro. Terá um código único, uma vez gerado, nenhuma outra cópia poderá reutilizar esse código no futuro. 
  • Definição do limite de impressões: Permite definir o limite de impressões (cópias físicas) por grupo de usuários que têm permissão de impressão. 

Justificativa de Impressões 

Exige que o usuário registre uma justificativa obrigatória para documentos desta categoria antes de imprimir ou fazer o download. 

Observação: Se a opção de "documentos controlados" para essa categoria, ainda é possível habilitar apenas a apenas de "justificativa". Mas quando a opção de "documentos controlados" estiver ativa, sempre será obrigatório resgitrar essa justificativa, ou seja, não sejá possível habilitar o primeiro botão e desabilitar o segundo, eles vão caminhar juntos (se o primeiro estiver ativo).

ABA CONFIRMAÇÃO DE LEITURA

A confirmação de leitura é uma funcionalidade essencial na gestão de documentos. Ela garante que os usuários estejam cientes de conteúdos relevantes, como procedimentos, políticas e instruções.

Com essa funcionalidade, é possível configurar a confirmação de leitura com base nas categorias dos documentos. Ou seja, você pode:

  • ✅ 1. Não exige confirmação de leitura

    • Nenhum usuário precisará confirmar leitura dos documentos dessa categoria.

    ✅ 2. Para todos os usuários que podem visualizar o documento

    • Todos que tiverem permissão de visualização na pasta ou documento terão a pendência gerada automaticamente (e serão notificados caso a notificação esteja habilitada nas Configurações > Notificações > Documentos).

    ❌ 3. Para grupos de usuários específicos (função exclusiva Qualiex)

  •  

    Apenas os membros de grupos de usuário selecionados e com acesso ao documento receberão pendência de leitura. Essa função é uma exclusividade Qualiex! Caso tenham interesse em fazer o upgrade entre em contato com nosso time de especialistas.

    "A configuração de confirmação de leitura para Grupos de Usuário específico é um recurso exclusivo Qualiex | Para conhecer essa e outras funcionalidades, entre em contato com nosso time!"

 

⏲ Prazo para confirmação de leitura

Abaixo das opções, será exibido:

  • Prazo para confirmar leitura após a vigência (Em dias):

    • Depois da data que o documento for aprovado (seja passando por fluxo ou enviado como aprovado), somará a quantidade de dias definida nesse campo, e esse será o prazo para confirmar leitura dos documentos dessa categoria. Depois disso a pendência de leitura será gerada.

    • Campo de número de 1 a 150 dias

    • Pendência gerada após esse prazo se não houver confirmação de leitura

 

🔗 Dicas e boas práticas

  • Utilize nomes claros para grupos de usuários (ex: "Equipe Comercial")

  • Defina categorias coerentes com o tipo de documento e sua relevância

  • Use o prazo de leitura com bom senso para garantir adesão

💡 Dicas e boas práticas

  • Organize as categorias com uma lógica fácil de entender. Isso facilita a busca e o uso dos documentos por toda a equipe.

  • Evite criar muitas categorias com nomes muito parecidos. Isso pode confundir os usuários.