Quando um documento tem relação com outro, podemos associá-los como um anexo.
Exemplo: Uma lista de presença pode ser associada a um conteúdo programático de um treinamento. Um formulário pode ser associado a um procedimento. Um check list pode ser associado a uma instrução de trabalho.
Acesse Dashboard.
Clique em Docs – Documentos.
3. Clique na aba “
Documentos” e selecione o documento desejado. 4. Clique em Opções > ”
Associar Documentos”.
Necessário ter permissão de revisar os documentos que serão associados.
Será exibida a janela para selecionar os documentos que serão vinculados. Clique no ícone
Associar.
Não é possível associar documentos que estejam na revisão 0, ou seja, ainda não tem nenhuma revisão aprovada.
Na janela que será aberta selecione os documentos.
Localize o documento navegando pelas Pastas ou pela Busca selecionando Todos os documentos.
Associe mais de um arquivo mantendo o CTRL pressionado enquanto seleciona os documentos.
Após marcar os documentos que serão associados clique em “Selecionar”.
Os documentos associados serão listados e podem ser
visualizados ou
removidos.
Selecionando o documento podemos visualizar o PDF do arquivo.
Podemos remover a associação.
Clicando no ícone exibe os detalhes do documento.
Clique em “
Fechar” para fechar a janela. Os documentos associados são indicados com o sinal
no código do documento, clicando no ícone redireciona para a tela de associação dos documentos.
Ao visualizar, realizar Check out de um documento associado o sistema emite um alerta, informando que existe associação.
Revisão de documento com associação
Quando um documento com associação é revisado devemos informar quais envolvidos serão notificados para validar se todos os documentos relacionados estão alinhados.
Não fazer nada: Não notifica via e-mail e não gera pendência para os envolvidos nos documentos associados.
Notificar por e-mail: Usuários que tem permissão de revisar na pasta ou no documento receberão um e-mail informado que um documento que possui associação foi revisado.
Notificar por e-mail e gerar pendência de revisão: Usuários que tem permissão de revisar na pasta ou no documento receberão um e-mail informado que um documento que possui associação foi revisado e o Qualiex irá gerar pendência de revisão.
Pendência de revisão
Os documentos associados que tiveram alterações devem ser avaliados se a revisão será necessária. No
Docs os documentos que precisam ser atualizados são indicados pelo ícone
. Os documentos com associação são agrupados na pasta “
Documentos Associados” por meio do atalho “Pendências”.
Após revisar e atualizar o documento no
Docs, através do
checkout e
checkin a pendência de revisão é concluída automaticamente.
Caso a revisão do documento não seja necessária remova a pendência de revisão manualmente.
No documento que terá a pendência concluída, clique no ícone e a tela para finalizar será exibida.
Selecione a pendência e clique em “Concluir”.
Insira a observação para remoção da pendência de revisão e clique em “
Ok”.
no código do documento, clicando no ícone redireciona para a tela de associação dos documentos.
. Os documentos com associação são agrupados na pasta “
Documentos Associados” por meio do atalho “Pendências”.
exibe os detalhes do documento.
e a tela para finalizar será exibida.