Gestão:  Matrizes de Qualificação

A Matriz de Qualificação é um conjunto de requisitos de treinamento obrigatórios, definidos pelo gestor ao colaborador, que precisam ser executados para garantir que a pessoa está apta a exercer o cargo. 

Ao invés de atribuir treinamentos um por um para cada pessoa, você cria uma "Matriz" (ex: Matriz de Operador de Produção) e define todos os requisitos dela (cursos, leitura de documentos, competências). Quando você vincula um colaborador a essa matriz, o sistema cobra dele todos esses requisitos automaticamente. 

Acessando o módulo

 Passo a Passo: Criando uma Nova Matriz 

O cadastro é dividido em 3 etapas para garantir que a matriz seja completa e automatizada.

Iniciar o Cadastro

Na tela de listagem, clique no botão  no canto superior direito. 

Etapa 1: Informações Básicas 

Aqui você dá a identidade da sua matriz. 

• Nome da Matriz* (Obrigátorio) : Dê um nome claro que identifique a função ou grupo (Ex: Liderança Industrial, Operador de Empilhadeira, Onboarding Geral). 
• Descrição: Explique brevemente o objetivo dessa matriz e a quem ela se destina. 
• Objetivos Estratégicos Vinculados: Nesta seção, você pode vincular os objetivos estratégicos da organização, garantindo que todo o trabalho realizado esteja diretamente alinhado às metas estratégicas da empresa.
  
  

🔎Clique aqui para saber mais sobre Gestão: Plano Anual de Treinamentos – Objetivos Estratégicos


Clique em

 

Etapa 2: Notificações 

Nesta etapa, você define como o sistema vai "cobrar" os colaboradores. É a inteligência por trás da matriz. 

Configuração de Prazos: 

• Antecedência de Notificação (dias)  (Obrigátorio) : Quantos dias antes do vencimento o sistema deve começar a avisar o colaborador (Ex: 30 dias). 

• Reenvio para Atrasados (dias)  (Obrigátorio) : Se o colaborador não realizar o treinamento, a cada quantos dias o sistema deve mandar um lembrete de cobrança (Ex: a cada 7 dias). 

• Dias de Tolerância: Margem de tempo extra permitida após o vencimento antes de considerar uma não conformidade crítica. 
  
  

Gatilhos Automáticos: Marque as opções para automatizar a gestão: 

• Documento atualizado: Se um documento atribuído ao colaborador através da matriz, sofrer revisão, ele será notificado da nova pendência gerada a ele?

• Requisito adicionado: Se você adicionar um novo requisito na matriz, os colaboradores serão avisados da necessidade de executar esse novo treinamento?

• Certificado próximo ao vencimento: Quando o certificado estiver próximo ao vencimento, os colaboradores receberam uma notificação?

• Troca de matriz: Quando alguém mudar de cargo e entrar nesta matriz, deve receber as pendências automaticamente? 

Clique em . 

---

Etapa 3: Requisitos  

É aqui que você define o conteúdo. O que o colaborador precisa fazer para estar qualificado? 

Você pode adicionar 4 tipos de requisitos clicando nas abas correspondentes: 

---

 Requisito Documento: Exige a leitura de um documento controlado

• Fonte do Documento: Possui integração com os módulos Docs e Documentos, permitindo associar documentos existentes no módulo como requisitos de treinamento aos colaboradores, mas também é possível associar documentos através de um link externo, caso não possua acesso aos módulos integrados

  • Catálogo (Educação): Cria uma integração direta com o módulo Documentos. 
    

  • Link Externo: Permite que você associe o requisito a um material hospedado fora do sistema, bastando inserir a URL de acesso do conteúdo.

  • 
    
    

• Revisão Obrigatória: Define de quanto em quanto tempo o colaborador precisará refazer um requisito após concluí-lo (ex: Mensal, Trimestral, Anual). Assim que esse prazo é alcançado, o sistema gera automaticamente uma nova pendência na matriz do usuário, garantindo que a capacitação esteja sempre em dia.

Formalização da Compreensão : Ao marcar esta opção, você ativa uma etapa que funciona como um Quiz de Conhecimento. Essa funcionalidade é essencial para verificar e garantir que o colaborador realmente absorveu e entendeu o conteúdo do requisito.

 

• Carga horária: Define o tempo em horas que esse requisito terá
  
  
  

---

Requisito Treinamento: Exige a conclusão de um curso cadastrado na plataforma. 

• Fonte do Treinamento: Define a origem do material que o colaborador irá acessar. Você possui duas opções de configuração:

  • Catálogo (Educação): Cria uma integração direta com o módulo Educação do sistema. 
    

  • Link Externo: Permite que você associe o requisito a um material hospedado fora do sistema, bastando inserir a URL de acesso do conteúdo.
    

 

• Recorrência: Define de quanto em quanto tempo o colaborador precisará passar por uma reciclagem do treinamento (ex: Único, Mensal, Anual). Ao atingir o prazo configurado, o sistema gera automaticamente uma nova pendência na matriz do usuário, garantindo que ele refaça a atividade.
  
• Carga horária: Define o tempo em horas que esse requisito terá
  

 

• Critério de Aprovação: Define como o sistema irá validar a finalização do requisito (Conclusão simples ou Quiz de conhecimento). É importante destacar que a opção de Conclusão simples só fica ativa e disponível no sistema em casos de integração direta com os cursos do módulo Educação (Saber), onde basta o colaborador finalizar o conteúdo do curso para ser considerado aprovado.
  

 

---

Requisito Competência: Exige que o colaborador seja avaliado em uma soft skill ou hard skill específica. 

• Fonte da Competência: A interface foi atualizada e agora você seleciona a origem da competência através de três botões na tela. Cada opção atende a uma necessidade diferente:

  • ⭐ Catálogo: Competências (Recomendado): Busca as habilidades diretamente no banco central do Módulo Competências. É a melhor opção para garantir a padronização e o reaproveitamento de dados já validados pela empresa.
    

  • 🔗 Listas Externas: Permite vincular competências vindas de listas personalizadas criadas dentro do módulo Configurações do Qualiex. Você primeiro seleciona qual é a "Lista externa" e, em seguida, marca o item específico (ex: "Boa comunicação").
    

  • ✍️ Manual: Utilizada quando você precisa de uma competência muito específica que não está em nenhum catálogo. O sistema abrirá campos em branco para você digitar o Título e a Descrição da competência manualmente na hora.
    

 

• Revalidação: define com que frequência a competência do colaborador deve ser reavaliada para garantir que ele continua apto a exercer aquela atividade. Você pode escolher entre:

   

  

  "Única (sem revalidação)": a competência é avaliada apenas uma vez. Depois de aprovado, o colaborador permanece qualificado sem necessidade de novas avaliações, a menos que você altere a regra da matriz.

  "A cada ": permite configurar um intervalo recorrente (por exemplo, a cada 6 meses, a cada 2 anos). Após esse período, o sistema gera nova pendência para que a competência seja reavaliada.

  "Anual": a competência precisa ser revalidada uma vez por ano. É ideal para atividades críticas, que exigem atualização frequente.

  "Quando houver mudança de processo/equipamento": a revalidação não segue um tempo fixo, mas é obrigatória sempre que houver alteração relevante no processo, na tecnologia ou no equipamento utilizado, garantindo que o colaborador esteja alinhado com o novo padrão antes de continuar executando a atividade.

 

Comprovação (padrão):  Esta etapa define como você vai evidenciar que o colaborador realmente absorveu o conhecimento ou possui a competência exigida. Como essa configuração é fundamental para garantir a rastreabilidade e a segurança operacional, detalhamos abaixo como funciona cada um dos métodos disponíveis: 

• "Avaliação prática":  Indicada para avaliar habilidades em campo. Neste modelo, o colaborador não aprova a si mesmo; ele precisa ser observado e avaliado diretamente pelo seu líder. 

  • Como configurar: Ao escolher esta opção, o gestor define o tempo máximo que o líder terá para realizar a avaliação e monta o checklist de critérios que serão observados. Você pode criar esse checklist de duas formas:
    
    
    
    
    

    • ✍️ Manualmente: Escrevendo itens diretos (Ex: Utilizou EPI corretamente) e clicando no botão "+".
      
    • ✨ Com Inteligência Artificial: Ao clicar em "Sugerir critérios com IA", o sistema cruza o título e a descrição da competência e gera uma lista de sugestões automáticas para você revisar e aproveitar.

    

    
    Exemplos de critérios gerado com IA:
    

     

  • 1. Atribuição e Notificação Assim que a competência é exigida para um usuário, o sistema dispara um e-mail automático diretamente para o líder responsável. Essa mensagem avisa que existe uma nova avaliação pendente na equipe e informa o prazo limite para a realização.

    

    2. Acompanhamento pelo Colaborador Na tela inicial de quem será avaliado, o botão padrão de "Resolver" é substituído pelo botão "Detalhes". Isso deixa claro para o colaborador que ele não precisa tomar nenhuma ação no sistema, pois a pendência está aguardando a análise da chefia.

    

  • Ao clicar em detalhes uma tela é aberta mostrando o título e a descrição do requisito, além de listar todos os critérios que serão observados pelo avaliador. Nessa mesma tela, o colaborador também conta com um botão para notificar o gestor, avisando que já está pronto para passar pela avaliação. 
    

  •  

    3. Execução na Visão do Líder Para realizar a avaliação, o gestor acessa o menu Visão do Líder e entra na aba Avaliações Práticas.
    

  • Ao abrir o formulário do colaborador, o líder analisa a lista de critérios, registra suas observações, anexa evidências (como fotos ou laudos) e emite o veredito final: Aprovado ou Reprovado.

    

    4. Baixa Automática e Histórico Se o resultado da avaliação for positivo, o próprio sistema dá baixa na pendência na mesma hora. Um selo visual exclusivo é inserido no histórico do colaborador, comprovando que aquela habilidade foi validada na prática pela liderança.

    

• "Prova teórica": o colaborador responde a uma auto-avaliação, e é considerado aprovado apenas se atingir ou superar a nota mínima estabelecida (por exemplo, ≥ 70% de acertos).

  • 

    
    
    

    Como funciona o fluxo passo a passo:

    1. Pendência na Tela Inicial A exigência aparece diretamente na tela inicial do colaborador, na lista de pendências. Para iniciar o processo, basta que ele clique no botão Resolver.

     

    
    

  • 2. Iniciar a Auto-avaliação Ao clicar, uma janela se abre exibindo o título e a descrição clara da competência exigida. Para prosseguir, o colaborador deve clicar no botão azul Auto-avaliar.

    

    3. Registro de Nível e Evidências A janela se expande e o colaborador precisará preencher dois campos obrigatórios para justificar sua nota:

    • Nível de Competência: Selecionar o seu grau atual de domínio (Iniciante, intermediário, Avançado ou Especialista)
    • Evidências da Competência: Descrever em texto exemplos práticos do dia a dia que comprovem o nível selecionado.

    

    
     4. Confirmação e Envio Após preencher sua auto-avaliação e descrever as evidências, basta clicar em Confirmar Auto-avaliação. O sistema registrará as respostas, finalizando essa etapa para o colaborador. 

• "Atividade acompanhada":  Ideal para a fase de integração ou para o desenvolvimento de competências complexas, onde o profissional precisa executar a atividade na prática por um período mínimo de horas, dias ou meses antes de ser considerado totalmente apto. 

  

  • Como funciona o fluxo passo a passo:

    1. Início Automático da Contagem A contagem do tempo de experiência começa de forma totalmente automática. Assim que a competência é atribuída ao colaborador, o sistema já registra a data e hora de início, sem exigir que o usuário clique em nenhum botão para começar a atividade.

    

    2. Acompanhamento e Bloqueio de Prazo Para garantir a eficácia do treinamento, o sistema bloqueia qualquer tentativa de finalizar a atividade antes do tempo mínimo configurado na matriz. Caso o colaborador ou o responsável tente dar baixa antecipada. 

    3. Liberação e Conclusão Assim que o relógio atingir o prazo mínimo exigido para aquela prática, o botão Concluir Comprovação será habilitado automaticamente. A partir desse momento, a pendência pode ser finalizada e o sistema registrará a conclusão oficial no histórico do colaborador.

    

  • Nível de Competência: Selecionar o seu grau atual de domínio (Iniciante, intermediário, Avançado ou Especialista)
  • Evidências da Competência: Descrever em texto exemplos práticos do dia a dia que comprovem o nível selecionado.
    
    

Carga horária: Define o tempo em horas que esse requisito terá

  

---

Requisito Certificado: Exige o upload de um comprovante externo (ex: Carteira de Habilitação, Registro no Conselho). 

• 
• Preencha esses campos exatamente com as informações que você espera ver no documento real. O sistema utiliza Inteligência Artificial (IA) para ler o arquivo enviado pelo colaborador, cruzando os dados do certificado com o que você configurar abaixo para aprová-lo ou recusá-lo automaticamente:

• Identificação do Certificado: aqui você define claramente qual é o documento que será exigido do colaborador, para que não haja dúvidas na hora do upload e da validação. Os campos são:

  "Nome do Certificado": título que identifica o documento de forma objetiva (por exemplo: “Carteira Nacional de Habilitação – Categoria D”, “Registro no Conselho Regional de Química (CRQ)”, “Certificado NR-35 – Trabalho em Altura”). Esse campo é obrigatório.

  "Descrição / Critérios": espaço para detalhar o que é esperado desse certificado, como requisitos mínimos, escopo, curso relacionado, carga horária, versão da norma ou qualquer outra informação que ajude o validador a conferir se o documento enviado é adequado.

  "Órgão Emissor Esperado": informe qual entidade, conselho, órgão regulador ou empresa deve emitir o certificado (por exemplo: DETRAN, CREA, CRM, Ministério do Trabalho, órgão certificador acreditado). Isso orienta o colaborador e facilita a análise, reduzindo o risco de aceitar documentos inválidos ou incompatíveis.

• 

• Validade do Certificado Funciona na mesma lógica da revisão obrigatória e da recorrência. Define em quanto tempo o certificado aprovado irá vencer, gerando automaticamente uma nova pendência para que o colaborador envie um documento atualizado.

  As opções de configuração são:

  • Seguir validade do certificado enviado: O sistema assume a data de vencimento identificada no próprio documento. Caso a inteligência artificial não encontre uma data de validade impressa no arquivo, o sistema solicitará essa informação.

  • Validade fixa: Você determina um tempo específico (em meses) de validade para aquele certificado.

  • Sem vencimento: O documento não expira. Uma vez aprovado, o sistema não exigirá o reenvio no futuro.

• 

• Métodos de Comprovação Define qual é o meio que o colaborador deverá utilizar no sistema para provar que concluiu o requisito. As opções determinam o que será exigido na tela dele:

  • Upload do certificado: O colaborador precisa apenas anexar o arquivo digital (PDF ou imagem) do documento comprobatório.

  • Apenas número de registro: Não exige o envio de nenhum arquivo. Basta que o colaborador digite o código ou número de identificação do certificado (ex: número da CNH, CREA, etc).

  • Ambos: O colaborador obrigatoriamente precisará fazer as duas coisas para concluir a pendência: anexar o arquivo do documento E digitar o número de registro.

  • Número de registro é obrigatório: Define que o preenchimento do campo com o número de registro é indispensável. O sistema não deixará o colaborador avançar se esse dado ficar em branco.

• 

• Instruções Adicionais para Validação: Nesta seção, o responsável pode adicionar instruções extras para que a IA verifique no certificado durante o processo de validação.

  Essas instruções são opcionais e servem para orientar a IA a buscar elementos específicos que não fazem parte da validação padrão, como:

  QR Code

  Assinatura digital

  Carimbo

  Informações obrigatórias

  Elementos visuais específicos

  Tudo o que for informado nesse campo será usado pela IA como critério adicional na hora de validar o certificado enviado pelo colaborador.
  
  

• Carga horária: Define o tempo em horas que esse requisito terá
  

 

---

Selecionar existentes

Nessa opção, você poderá adicionar requisitos cadastrados na aba de requisitos, por meio da tela que será aberta para seleção.

 

Importações: importar requisitos de outras matrizes

Existe a possibilidade da importações de requisitos de outras matrizes, caso você queira manter a mesmo requisito porem para matrizes diferentes.

• Para isso, basta clicar no botão Importar

  
  

• Uma janela abrirá para que você selecione a matriz correspondente ao requisito que você queira manter.

  

  Para adicionar basta clicar na matriz que deseja e selecionar o requisito presente na mesma, e após a seleção clique no botão Importar.

  

---

Após concluir todas as parametrizações necessárias e adicionar os requisitos, clique no botão Criar.

---

Gerenciando suas Matrizes 

• Após criar, sua matriz aparecerá na listagem inicial. 
  
  
  
• Editar: Clique no menu de ações (três pontinhos) ou em cima de alguma matriz criada para alterar regras, adicionar novos requisitos ou mudar notificações. 
  
• Duplicar: Clique no menu de ações (três pontinhos) e selecione a opção de duplicar, para que crie outra matriz com as mesmas informações 
  
  
• Ativar/Inativar: Clique no menu de opções (três pontinhos) para alterar o status da matriz. Ao ativá-la, ela fica liberada para o uso da equipe envolvida; já ao inativá-la, o seu funcionamento é pausado temporariamente no sistema.
  
  
  
• Excluir: Clique no menu de ações (três pontinhos) e selecione a opção de excluir
  
• Versão: O sistema controla a versão da matriz. Toda vez que você altera requisitos críticos, a versão pode ser atualizada para manter o histórico de auditoria. 
  
• Atenção / Boas práticas 
• Gatilhos: A opção "Documento Atualizado" é essencial para empresas com ISO 9001. Ela garante que ninguém trabalhe com procedimentos obsoletos sem saber. 
• Nomeação: Padronize os nomes das matrizes (ex: sempre começar pelo Cargo ou Departamento) para facilitar a busca quando sua empresa tiver muitas cadastradas.