Gestão :  Matrizes de Qualificação

A Matriz de Qualificação é o conjunto de regras que define o que um colaborador precisa ter para estar apto a exercer uma função. 

Ao invés de atribuir treinamentos um por um para cada pessoa, você cria uma "Matriz" (ex: Matriz de Operador de Produção) e define todos os requisitos dela (cursos, leitura de documentos, competências). Quando você vincula um colaborador a essa matriz, o sistema cobra dele todos esses requisitos automaticamente. 

Acessando o módulo

 Passo a Passo: Criando uma Nova Matriz 

O cadastro é dividido em 3 etapas para garantir que a matriz seja completa e automatizada.

Iniciar o Cadastro

Na tela de listagem, clique no botão  no canto superior direito. 

Etapa 1: Informações Básicas 

Aqui você dá a identidade da sua matriz. 

• Nome da Matriz* (Obrigátorio) : Dê um nome claro que identifique a função ou grupo (Ex: Liderança Industrial, Operador de Empilhadeira, Onboarding Geral). 
• Descrição: Explique brevemente o objetivo dessa matriz e a quem ela se destina. 
• Objetivos Estratégicos Vinculados: Nesta seção, você pode vincular os objetivos estratégicos da organização, garantindo que todo o trabalho realizado esteja diretamente alinhado às metas estratégicas da empresa.
  
  

🔎Clique aqui para saber mais sobre Gestão: Plano Anual de Treinamentos – Objetivos Estratégicos


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Etapa 2: Notificações 

Nesta etapa, você define como o sistema vai "cobrar" os colaboradores. É a inteligência por trás da matriz. 

Configuração de Prazos: 

• Antecedência de Notificação (dias)  (Obrigátorio) : Quantos dias antes do vencimento o sistema deve começar a avisar o colaborador (Ex: 30 dias). 

• Reenvio para Atrasados (dias)  (Obrigátorio) : Se o colaborador não realizar o treinamento, a cada quantos dias o sistema deve mandar um lembrete de cobrança (Ex: a cada 7 dias). 

• Dias de Tolerância: Margem de tempo extra permitida após o vencimento antes de considerar uma não conformidade crítica. 
  
  

Gatilhos Automáticos: Marque as opções para automatizar a gestão: 

• Documento atualizado: Se um procedimento (POP) exigido nesta matriz mudar de versão, o sistema gera pendência de leitura para todos automaticamente? 

• Requisito adicionado: Se você adicionar um novo curso na matriz hoje, todos os colaboradores vinculados devem receber essa pendência agora? 

• Certificado próximo ao vencimento: O sistema deve avisar quando a validade estiver acabando? 

• Troca de matriz: Quando alguém mudar de cargo e entrar nesta matriz, deve receber as pendências automaticamente? 

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Etapa 3: Requisitos  

É aqui que você define o conteúdo. O que o colaborador precisa fazer para estar qualificado? 

Você pode adicionar 4 tipos de requisitos clicando nas abas correspondentes: 

 Documento: Exige a leitura de um documento controlado

• Fonte do Documento: Catálogo: Documentos ou Link externo 

• Revisão Obrigatória: (Sem revisão periódica, Trimestral, Anual, Mensal, Semestral, Outro) 

• Formalização da Compreensão : Ao marcar a opção Formalização da Compreensão, você ativa a etapa de quiz, que será usada para verificar se o colaborador realmente entendeu o conteúdo do requisito.

 

Treinamento: Exige a conclusão de um curso cadastrado na plataforma. 

• Fonte do Treinamento: Catálogo: Educação ou Link externo 

• Recorrência: (Único (não requer reciclagem), Trimestral, Anual, Mensal, Semestral, Outro) 

• Critério de Aprovação: Conclusão simples ou Quiz de conhecimento 

 

Competência: Exige que o colaborador seja avaliado em uma soft skill ou hard skill específica. 

• Fonte da Competência: Catálogo: Competências ou Link externo 

• Revalidação: define com que frequência a competência do colaborador deve ser reavaliada para garantir que ele continua apto a exercer aquela atividade. Você pode escolher entre:

  "Única (sem revalidação)": a competência é avaliada apenas uma vez. Depois de aprovado, o colaborador permanece qualificado sem necessidade de novas avaliações, a menos que você altere a regra da matriz.

  "A cada ": permite configurar um intervalo recorrente (por exemplo, a cada 6 meses, a cada 2 anos). Após esse período, o sistema gera nova pendência para que a competência seja reavaliada.

  "Anual": a competência precisa ser revalidada uma vez por ano. É ideal para atividades críticas, que exigem atualização frequente.

  "Quando houver mudança de processo/equipamento": a revalidação não segue um tempo fixo, mas é obrigatória sempre que houver alteração relevante no processo, na tecnologia ou no equipamento utilizado, garantindo que o colaborador esteja alinhado com o novo padrão antes de continuar executando a atividade.

• Comprovação (padrão): define como você vai evidenciar que o colaborador realmente possui a competência exigida. As opções disponíveis são:

  "Avaliação prática": o colaborador é observado executando a atividade ou usando o equipamento, e o avaliador registra se ele atende aos critérios definidos (por exemplo, checklist de operação, itens de segurança, sequência do processo).

  "Prova teórica": o colaborador responde a uma avaliação escrita ou online, e é considerado aprovado apenas se atingir ou superar a nota mínima estabelecida (por exemplo, ≥ 70% de acertos).

  "Atividade acompanhada": o colaborador realiza a atividade ao lado de alguém já qualificado (tutor, líder ou instrutor), que acompanha passo a passo, orienta quando necessário e depois registra se ele está apto ou se ainda precisa de reforço.

  

 Certificado: Exige o upload de um comprovante externo (ex: Carteira de Habilitação, Registro no Conselho). 

• Identificação do Certificado: aqui você define claramente qual é o documento que será exigido do colaborador, para que não haja dúvidas na hora do upload e da validação. Os campos são:

  "Nome do Certificado": título que identifica o documento de forma objetiva (por exemplo: “Carteira Nacional de Habilitação – Categoria D”, “Registro no Conselho Regional de Química (CRQ)”, “Certificado NR-35 – Trabalho em Altura”). Esse campo é obrigatório.

  "Descrição / Critérios": espaço para detalhar o que é esperado desse certificado, como requisitos mínimos, escopo, curso relacionado, carga horária, versão da norma ou qualquer outra informação que ajude o validador a conferir se o documento enviado é adequado.

  "Órgão Emissor Esperado": informe qual entidade, conselho, órgão regulador ou empresa deve emitir o certificado (por exemplo: DETRAN, CREA, CRM, Ministério do Trabalho, órgão certificador acreditado). Isso orienta o colaborador e facilita a análise, reduzindo o risco de aceitar documentos inválidos ou incompatíveis.

• Validade do Certificado: (Seguir validade do certificado enviado, Validade fixa, Sem vencimento) 

• Métodos de Comprovação: (Upload do certificado, Apenas número de registro, Ambos, Número de registro é obrigatório) 

• Instruções Adicionais para Validação: Nesta seção, o responsável pode adicionar instruções extras para que a IA verifique no certificado durante o processo de validação.

  Essas instruções são opcionais e servem para orientar a IA a buscar elementos específicos que não fazem parte da validação padrão, como:

  QR Code

  Assinatura digital

  Carimbo

  Informações obrigatórias

  Elementos visuais específicos

  Tudo o que for informado nesse campo será usado pela IA como critério adicional na hora de validar o certificado enviado pelo colaborador.

Após concluir todas as parametrizações necessárias, clique em **Criar** para finalizar o cadastro da matriz.

Gerenciando suas Matrizes 

Após criar, sua matriz aparecerá na listagem inicial. 

• Editar: Clique no menu de ações (três pontinhos) para alterar regras, adicionar novos requisitos ou mudar notificações. 

• Excluir: Clique no menu de ações (três pontinhos) e selecione a opção de excluir 

• Versão: O sistema controla a versão da matriz. Toda vez que você altera requisitos críticos, a versão pode ser atualizada para manter o histórico de auditoria. 
  

Atenção / Boas práticas 

• Gatilhos: A opção "Documento Atualizado" é essencial para empresas com ISO 9001. Ela garante que ninguém trabalhe com procedimentos obsoletos sem saber. 
• Nomeação: Padronize os nomes das matrizes (ex: sempre começar pelo Cargo ou Departamento) para facilitar a busca quando sua empresa tiver muitas cadastradas.