Atualizado em 25 de Julho de 2025.
🎯 Objetivo do artigo
Este artigo ensina como criar um papel com permissões específicas para o módulo Documentos. Ao final, você será capaz de configurar perfis de acesso que definem o que cada usuário poderá fazer no módulo.
👥 Para quem é este artigo?
Este conteúdo é indicado para:
- Administradores do sistema;
- Usuários com acesso ao menu Configurações;
- Responsáveis pela gestão de acesso de usuários.
📌 O que é um papel e por que configurar?
Um papel define o que um usuário pode ou não pode fazer dentro de um módulo. Ao configurar um papel com permissões específicas, você garante que:
- Cada usuário só veja e edite o que realmente precisa;
- A segurança e organização dos documentos seja mantida;
- As responsabilidades estejam bem distribuídas entre os membros da equipe.
⚙️ Como criar um papel com permissões para Documentos
Passo a passo
Para criar ou editar um papel é necessário ter permissão para “Registrar” e “Editar” em Configurações > Papéis e permissões > Qualiex.
- Acesse o menu lateral e clique em Configurações.
- Vá até a opção Papéis e Permissões.
- Clique em
(ou edite um papel existente). - Dê um nome ao papel, como “Colaborador”
- Defina uma descrição caso seja necessário
- Adicione os usuários ao papel para que possuem esse conjunto de permissões ao clicar em
. - É possível adicionar usuários selecionando grupos de usuários para facilitar a definição de pessoas
- Ou selecionando os usuários pelo campo de busca
- Ao concluir a parametrização e clique em
e em seguida clique no ícone 
e seu novo papel estará criado!
1️⃣ Permissões disponíveis para Documentos
OBSERVAÇÃO: No momento as permissões são definidas (seja por pasta ou documento) apenas vinculadas a Grupos de Usuários criados nas Configurações. Antes de criar estruturas é crucial que esses grupos sejam criados, para o bom uso e proveito da ferramenta.
Abaixo estão as permissões que você pode ativar ou não no papel, dependendo do nível de acesso desejado:
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Permissão |
O que permite fazer |
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✅ Criar documento na raiz |
Criar documentos diretamente na raiz, sem estar dentro de pastas. |
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✅ Visualizar todos |
Acessar todos os documentos, independentemente de permissões de pasta ou documentos. |
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✅ Visualizar documentos obsoletos |
Acessar documentos que estão em status obsoleto (fora de uso). |
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✅ Gerenciar documentos obsoletos |
Marcar documentos como obsoletos ou reativá-los. |
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✅ Editar permissões de todos os documentos |
Definir quem pode alterar permissões dos documentos. |
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✅ Editar dados gerais de todos os documentos |
Modificar título, categoria, data ou outros dados dos documentos. |
2️⃣ Permissões para Pastas
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Permissão |
O que permite fazer |
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✅ Criar pasta na raiz |
Criar novas pastas diretamente na estrutura principal (garanta que seu grupo de usuário já esteja definido antes de fazer isso). |
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✅ Visualizar todas |
Ver todas as pastas criadas no módulo. |
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✅ Editar permissões de todas as pastas |
Definir quem pode alterar as permissões das pastas. |
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✅ Editar dados gerais de todas as pastas |
Editar nome, descrição e demais informações das pastas. |
3️⃣ Permissões para Categorias
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Permissão |
O que permite fazer |
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✅ Gerenciar categorias |
Criar, editar e excluir categorias que organizam os documentos. |
4️⃣ Permissões para Relatórios
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Permissão |
O que permite fazer |
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✅ Gerenciar relatórios |
Visualizar e editar compartilhamento de relatórios do módulo. |
5️⃣ Permissões para Trilha de Auditoria
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Permissão |
O que permite fazer |
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✅ Visualizar apenas os meus eventos alterados |
Ver alterações feitas somente pelo próprio usuário. |
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✅ Visualizar todos os eventos de todos os usuários |
Acompanhar todo o histórico de alterações feitas no módulo, por todos os usuários. |
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✅ Baixar |
Fazer o download dos registros da trilha de auditoria. |
🧠 Dicas importantes
- Combine as permissões de forma estratégica: por exemplo, usuários que apenas consultam documentos não precisam de permissões de edição ou criação.
- Ao criar um novo papel, revise todas as permissões para garantir que nenhuma ação indesejada seja liberada.
- Prefira nomes de papéis que deixem claro o nível de acesso, como: Visualizador, Editor, Administrador.
✅ Conclusão
A criação de papéis com permissões bem definidas no módulo de Documentos ajuda a manter o controle sobre quem pode criar, editar ou visualizar conteúdos importantes da sua gestão.
Se quiser aplicar o papel a um usuário, lembre-se de associá-lo ao papel desejado dentro da tela de usuários.