Quando um documento é revisado, os documentos associados a ele também podem precisar ser atualizados. Para facilitar esse controle, o sistema permite definir, durante a revisão, como os documentos associados serão tratado. Dessa forma, você mantém os documentos relacionados alinhados à versão mais recente, conforme a necessidade de cada situação.
✦ Antes de começar
É necessário ter a permissão "Revisar" habilitada na pasta ou documento. E só é possível revisar arquivos com o status vigente.
Acessando o módulo
🔎 Clique aqui e saiba Como acessar o módulo Documentos.
Definindo a ação para os documentos associados
1. Inicie a revisão do documento desejado. Veja os artigos relacionados:
- Como revisar um documento sem fluxo de aprovação?
- Como revisar documentos com fluxos de aprovação no módulo Documentos no Qualiex?
2. Caso o documento possua associações, o sistema apresentará as opções de ação para os documentos associados. Escolha a que se aplica ao seu caso:
Nessa tela, você pode:
- Definir individualmente: selecione a opção desejada no campo ao lado de cada documento.
- Aplicar a todos: utilize o campo "Aplicar a todos", localizado no topo da tela. A opção selecionada será aplicada automaticamente a todos os documentos da lista.
Ações disponíveis
As ações disponíveis para os documentos associados são:
- Não gerar pendência: nenhuma ação é tomada sobre o documento associado — ele não recebe pendência nem aviso.
- Apenas notificar: Envia somente uma notificação informativa a quem pode revisar o documento associado, comunicando que ele pode precisar de revisão.
- Gerar pendência: cria uma pendência de revisão para que o documento associado seja revisado posteriormente. A pendência fica registrada na Visão Pessoal do responsável (ou dos grupos com permissão de revisar). Veja como resolver a pendência: Como resolver uma pendência de revisão originada por documento associado?
- Gerar pendência e notificar: cria a pendência de revisão para o documento associado e dispara uma notificação ao responsável pelo documento (ou aos grupos com permissão de revisar), avisando que o documento associado foi revisado e que há uma pendência a tratar.
- Iniciar revisão automática: inicia automaticamente uma revisão para o documento associado. É necessário que seu usuário tenha permissão para revisar o documento associado; sem essa permissão, a opção fica indisponível e, é gerada uma pendência.
4. Após configurar a ação que será aplicada para os documentos associados, clique em "Continuar" para concluir o processo de revisão do documento.
O restante do processo pode ser consultados nos artigos abaixo:
⚠️ Comportamentos importantes
- Documentos sem associação não exibem essas opções. Se o documento não possuir vínculos, a revisão segue normalmente, sem a etapa de escolha.
- A opção "Aplicar a todos" vale para os documentos associados. Avalie o impacto antes de confirmar, pois a ação selecionada será aplicada a todos os documentos associados.