Quem percebe a necessidade de um documento não é sempre quem tem permissão para criá-lo ou revisá-lo. As solicitações existem para que esse pedido aconteça dentro do sistema, com justificativa, destinatário e registro — em vez de virar um e-mail ou uma conversa de corredor que ninguém consegue rastrear depois. Há dois tipos: pedir a criação de um documento que ainda não existe e pedir a revisão de um documento já publicado.
✦ Antes de começar
É necessário ter permissão na pasta em que o documento será criado ou revisado — e basta a permissão de ver: "Visualizar pasta" para solicitar a criação, "Visualizar documento" para solicitar a revisão. As permissões de pasta são definidas em Gestão › Permissões, por grupo de usuários. Sem elas, o formulário abre mas o envio não é concluído.
A solicitação de revisão parte da tela de detalhes de um documento já publicado, com o status "Vigente".
Acessando o módulo
🔎 Clique aqui e saiba Como acessar o módulo Documentos.
Solicitando a criação de um documento
- Abra a pasta em que o documento deveria existir e clique em "Mais opções", na barra da listagem.
- Clique em "Solicitar criação de documento".
- Preencha o formulário "Solicitar criação de documento":
- "Nome sugerido": obrigatório. O nome que você propõe para o documento — quem for criá-lo pode ajustar.
- "Pasta": obrigatório. Já vem preenchida com a pasta de onde você abriu a solicitação, e você pode trocá-la.
- "Categoria": obrigatório. Lista as categorias ativas e define as regras que o documento vai seguir (revisão, vigência, confirmação de leitura).
- "Justificativa": obrigatório. Explique o documento que falta e por que ele é necessário; a tela mostra o contador de caracteres enquanto você escreve.
- "Prazo desejado": opcional. É informativo — como diz a própria tela, "não gera cobrança nem aviso de atraso".
- Clique em "Enviar solicitação".
O botão "Enviar solicitação" fica indisponível até que os quatro campos obrigatórios estejam preenchidos — não há mensagem de erro, é o próprio botão que sinaliza o que falta. A solicitação passa a constar na lista com o tipo "Criação" e a situação "Pendente".
Solicitando a revisão de um documento
- Na listagem, abra o menu de ações (⋮) do documento e clique em "Detalhes".
- Na tela de detalhes, abra o menu ⋮ do cabeçalho (ao lado de "Compartilhar") e clique em "Solicitar revisão".
- Preencha o formulário "Solicitar revisão do documento":
- "Justificativa": obrigatório. Explique por que o documento precisa ser revisado.
- "Prazo desejado": opcional e informativo, como na solicitação de criação.
- Clique em "Enviar solicitação".
Como avisa a própria tela, a solicitação é enviada a quem responde pela revisão daquele documento, e a aba "Solicitações (N)" dos detalhes passa a mostrar a contagem atualizada. O envio não exibe mensagem de confirmação: a solicitação simplesmente passa a constar em Gestão › Solicitações, com o tipo "Revisão" e a situação "Pendente".
Acompanhando as suas solicitações
Acesse Gestão › Solicitações para ver o andamento. É aqui que você acompanha o que pediu: as suas solicitações não aparecem na Visão Pessoal, que lista somente o que espera resposta sua. A lista traz as colunas "Tipo", "Documento", "Requerente", "Criada em" e "Situação", e você filtra por:
- "Exibir": alterna entre "Minhas solicitações" (as que você criou), "Para responder" (as que aguardam a sua resposta) e "Todas". A tela guarda a última opção usada, então confira em que modo ela abriu.
- "Tipo": "Todos", "Criação" ou "Revisão".
- "De" e "Até": recorta por data de criação.
- "Filtro avançado": acrescenta "Busca" por texto, "Situação" e "Requerente".
Depois de escolher os filtros, clique em "Filtrar"; "Redefinir" devolve a barra ao estado inicial. Quando nada corresponde ao recorte, a lista mostra "Nenhuma solicitação encontrada."
Clique no chevron à esquerda da linha para expandir a solicitação: aparecem a pasta, a categoria, o prazo desejado e o texto da justificativa. Quando a solicitação foi rejeitada, esse mesmo bloco traz também o "Motivo da rejeição" e a linha "Respondido por … em …", com quem respondeu e a data.
Entendendo as situações da solicitação
- "Pendente": enviada, aguardando resposta de quem pode agir.
- "Aceita": alguém assumiu o pedido, mas ainda não começou — quem aceitou passa a ser o elaborador do documento.
- "Em andamento": o trabalho começou de fato. Na revisão, a situação muda quando quem aceitou escolhe como revisar o documento.
- "Concluída": o documento foi publicado — a situação muda sozinha quando a revisão entra em vigência. Enquanto o documento estiver em elaboração ou em fluxo de aprovação, a solicitação continua em "Em andamento".
- "Interrompida": o trabalho aceito foi encerrado sem conclusão. Se ainda for necessário, abra uma nova solicitação.
- "Rejeitada": o pedido foi negado, com motivo registrado.
- "Cancelada": você mesmo cancelou antes de alguém responder.
Cancelando uma solicitação
- Em Gestão › Solicitações, localize a sua solicitação com a situação "Pendente".
- Clique no ícone de cancelamento na linha. No diálogo "Cancelar solicitação", confirme em "Cancelar solicitação" — ou desista em "Manter solicitação".
O cancelamento não pede justificativa, avisa os destinatários e não pode ser desfeito — a solicitação permanece na lista com a situação "Cancelada".
⚠️ Comportamentos importantes
Só o requerente cancela, e só enquanto está pendente. Depois de aceita, a solicitação não pode mais ser cancelada por você: o trabalho já começou, e cabe a quem aceitou interrompê-lo, se for o caso.
As situações finais não reabrem. "Concluída", "Interrompida", "Rejeitada" e "Cancelada" encerram o ciclo. Se a necessidade continuar, abra uma nova solicitação.
Um documento pode ter várias solicitações ao mesmo tempo. A aba "Solicitações (N)" da tela de detalhes mostra a contagem do documento e serve só para consulta — não há botão de criar solicitação ali. O pedido de revisão sempre parte do menu ⋮ do cabeçalho dos detalhes.
Perguntas frequentes
Cliquei em "Enviar solicitação" e nada aconteceu. Por quê? Provavelmente falta a permissão de visualização na pasta. Nessa situação o formulário abre e o botão habilita, mas o envio não é concluído e a janela permanece aberta. Peça ao administrador a permissão "Visualizar pasta" (para solicitar criação) ou "Visualizar documento" (para solicitar revisão) naquela pasta e tente novamente.
Por que não encontro "Solicitar revisão" no menu do documento? Porque esse item fica no menu ⋮ do cabeçalho da tela de detalhes, logo abaixo de "Revisar arquivo" — ele não existe no menu de ações da linha da listagem. Abra os detalhes primeiro.