Como realizar a Padronização e Divulgação de uma Ocorrência?
Quando uma ocorrência é tratada de maneira eficiente, ela se torna uma oportunidade real de evoluir o sistema de gestão da qualidade. Esse processo facilita a padronização das rotinas, o registro de todas as alterações realizadas, a documentação dos aprendizados obtidos e a implementação de melhorias contínuas, tornando o sistema mais robusto. O registro detalhado contribui para um controle interno mais sólido, garante a rastreabilidade das ações tomadas e facilita o compartilhamento do conhecimento entre toda a equipe, promovendo mais agilidade e reduzindo a repetição de problemas semelhantes.
Para realizar a etapa de padronização e divulgação é necessário que o usuário seja responsável pela etapa, ouresponsável pela ocorrência ou que possuam a permissão “Editar todas” Definida nas Configurações > Papel e permissão.
Selecione a ocorrência desejada para seguir com a padronização e divulgação.
Ao selecionar a ocorrência desejada, acesse a aba "Padronização", complete os campos solicitados e salve para registrar as atualizações.
A divulgação da ocorrência permite que informações importantes sejam compartilhadas com toda a equipe, fortalecendo a transparência e promovendo o aprendizado coletivo a partir de cada situação tratada.
Ao clicar em “Divulgar”, será exibida uma tela onde é possível selecionar o assunto e o corpo do e-mail, além de definir quais informações aparecerão no relatório que pode ser enviado em anexo. Também é possível adicionar e-mails externos e selecionar os colaboradores que receberão a comunicação. Para finalizar, clique em “Enviar”.
Ao concluir o preenchimento das etapas anteriores, no canto superior direito, ao clicar em “Salvar”, você encontrará também as seguintes opções:
Salvar e avançar: Registra as alterações e segue para a próxima etapa.
Salvar: Grava as mudanças e mantem na tela da ocorrência.
Salvar e fechar: Salva os dados e volta pra listagem de ocorrências.
Com a padronização realizada, a tratativa da ocorrência é encerrada.
