🎯 Objetivo
Criar categorias no módulo Documentos é fundamental para manter os arquivos organizados, facilitar a busca por informações, padronizar a estrutura de armazenamento e garantir que todos os usuários encontrem rapidamente o que precisam. Essa organização contribui diretamente para a gestão da qualidade, otimiza auditorias e evita o uso de documentos incorretos ou desatualizados, promovendo mais eficiência e segurança nos processos da empresa.
🧱 Passo a passo para criar uma nova categoria
✅ Pré-requisitos
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Ter acesso ao módulo Documentos.
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🔑 Ter permissão para Gerenciar Categorias (isso pode ser ajustado em Configurações > Papéis e Permissões).
1. Acesse o módulo Documentos
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No menu lateral esquerdo, clique em Documentos.
2. Vá até a aba “Categorias”
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No topo da tela, clique em Categorias.
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Essa aba exibe todas as categorias já criadas no sistema.
3. Clique no botão “+ Adicionar”
4. Preencha as informações da nova categoria
ABA GERAL
Você verá um formulário com os seguintes campos:
- Código*: Defina uma sigla para essa categoria
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Título*: Escolha um nome claro e objetivo (ex: “Procedimentos”, “Formulários RH”, “Normas ISO”).
- Ícone e cor (opcional): Para facilitar a identificação visual da categoria
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Descrição (opcional): Escreva um resumo explicando o tipo de documentos que serão organizados ali.
- Formulário (opcional): Adicione um formulário adicional que foi criado nas Configurações gerais do sistema.
5. Clique em “Salvar”
Após preencher os dados, clique em Salvar para finalizar o cadastro da categoria.
Pronto! A nova categoria será exibida na lista e poderá ser utilizada para classificar documentos.
Ainda temos mais opções de configurações feitas pela categoria, confira abaixo.
ABA CONFIRMAÇÃO DE LEITURA
A confirmação de leitura é uma funcionalidade essencial na gestão de documentos. Ela garante que os usuários estejam cientes de conteúdos relevantes, como procedimentos, políticas e instruções.
Com essa funcionalidade, é possível configurar a confirmação de leitura com base nas categorias dos documentos. Ou seja, você pode:
- Não cobrar confirmação de leitura dessa categoria;
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Usar a regra geral para que todos os que visualizam o documento deve confirmar leitura;
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Ou definir exatamente quais grupos de usuários devem confirmar a leitura, mesmo que outros também possam visualizar o conteúdo.
Esse comportamento traz mais flexibilidade, controle e alinhamento com as necessidades reais das equipes.
Definindo as configurações de leitura
Na aba Confirmação de leitura, você terá 3 opções:
✅ 1. Não exige confirmação de leitura
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Nenhum usuário precisará confirmar leitura.
✅ 2. Para todos os usuários que podem visualizar o documento
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Todos que tiverem permissão de visualização na pasta ou documento terão a pendência gerada automaticamente (e serão notificados caso a notificação esteja habilitada nas Configurações > Notificações > Documentos).
✅ 3. Para grupos de usuários específicos (exclusivo para Qualiex)
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Você pode escolher grupos de usuários criados em Configurações > Grupos de usuários.
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Apenas os membros desses grupos (com acesso ao documento) receberão pendência de leitura.
- Selecione um ou mais grupos de usuário que devem confirmar leitura nos documentos dessa categoria
- Ao concluir a seleção dos grupos clique em "+ Adicionar"
📢 Importante: Se um grupo for removido, ele também é retirado das configurações da categoria.
⏲ Prazo para confirmação de leitura
Abaixo das opções, será exibido:
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Prazo para confirmar leitura após a vigência (Em dias):
- Depois da data que o documento for aprovado (seja passando por fluxo ou enviado como aprovado), somará a quantidade de dias definida nesse campo, e esse será o prazo para confirmar leitura dos documentos dessa categoria. Depois disso a pendência de leitura será gerada.
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Campo de número de 1 a 150 dias
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Pendência gerada após esse prazo se não houver confirmação de leitura
🚫 Limitações e cuidados
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Adicionar um grupo aqui não dá acesso aos documentos. A confirmação de leitura só será cobrada de quem já tem acesso à pasta ou documento.
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Alterar membros de um grupo impacta diretamente quem recebe a pendência.
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Se um grupo usado em uma categoria for excluído, o sistema exibirá um aviso com opção de cancelar ou confirmar.
ABA IMPRESSÃO
🔗 Dicas e boas práticas
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Utilize nomes claros para grupos de usuários (ex: "Equipe Comercial")
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Defina categorias coerentes com o tipo de documento e sua relevância
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Use o prazo de leitura com bom senso para garantir adesão
💡 Dicas e boas práticas
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Organize as categorias com uma lógica fácil de entender. Isso facilita a busca e o uso dos documentos por toda a equipe.
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Evite criar muitas categorias com nomes muito parecidos. Isso pode confundir os usuários.