Como associar documento?

Quando um documento tem relação com outro, podemos associá-los como um anexo.

Exemplo: Uma lista de presença pode ser associada a um conteúdo programático de um treinamento. Um formulário pode ser associado a um procedimento. Um check list pode ser associado a uma instrução de trabalho.

Acesse Dashboard.
Clique em Docs – Documentos.

3. Clique na aba “ Documentos” e selecione o documento desejado. 4. Clique em Opções > ” Associar Documentos”.

Necessário ter permissão de revisar os documentos que serão associados.

Será exibida a janela para selecionar os documentos que serão vinculados. Clique no ícone Associar.

É possível associar documentos que estejam na revisão 0, desde que essa revisão já esteja aprovada no sistema.

Na janela que será aberta selecione os documentos.

Localize o documento navegando pelas Pastas ou pela Busca selecionando Todos os documentos.

Associe mais de um arquivo mantendo o CTRL pressionado enquanto seleciona os documentos.

Após marcar os documentos que serão associados clique em “Selecionar”.

Os documentos associados serão listados e podem ser visualizados ou removidos.

Selecionando o documento podemos visualizar o PDF do arquivo.
Podemos remover a associação.
Clicando no ícone exibe os detalhes do documento.

Clique em “ Fechar” para fechar a janela. Os documentos associados são indicados com o sinal

no código do documento, clicando no ícone redireciona para a tela de associação dos documentos.

Ao visualizar, realizar Check out de um documento associado o sistema emite um alerta, informando que existe associação.

Revisão de documento com associação

Quando um documento com associação é revisado devemos informar quais envolvidos serão notificados para validar se todos os documentos relacionados estão alinhados.

Check Out documento sem fluxo: Ao enviar um documento com Revisão Concluída serão exibidas as opções de notificação.
Check Out documento com fluxo: Na conclusão da etapa de aprovação do fluxo serão exibidas as opções de notificação.

Não fazer nada: Não notifica via e-mail e não gera pendência para os envolvidos nos documentos associados.
Notificar por e-mail: Usuários que tem permissão de revisar na pasta ou no documento receberão um e-mail informado que um documento que possui associação foi revisado.
Notificar por e-mail e gerar pendência de revisão: Usuários que tem permissão de revisar na pasta ou no documento receberão um e-mail informado que um documento que possui associação foi revisado e o Qualiex irá gerar pendência de revisão.

Pendência de revisão

Os documentos associados que tiveram alterações devem ser avaliados se a revisão será necessária. No Docs os documentos que precisam ser atualizados são indicados pelo ícone

. Os documentos com associação são agrupados na pasta “ Documentos Associados” por meio do atalho “Pendências”.

Após revisar e atualizar o documento no Docs, através do checkout e checkin a pendência de revisão é concluída automaticamente. Caso a revisão do documento não seja necessária remova a pendência de revisão manualmente.

No documento que terá a pendência concluída, clique no ícone e a tela para finalizar será exibida.
Selecione a pendência e clique em “Concluir”.

Insira a observação para remoção da pendência de revisão e clique em “ Ok”.