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Como revisar um documento sem fluxo de aprovação?

Revisar é gerar uma nova versão de um documento que já está vigente — quando o conteúdo mudou e precisa ser atualizado. Quando o documento não passa por um fluxo de aprovação, você mesmo conclui a revisão e ela já entra em vigor. Tudo começa pela opção "Revisar arquivo" no menu do documento.

✦ Antes de começar

É necessário ter a permissão "Revisar" habilitada na pasta ou documento. E só é possível revisar arquivos com o status vigente.

Acessando o módulo

🔎 Clique aqui e saiba Como acessar o módulo Documentos.

Revisando o documento

1. Acesse a pasta desejada, clique no menu de opções (⋮) do documento vigente, e clique em "Revisar arquivo".

2. Na janela "Revisar documento", escolha como revisar:

  • Manual: baixe o arquivo, edite no seu computador e envie a nova versão

  • Google Docs: edite no Google Docs e salve a nova versão. Essa opção está disponível apenas para arquivos nos formatos .docx e .xlsx.

Revisando o documento manualmente

Ao selecionar a opção Manual, o sistema irá abrir a tela "Enviar versão editada":

  • "Baixar atual": utilize essa opção para baixar a versão atual do documento.

  • Arquivo editado: após editar o arquivo em seu computador, envie o arquivo atualizado.

  • Descrição das alterações: é possível informar as alterações realizadas de uma versão para a outra, mas não é um campo obrigatório.

3. Em seguida, é possível:

  • Cancelar: fecha a janela sem concluir a ação.
  • Continuar em elaboração: mantém a revisão com o status Em elaboração, permitindo que você continue as alterações e as conclua em outro momento.
  • Concluir revisão: finaliza a elaboração da revisão.

Revisando o documento online

Caso opte por revisar o documento utilizando a opção Google Docs, o sistema criará um documento no editor online para que você realize a edição e revisão diretamente no navegador.

Nessa tela, também aparecem as opções para:

  • Salvar rascunho: salva a revisão em andamento, permitindo que ela seja retomada posteriormente, sem concluir o processo.
  • Concluir revisão: finaliza a revisão e envia a nova versão do documento para a próxima etapa.

Continuar em elaboração

Caso opte para o documento continuar em elaboração (opção "Continuar em elaboração para revisão manual e "Salvar rascunho" para revisão online), você poderá acessar a tela de revisão novamente clicando no menu do documento (:) e selecionando a opção "Continuar revisão".


Para revisão manual, é possível visualizar, baixar e substituir o arquivo editado.

Para revisão online, o sistema abre a janela com as opções para:

  • Visualizar: abre o documento para consulta.
  • Editar novamente online: reabre o documento no editor online para que você continue a revisão.
  • Remover: exclui a versão online da revisão. Após removê-la, será possível enviar um arquivo editado em seu computador para dar continuidade à revisão.

Concluir a revisão

1. Após finalizar a revisão do documento (manual ou online), clique em Concluir revisão para avançar para as próximas etapas.

2. O sistema irá avançar para a aba de Dados gerais, onde é possível editar o nome, pasta, categoria e descrição do documento. Em seguida, clique em "Continuar".

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Em seguida, você será direcionado para a aba Associações, onde são exibidos os documentos vinculados ao documento atual.

Documentos sem associações

Caso não exista nenhum documento associado ao documento revisado, o sistema exibirá a mensagem "Nenhum documento associado". Em seguida, clique em "Continuar" para prosseguir com a revisão. 

Documentos com associações

Quando houver documentos associados ao documento que está sendo revisado, o sistema lista todos os documentos associados.  Para cada um, você poderá escolher qual ação será aplicada.

Nessa tela, você pode:

  • Definir individualmente: selecione a opção desejada no campo ao lado de cada documento. 
  • Aplicar a todos: utilize o campo "Aplicar a todos", localizado no topo da tela. A opção selecionada será aplicada automaticamente a todos os documentos da lista.

Ações disponíveis

As ações disponíveis para os documentos associados são:

  • Gerar pendência e notificar: cria a pendência de revisão para o documento associado e dispara uma notificação ao responsável pelo documento (ou aos grupos com permissão de revisar), avisando que o documento associado foi revisado e que há uma pendência a tratar.

  • Apenas avisar: Envia somente uma notificação informativa a quem pode revisar o documento associado, comunicando que ele pode precisar de revisão.

  • Iniciar revisão automática: inicia automaticamente uma revisão para o documento associado. É necessário que seu usuário tenha permissão para revisar o documento associado; sem essa permissão, a opção fica indisponível e, é gerada uma pendência.

  • Não gerar pendência: nenhuma ação é tomada sobre o documento associado — ele não recebe pendência nem aviso.

4. Após configurar a ação que será aplicada para os documentos associados, clique em "Continuar".

5. O sistema irá abrir a aba "Cabeçalho e rodapé", para realizar a configuração de aplicação de modelo de cabeçalho e rodapé do documento.

  • Com um ou mais modelos configurados: você irá escolher qual modelo de cabeçalho será aplicado nesse documento. É possível selecionar um modelo específico ou utilizar a opção "Sem modelo", para não aplicar nenhum modelo ao documento.

  • Com um modelo de cabeçalho obrigatório: o sistema irá informar que o modelo de cabeçalho configurado é obrigatório. Clique em "Continuar" para avançar.

6. Na aba "Fluxos de aprovação", o sistema exibe a mensagem "Nenhum fluxo de aprovação disponível para esta pasta e categoria". Para finalizar, clique em "Concluir".

Ao concluir a revisão, o documento volta a Vigente com o número da revisão incrementado (ex.: Rev. 0 → Rev. 1) e a data de próxima revisão é recalculada, caso haja uma periodicidade de revisão configurada na categoria.

🔎 Para revisar um documento com fluxo de aprovação configurado, consulte o artigo: Como revisar documentos com fluxos de aprovação no módulo Documentos no Qualiex? 


⚠️ Comportamentos importantes

  • Ao iniciar a revisão, o documento fica "Em elaboração". Enquanto você não conclui, o menu do documento passa a mostrar "Continuar revisão" e "Cancelar revisão" — use "Cancelar revisão" para desistir e voltar o documento ao estado vigente anterior.
  • Guarde para depois com "Continuar em elaboração". Se a nova versão ainda não está pronta, clique em "Continuar em elaboração" em vez de "Concluir revisão".
  • Google Docs só edita arquivos online (.docx/.xlsx). Tentar revisar um PDF pelo Google mostra "Este tipo de arquivo não é suportado para edição online via Google."

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