Após registrar uma ocorrência a próxima etapa do fluxo
PDCA é a
Aprovação. O que acontece nessa etapa? É onde valida se a ocorrência procede e deve ser tratada.
3. Na
tela inicial do
Tracker V2 clique em “
Minhas Atividades”. 4. Na ocorrência com a situação
clique no botão
para abrir e continuar a execução da ocorrência.
No fluxo PDCA Modelo somente quem tem permissão de aprovar ocorrência nas configurações do Tracker V2 pode executar a etapa.
É definido no fluxo se o responsável pela etapa será o Usuário atual (que abriu a ocorrência), se o emissor vai especificar ao concluir a etapa quem vai aprovar ou somente usuários com determinada permissão poderão aprovar a ocorrência.
Será exibida a tela para avaliação da ocorrência, e definir se procede para ser aprovada e seguir na tratativa.
Preencher a ocorrência
Aprovado?: É necessário informar o motivo da aprovação da ocorrência para seguir com a próxima etapa.
Próxima etapa: Selecione se a ocorrência será:
Não: Reprovada: A ocorrência não procede e será reprovada.
Sim: Analisar Causas: A ocorrência está correta e vai seguir para a etapa de análise de causa.
Ao seguir para etapa de análise de causa selecione o colaborador responsável.
Reescrever: Descrição: Caso a descrição da ocorrência necessite de mais detalhes, retorne para etapa de descrição e o emissor complementa as informações.
Concluir: Clique em para finalizar o registro e gravar a ocorrência.
: Salve o que foi registrado, mas não finaliza o cadastro da ocorrência.
Voltar: Retorna para a listagem, mantêm o número da ocorrência mas as informações digitadas são perdidas.
Clique na seta para mostrar as opções:
Cancelar: Para cancelar uma ocorrência é necessário justificar o cancelamento. A justificativa é exibida no relatório da ocorrência.
Remover:Para remover uma ocorrência é necessário justificar a exclusão.
Após confirmar a remoção ou cancelamento não é possível recuperar as informações.
Ferramentas
4.
Abas: Geral, Ferramentas e Descrição: Veja as informações da ocorrência.
Geral: Exibe os dados da ocorrência e é possível ver o relatório da ocorrência.
Clique em
Ferramentas >
Adicionar . Será exibida a tela para selecionar a ferramenta que vai ser aplicada.
Selecione a ferramenta e clique em Próximo.
1. Descrição: Consulte o que foi informado na etapa anterior.
5.
Abas: anexo, comentários e histórico: Adicione anexos como evidência, comente e marque colaboradores. No histórico veja as alterações da ocorrência.
Inserir anexo na ocorrência
Podemos adicionar anexos na ocorrência para complementar as informações.
Clique em Anexos > Adicionar e selecione o arquivo no computador.
Após o carregamento os arquivos serão listados.
As imagens são exibidas no relatório da ocorrência, outros documentos lista somente o nome.
Clique no ícone para baixar o arquivo no computador.
Clique no ícone para remover o anexo.
Para remover é necessário ter o acesso total na unidade ou ser o colaborador que adicionou o anexo.
Após confirmar a remoção não é possível recuperar o arquivo.
Comentários
Podemos marcar os colaboradores e comentar, os usuários são notificados por e-mail que tem um comentário na ocorrência. Clique na aba
Comentários para exibir o campos para inserir as informações.
Para marcar um colaborador digite
@ e
nome do usuário cadastrado no Tracker V2, selecione na lista o nome do colaborador.
A listagem com o nome dos colaboradores são exibidos tachados.
Os colaboradores marcados recebem um e-mail de notificação.
Após adicionar um comentário é exibido o histórico e no caso de edição as alterações que foram feitas também são listadas. Quem escreveu o comentário pode editar ou remover o comentário.
Somente o autor do comentário pode editar ou remover.
Clique no ícone para editar o comentário. As edições ficam listadas no comentário, para visualizar clique em Editado.
Clique no ícone para remover o comentário.
Após confirmar a remoção não é possível recuperar o comentário.
Histórico
No histórico temos a rastreabilidade das alterações realizadas na ocorrência.
clique no botão
para abrir e continuar a execução da ocorrência.
para finalizar o registro e gravar a ocorrência.
: Salve o que foi registrado, mas não finaliza o cadastro da ocorrência.
para mostrar as opções:
para baixar o arquivo no computador.
para remover o anexo.
para editar o comentário. As edições ficam listadas no comentário, para visualizar clique em Editado.
para remover o comentário.