Revisar é gerar uma nova versão de um documento que já está vigente — quando o conteúdo mudou e precisa ser atualizado. Quando o documento não passa por um fluxo de aprovação, você mesmo conclui a revisão e ela já entra em vigor. Tudo começa pela opção "Revisar arquivo" no menu do documento.
✦ Antes de começar
É necessário ter a permissão "Revisar" habilitada na pasta ou documento. E só é possível revisar arquivos com o status vigente.
Acessando o módulo
🔎 Clique aqui e saiba Como acessar o módulo Documentos.
Revisando o documento
1. Acesse a pasta desejada, clique no menu de opções (⋮) do documento vigente, e clique em "Revisar arquivo".
2. Na janela "Revisar documento", escolha como revisar:
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Manual: baixe o arquivo, edite no seu computador e envie a nova versão
-
Google Docs: edite no Google Docs e salve a nova versão. Essa opção está disponível apenas para arquivos nos formatos .docx e .xlsx.
Revisando o documento manualmente
Ao selecionar a opção Manual, o sistema irá abrir a tela "Enviar versão editada":
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"Baixar atual": utilize essa opção para baixar a versão atual do documento.
-
Arquivo editado: após editar o arquivo em seu computador, envie o arquivo atualizado.
-
Descrição das alterações: é possível informar as alterações realizadas de uma versão para a outra, mas não é um campo obrigatório.
3. Em seguida, é possível:
- Cancelar: fecha a janela sem concluir a ação.
- Continuar em elaboração: mantém a revisão com o status Em elaboração, permitindo que você continue as alterações e as conclua em outro momento.
- Concluir revisão: finaliza a elaboração da revisão.
Revisando o documento online
Caso opte por revisar o documento utilizando a opção Google Docs, o sistema criará um documento no editor online para que você realize a edição e revisão diretamente no navegador.
Nessa tela, também aparecem as opções para:
- Salvar rascunho: salva a revisão em andamento, permitindo que ela seja retomada posteriormente, sem concluir o processo.
- Concluir revisão: finaliza a revisão e envia a nova versão do documento para a próxima etapa.
Continuar em elaboração
Caso opte para o documento continuar em elaboração (opção "Continuar em elaboração para revisão manual e "Salvar rascunho" para revisão online), você poderá acessar a tela de revisão novamente clicando no menu do documento (:) e selecionando a opção "Continuar revisão".
Para revisão manual, é possível visualizar, baixar e substituir o arquivo editado.
Para revisão online, o sistema abre a janela com as opções para:
- Visualizar: abre o documento para consulta.
- Editar novamente online: reabre o documento no editor online para que você continue a revisão.
- Remover: exclui a versão online da revisão. Após removê-la, será possível enviar um arquivo editado em seu computador para dar continuidade à revisão.
Concluir a revisão
1. Após finalizar a revisão do documento (manual ou online), clique em Concluir revisão para avançar para as próximas etapas.
2. O sistema irá avançar para a aba de Dados gerais, onde é possível editar o nome, pasta, categoria e descrição do documento.
3. Em seguida, você será direcionado para a aba Associações, onde são exibidos os documentos vinculados ao documento atual. Caso não exista nenhuma associação, o sistema apresentará a mensagem "Nenhum documento associado".
4. Ao finalizar, clique em "Concluir".
Sem fluxo de aprovação configurado à pasta/categoria, o documento volta a Vigente com o número da revisão incrementado (ex.: Rev. 0 → Rev. 1) e a data de próxima revisão é recalculada, caso haja uma periodicidade de revisão configurada na categoria.
Caso exista um fluxo de aprovação configurado, o sistema irá abrir a janela para selecionar o fluxo que será utilizado para aprovação da nova versão do documento.
🔎 Para continuar o processo de aprovação da revisão, consulte o artigo [Como revisar documentos com fluxo de aprovação.]
⚠️ Comportamentos importantes
- Ao iniciar a revisão, o documento fica "Em elaboração". Enquanto você não conclui, o menu do documento passa a mostrar "Continuar revisão" e "Cancelar revisão" — use "Cancelar revisão" para desistir e voltar o documento ao estado vigente anterior.
- Guarde para depois com "Continuar em elaboração". Se a nova versão ainda não está pronta, clique em "Continuar em elaboração" em vez de "Concluir revisão".
- Google Docs só edita arquivos online (.docx/.xlsx). Tentar revisar um PDF pelo Google mostra "Este tipo de arquivo não é suportado para edição online via Google."