A Lista Mestra de Documentos é o relatório que reúne, num só lugar, todos os documentos da sua organização — essencial para auditorias e para ter uma visão consolidada. Ela está disponível em Gestão › Relatórios, onde é possível aplicar filtros, agrupar informações e exportar os dados conforme a necessidade.
✦ Antes de começar
É necessário ter a permissão de "Gerenciar relatórios" habilitada no papel em Papéis e Permissões nas Configurações.
Acessando o módulo
🔎 Clique aqui e saiba Como acessar o módulo Documentos.
O que você visualiza na Lista Mestra
A Lista Mestra apresenta, em formato de lista, os documentos aos quais você tem acesso na unidade, com as principais informações de cada um:
- Código: identificador do documento.
- Nome: nome do documento.
- Pasta: pasta em que o documento está armazenado.
- Categoria: categoria à qual o documento está vinculado.
- Status: situação atual do documento (Em criação, Em elaboração, Em fluxo, Vigente ou Obsoleto).
- Local: local ao qual o documento está vinculado.
- Autor: usuário responsável pela criação do documento.
- Número da revisão: número da revisão vigente do documento.
- Data de aprovação: data em que o documento foi aprovado.
- Data da próxima revisão: data prevista para a próxima revisão do documento.
- Data de validade: data de validade do documento.
⚠️ Importante: A Lista Mestra respeita as permissões de cada usuário. Por isso, são exibidos apenas os documentos que você tem permissão para visualizar.
Gerando a lista mestra
- No menu Gestão, clique na aba Relatórios.
2. O sistema irá abrir a janela com o relatório 25-0001 Lista Mestra de Documentos.
3. Nessa tela, é possível aplicar filtros e configurações para a visualização do relatório:
- Agrupar por: permite agrupar os documentos por pasta, categoria ou emissor. A opção "Nenhum" exibe a listagem de todos os documentos sem agrupamento.
- Categoria: permite filtrar por "Todas" ou selecionar uma categoria específica para visualizar apenas os documentos vinculados a ela.
-
Status: permite selecionar um status específico ou a opção "Todos" para visualizar documentos de todos os status disponíveis.
-
Pasta: permite selecionar uma pasta específica ou a opção "Todas" para visualizar os documentos armazenados em qualquer pasta.
-
Aprovação de (...) até: permite informar um período de datas para exibir apenas os documentos aprovados dentro do intervalo selecionado.
-
Revisão vencida: exibe apenas os documentos cuja data de próxima revisão já expirou, ajudando a identificar o que está pendente de revisão.
- Validade vencida: exibe apenas os documentos cuja data de validade já expirou.
4. Após aplicar os filtros desejados, existem duas opções disponíveis:
- Download: baixa o relatório da Lista Mestra de Documentos em formato PDF no seu computador.
- Visualizar: abre a Lista Mestra em um visualizador dentro do sistema.
Tanto ao visualizar quanto ao baixar a Lista Mestra, o relatório será gerado com os filtros que estiverem aplicados no momento da ação.
5. No topo direito do visualizador, existe um menu com as opções:
-
: Aumentar e diminuir o zoom: permite ajustar o nível de ampliação do relatório para facilitar a visualização. -
: Imprimir o relatório: permite imprimir o relatório da Lista Mestra. -
: Baixar a lista mestra em seu computador: permite salvar uma cópia do relatório no dispositivo. Ao clicar em "Baixar", você poderá escolher o formato em que deseja exportar a Lista Mestra: PDF, Excel (.xlsx), Word (.docx) ou CSV.
A Lista Mestra de Documentos facilita o acompanhamento e a gestão dos documentos da organização, reunindo as principais informações em um único relatório. Com os filtros e opções de exportação disponíveis, é possível consultar os documentos de forma mais rápida, apoiar auditorias e acompanhar a situação dos documentos conforme a necessidade da organização.
⚠️ Comportamentos importantes
- Agrupe para leitura mais fácil. Use "Agrupar por" (por pasta, categoria ou emissor) para organizar a lista conforme a sua auditoria.