A lista de documentos possui colunas exibidas por padrão, mas é possível personalizar quais informações serão apresentadas e a ordem de exibição. Assim, você pode deixar em destaque os dados mais utilizados, como validade, emissor ou local.
✦ Antes de começar
A escolha de colunas é uma preferência de visualização sua — não altera nada para os outros usuários.
Acessando o módulo
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Escolhendo as colunas
- Na listagem, clique no ícone de colunas, localizado no canto direito do cabeçalho da lista.
2. O sistema irá abrir o menu "Colunas". Em seguida, marque as colunas que deseja exibir ou desmarque aquelas que não deseja visualizar, utilizando a checkbox correspondente. As alterações serão aplicadas à lista de documentos.
As colunas disponíveis são:
- Código — Identificador do documento na base. É o que permite localizar e referenciar o documento de forma única.
- Nome — Título do documento, que descreve seu conteúdo ou finalidade.
- Categoria — Classificação do documento (por exemplo, procedimento, política, instrução de trabalho), usada para organizá-lo dentro da estrutura.
- Responsável — Pessoa responsável pelo documento, geralmente encarregada de sua elaboração, revisão ou manutenção.
- Status — Situação atual do documento no sistema (por exemplo, vigente, em elaboração, obsoleto).
- Tamanho — Tamanho do arquivo do documento, útil para identificar arquivos maiores.
- Próxima Revisão — Data prevista para a próxima revisão do documento, ajudando no controle de atualizações periódicas.
- Revisão — Número ou identificação da revisão atual, indicando a versão vigente do documento.
- Local — Setor de identificação do documento, indicando a área ou departamento ao qual ele está vinculado.
- Validade — Data até a qual o documento é considerado válido.
- Data da Aprovação — Data em que o documento foi aprovado e passou a ser vigente.
- Extensão — Formato do arquivo do documento (por exemplo, PDF, DOCX, XLSX).
- Atualizado em — Data da última atualização realizada no documento.
- Atualizado por — Usuário que realizou a última atualização no documento.
- Data da Criação — Data em que o documento foi cadastrado no sistema.
- Emissor — Responsável pela emissão do documento, ou seja, quem o originou.
- Associações — Indica os itens vinculados ao documento (registros, processos ou outros documentos), permitindo visualizar onde ele é utilizado ou referenciado.
Ao habilitar a coluna "Associações", o sistema apresenta um indicador que informa se o documento possui documentos associados. Ao clicar nesse indicador, é possível visualizar a quantidade de associações existentes e acessar rapidamente os documentos vinculados.
3. Para reordenar as colunas, posicione o mouse sobre o ícone ao lado da coluna desejada e arraste para a posição escolhida. O sistema irá ajustar a ordem de exibição das colunas conforme a configuração realizada.
Opções do menu
- Selecionar todas: exibe todas as colunas.
- Ajustar ao conteúdo: ajusta a largura das colunas ao conteúdo.
- Redefinir padrão: volta às colunas padrão.