Quando muitos colaboradores utilizam documentos, controlar as cópias físicas é essencial para garantir segurança da informação e rastreabilidade. O relatório RTU0045 permite identificar onde estão essas cópias, aplicar filtros por locais e documentos, visualizar pendências e exportar os dados para apoiar a gestão dos documentos físicos.
Acessando o Módulo
Visualizando o Relatório RTU0045
No módulo Docs vá até a aba "Relatórios" e selecione o relatório "RTU0045 - Controle de Cópias Físicas".
Para gerar um relatório, não é necessária nenhuma permissão específica, basta ter acesso ao módulo Docs.
Com o relatório selecionado, clique em "Visualizar".
Ao clicar em “Visualizar”, você será direcionado para uma aba onde poderá configurar as opções que deseja exibir no relatório.
Locais
Define em quais pastas o sistema deve buscar os documentos. Em [Todas as pastas], o relatório considera todos os locais disponíveis.
Documentos
Permite selecionar documentos específicos que terão suas cópias físicas exibidas no relatório. Em [Todos], o sistema considera todos os documentos encontrados nos locais selecionados.
Agrupar por
Define como as informações serão organizadas no relatório (por exemplo, por documento ou por local), facilitando a leitura e a análise dos dados.
Exibir metadados
Quando marcado, adiciona ao relatório os metadados dos documentos, como informações de cadastro e propriedades adicionais relacionadas às cópias físicas.
Exibir pendências
Inclui no relatório as pendências vinculadas às cópias físicas dos documentos.
Exibir documentos obsoletos
Faz com que o relatório mostre também as cópias físicas de documentos já marcados como obsoletos, ajudando a identificar materiais que precisam ser recolhidos ou descartados.
Exibir pendências adicionadas manualmente
Quando habilitado, o relatório passa a exibir também as pendências de cópias físicas lançadas manualmente pelos usuários, além das pendências geradas automaticamente pelo sistema.
Abrindo o relatório
Após realizar o filtro necessário clique em 
. O relatório será gerado e apresentará as seguintes informações:
Na barra de opções (parte superior), será possível:
- Navegar entre as páginas sem precisar sair da página atual, basta clicar no botão
e escolher a página - Localizar alguma palavra ou frase dentro do relatório, clicando no botão
será possível preencher e navegar entre as opções de busca. - Mudar a página para a próxima ou anterior, e também pelo número da página, para isso utilize os recursos
- Diminuir ou aumentar o zoom do relatório, para isso utilize os recursos
- Utilizar o modo apresentação pelo botão
, ou imprimir pelo botão
- Exportar o relatório em algumas extensões:
PDF
XLSX
CSV
DOCX
- Outras opções, como exportar com ou sem formatação, mudar a orientação do relatório, entre outros, é só clicar no botão
Ao final de cada página do relatório teremos informações para a rastreabilidade: qualidade de páginas, nome da sua empresa, data e hora de visualização do relatório, e em qual site. No canto inferior direito teremos a logo da Forlogic. Essas informações evidenciam que o relatório foi gerado por um sistema computadorizado.
