📅 Atualizado em: 03/11/2025
📌 Por que isso é importante?
Manter a documentação em dia é crucial para a gestão da qualidade. As notificações agrupam automaticamente diversas pendências em um só e-mail, garantindo que os responsáveis sejam alertados sobre revisões iminentes, documentos em atraso ou fluxos pendentes de aprovação, simplificando o acompanhamento de prazos.
🎯 O que você vai aprender aqui?
- Localização: Acessar as novas configurações de notificação no Módulo Documentos.
- Revisão e Vencimento: Entender as regras de notificação para documentos que estão próximos da data de revisão ou validade.
- Configurar as Pendências: Habilitar e entender as regras de envio para os cinco tipos de pendências.
✅ Permissões
Para que o usuário possa visualizar, habilitar e desabilitar as notificações do módulo, ele deve possuir a permissão "Gerenciar Notificações".
Essa permissão é essencial e está localizada dentro do Módulo de Configurações, no caminho Configurações > Papéis e permissões. Com ela, o usuário é autorizado a acessar a aba de Notificações, sendo capaz de definir as regras de envio dos alertas, impactando diretamente na governança e agilidade dos processos de toda a unidade.
⏱️ Localização: Acessando as Configurações Periódicas
Para acessar as configurações de notificação, basta seguir os seguintes passos:
- Acesse o módulo de Configurações
- Na barra lateral acesse a seção Notificações
- E por fim acesse o módulo Documentos
As configurações periódicas (pendências) estão localizadas na seção Periódico
✋ Configurando as Pendências de Documentos
Abaixo, detalhamos as opções de notificação que podem ser habilitadas individualmente para a sua unidade:
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Notificação |
Vantagem Estratégica (Por que acompanhar?) |
Quem Recebe (Foco) |
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Documentos pendentes de leitura |
Garantia de Conformidade: Assegura que todos os colaboradores essenciais estejam cientes e em conformidade com as últimas versões dos documentos. |
Usuários que devem confirmar leitura nos documentos, de acordo com a Categoria. |
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Documentos pendentes de revisão e a vencer nos próximos 7 dias |
Prevenção de Obsolescência: Permite iniciar o fluxo de revisão antes do prazo final, evitando que o documento se torne obsoleto por falta de ação. |
Usuários com permissão para "revisar" na pasta OU documento. |
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Documentos pendentes em fluxo |
Agilidade no Processo: Identifica os gargalos de aprovação. Reduz o tempo de ciclo do documento, garantindo que ele não fique parado na mesa de um aprovador. |
Usuários envolvidos na etapa do fluxo de aprovação em andamento. |
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Documentos vencidos e pendentes de vencimento nos próximos 30 dias |
Governança da Validade: Alerta sobre riscos de conformidade (documentos obsoletos em uso) e permite o planejamento de substituição ou renovação de documentos com antecedência. |
Usuários com permissão para revisar na pasta OU no documento E usuários com permissão de editar dados gerais do documento. |
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Documentos pendentes em criação |
Eficiência na Elaboração: Evita que projetos de documentos sejam abandonados no meio do processo, incentivando o emissor a concluir o material e colocá-lo em uso. |
O Emissor do documento. |
➡️ Dica Rápida: Para ativar ou desativar cada funcionalidade de notificação, basta clicar diretamente sobre o toggle (a chave de alternância cinza/azul) ao lado da descrição da pendência. A ação é instantânea e salva imediatamente no sistema.
Inativa: Indica que a notificação está desativada
Ativa: Indica que a notificação está ativa e em funcionamento