Como fazer a Padronização e Divulgação de uma ocorrência?
Atualizado em
Após
verificar a eficácia de um plano de ação que o resultado foi alcançado, devemos então seguir com a última etapa do PDCA a
Padronização e Divulgação.
A padronização garante que os processos estarão alinhados e uniformes de acordo com os ajustes aplicados conforme a causa raiz identificada e tratada. A divulgação compartilha com os envolvidos que houve mudanças e que todos devem agir em conformidade com o processo após os ajustes.
Acesse Dashboard.
Clique em Tracker V2 – Ocorrências
3. Na
tela inicial do
Tracker V2 clique em “
Minhas Atividades”. 4. Na ocorrência com a situação
clique no botão
para abrir e continuar a execução da ocorrência.
No fluxo PDCA Modelo somente quem tem permissão de verificar ocorrência nas configurações do Tracker V2 pode executar a etapa.
Será exibida a tela para dar andamento na etapa de avaliação de eficácia do plano de ação.
Cadastro da ocorrência
Padronização e Divulgação
Descrição da Padronização: Informe o que será feito para padronização dos processos e ajustes de atividades.
Descrição da Divulgação: Descreva como a atualização dos processos será divulgada.
Próxima etapa e Responsável: Indica que a ocorrência será concluída e o responsável pela etapa.
É definido no fluxo se o responsável pela etapa será o Usuário atual (que abriu a ocorrência), se o emissor vai especificar ao concluir a etapa quem vai aprovar ou somente usuários com determinada permissão poderão aprovar a ocorrência.
3.
Concluir: Clique em
para finalizar o registro e gravar a ocorrência.
Não é permitido concluir a ocorrência com ações em andamento, necessário finalizar as ações pela aba de
Ferramentas.
: Salve o que foi registrado, mas não finaliza o cadastro.
Voltar: Retorna para a listagem, mantêm o número da ocorrência mas as informações digitadas são perdidas.
Ferramentas
4.
Abas: Geral, Ferramentas, Descrição, Aprovado?, Analisar Causas, Plano de Ação e Plano Eficaz?: Veja as informações das etapas anteriores e se necessário utilize as ferramentas
5 Por quês, Diagrama de Causa e Efeito / Espinha de Peixe ou
5w2h para auxiliar na tratativa da ocorrência.
Inserir anexo na ocorrência
5.
Abas de anexo, comentários e Histórico: Adicione anexos como evidência, comente e marque colaboradores. No histórico veja as alterações da ocorrência. Podemos adicionar anexos na ocorrência para complementar as informações.
Clique em Anexos > Adicionar e selecione o arquivo no computador.
Após o carregamento os arquivos serão listados.
As imagens são exibidas no relatório da ocorrência, outros documentos lista somente o nome.
Clique no ícone para baixar o arquivo no computador.
Clique no ícone para remover o anexo.
Para remover é necessário ter o acesso total na unidade ou ser o colaborador que adicionou o anexo.
Após confirmar a remoção não é possível recuperar o arquivo.
Comentários
Podemos marcar os colaboradores e comentar, o usuários são notificado por e-mail que tem um comentário na ocorrência. Clique na aba
Comentários para exibir o campos para inserir as informações.
Para marcar um colaborador digite
@ e
nome do usuário cadastrado no Tracker V2, selecione na lista o nome do colaborador.
A listagem com o nome dos colaboradores são exibidos tachados.
Os colaboradores marcados recebem um e-mail de notificação.
Após adicionar um comentário é exibido o histórico e no caso de edição as alterações que foram feitas também são listadas. Quem escreveu o comentário pode editar ou remover o comentário.
Somente o autor do comentário pode editar ou remover.
Clique no ícone para editar o comentário. As edições ficam listadas no comentário, para visualizar clique em Editado.
Clique no ícone para remover o comentário.
Após confirmar a remoção não é possível recuperar o comentário.
Histórico
No histórico temos a rastreabilidade das alterações realizadas na ocorrência.
Clique na aba Histórico para visualizar.
Localizando ocorrência finalizada
Uma ocorrência concluída fica com o status e para ser exibida na listagem selecione a opção Mostrar Finalizadas no filtro.
clique no botão
para abrir e continuar a execução da ocorrência.
para finalizar o registro e gravar a ocorrência.
: Salve o que foi registrado, mas não finaliza o cadastro.
para baixar o arquivo no computador.
para remover o anexo.
para editar o comentário. As edições ficam listadas no comentário, para visualizar clique em Editado.
para remover o comentário.
e para ser exibida na listagem selecione a opção Mostrar Finalizadas no filtro.