O Documentos tem uma nova funcionalidade chamada Relatórios. Essa opção permite gerar uma lista com todos os documentos que você tem acesso, com vários detalhes importantes como: nome, código, categoria, data de validade, entre outros.
Essa lista é muito útil para saber:
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Quais documentos estão com a data de revisão vencida
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Quais documentos ainda estão dentro do prazo
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Organizar os documentos por pasta, categoria ou emissor
Essa lista, que chamamos de Lista Mestra de Documentos, é especialmente útil para quem precisa acompanhar prazos e manter a organização de documentos sempre atualizada. Por exemplo, você pode verificar se existem documentos que estão com revisão vencida ou validade vencida, e agir antes que isso cause problemas.
👤 Quem pode usar os relatórios
Você verá o menu de relatórios se:
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🔑 Tiver a permissão de gerenciar relatórios no papel em Configurações > Papéis e permissões > Documentos
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Ou fizer parte de um grupo de usuários que recebeu acesso ao relatório através do compartilhamento (como a equipe de Qualidade, por exemplo)
📈 Onde encontrar o menu Relatórios
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Acesse o módulo Documentos (menu lateral do sistema).
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No canto esquerdo da tela, localize o menu chamado Relatórios (fica logo abaixo de "Categorias").
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Clique nele para ver a lista de relatórios disponíveis para você (no momento possuímos um relatório)
ℹ️ Se você não encontrar esse menu, pode ser que não tenha permissão. Peça ajuda ao seu administrador.
📰 O que é a Lista Mestra de Documentos?
É um relatório completo que mostra todos os documentos que você consegue acessar. Essa lista ajuda você a se organizar e acompanhar prazos importantes.
Cada linha da lista mostra:
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Um número de ordem (para facilitar a leitura)
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O código e o nome do documento
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A pasta onde ele está guardado
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A categoria do documento
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O autor (quem criou ou revisou)
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A revisão atual
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A data de aprovação, a data da próxima revisão e a data de validade
⚠️ Quando a revisão ou validade estiver vencida, a data vai aparecer em vermelho, como um alerta.
🔍 Como usar os filtros do relatório
Para encontrar exatamente o que precisa, você pode usar filtros.
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Clique no botão Filtros dentro relatório.
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Escolha como deseja organizar os dados. Você pode agrupar os documentos por:
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Pasta
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Categoria
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Emissor (quem criou o documento)
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- Filtre por uma categoria específica
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Também é possível marcar opções como:
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Ver apenas documentos com revisão vencida
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Ver apenas documentos com validade vencida
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Clique em Salvar para aplicar os filtros.
💡 Os filtros funcionam juntos. Por exemplo: se você escolher a categoria “Instruções” e marcar “revisão vencida”, vai ver só os documentos da categoria Instruções que estão com a revisão vencida.
💾 Como visualizar ou baixar o relatório
Depois de aplicar os filtros:
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Clique em Visualizar para abrir o relatório no navegador, sem precisar baixar nada.
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Clique em Baixar para gerar um arquivo PDF. Você pode salvar esse PDF ou até imprimir.
🔒 Como compartilhar relatórios com outras pessoas
Se você tem a permissão de Gerenciar relatórios, pode controlar quem mais pode ver cada relatório.
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Clique no botão Compartilhar do relatório.
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Escolha entre:
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Todos os usuários do sistema
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Apenas alguns grupos de usuários (você escolhe quais grupos de usuário terão acesso)
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Assim, você garante que cada equipe veja só o que precisa.
🌟 Conclusão
Os relatórios do módulo Documentos são uma ferramenta poderosa para acompanhar e organizar tudo o que acontece com seus arquivos. Mesmo que você não tenha muita experiência com tecnologia, esse recurso foi feito para ser simples, claro e útil no seu dia a dia.
Aproveite para:
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Usar os filtros
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Visualizar ou baixar
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Compartilhar com sua equipe