Quando um documento controlado é revisado, as cópias físicas já impressas da versão anterior ficam desatualizadas — e precisam ser atualizadas para refletir a nova revisão. O módulo sinaliza essa pendência direto na lista de documentos, e a atualização é registrada para manter a rastreabilidade.
✦ Antes de começar
Esta pendência aparece em documentos controlados que têm cópias físicas registradas de uma revisão anterior. 🔎 Veja Como gerenciar cópias físicas?.
Acessando o módulo
🔎 Clique aqui e saiba Como acessar o módulo Documentos.
Identificando a pendência
Na listagem da pasta, os documentos com cópias desatualizadas exibem um ícone de alerta, que identifica a pendência atualização de cópias físicas. Ao passar o mouse, o sistema exibe a mensagem "Este documento possui N cópia(s) controlada(s) desatualizada(s)".
Atualizando as cópias
Quando uma cópia física estiver com status "Obsoleta", é necessário recolher a cópia referente à revisão anterior e gerar uma nova cópia da revisão vigente para realizar a distribuição da versão atualizada no setor.
Existem dois caminhos para atualizar as cópias físicas:
- Clique no ícone de alerta exibido ao lado do documento.
-
Acesse o menu de opções (⋮) do documento e selecione a opção "Cópias físicas".
Como atualizar a cópia
1. O sistema abrirá a tela de Controle de cópias físicas, exibindo a quantidade de cópias geradas para o documento e identificando as cópias que estão obsoletas.
2. Ao lado do status, é exibido o ícone 🔄️para atualizar a cópia física.
3. Ao clicar nesse ícone, o sistema irá abrir a janela para configurar a atualização da cópia controlada. Preencha os campos solicitados:
- Local de uso: informe em qual setor este documento será utilizado. Ao clicar em "Selecione um local", o sistema lista os locais cadastrados nas Configurações. Selecione onde irá distribuir essa cópia.
- Justificativa: informe o motivo pelo qual o documento está sendo impresso.
4. Para concluir, clique em "Atualizar". O sistema irá baixar a nova revisão do arquivo em seu computador com a marca d'água Cópia Controlada.
5. Abra o arquivo baixado e realize a impressão da nova cópia.
Repita esse processo para todas as cópias que estiverem com status "Obsoleta", garantindo que as cópias físicas distribuídas sejam substituídas pela versão atualizada do documento.
⚠️ Comportamentos importantes
- A pendência fica na lista, não na Visão Pessoal. Não há uma aba de cópias na Visão Pessoal; o aviso é o ícone de alerta na linha do documento.
- A atualização é registrada. Cada atualização de cópia controlada exige local e justificativa e fica registrada — é uma impressão rastreada.