As notificações no módulo Documentos são essenciais para manter os usuários informados sobre ações, pendências e alterações importantes. Com essa funcionalidade, é possível configurar alertas automáticos para garantir que responsáveis e equipes sejam avisados sobre eventos relevantes, evitando atrasos e falhas de comunicação.
Por que configurar notificações?
- Agilidade: Usuários são avisados imediatamente sobre mudanças.
- Controle: Reduz riscos de esquecimento de prazos e pendências.
- Organização: Mantém todos os envolvidos atualizados sobre decisões e ações.
✦ Antes de começar
Para acessar a aba de Notificações e fazer qualquer alteração, é necessário ter a permissão de “Gerenciar ” Notificações . Definido na aba Configurações > Papel e permissões
Acessando o Módulo
Passo a passo para acessar as notificações
No módulo de Configurações, selecione a aba Notificações.
Na aba Notificações, selecione a opção Documentos.
Como habilitar as notificações
Notificação desabilitada
Notificação habilitada
Documentos
- Obsolescência de documentos — avisa quando um documento é tornado obsoleto manualmente. É enviada ao responsável pelo documento e aos usuários que têm permissão para visualizar documentos obsoletos.
- Documento disponível para leitura — avisa quando um documento é disponibilizado para leitura. O destinatário depende da configuração definida na categoria do documento: pode ser enviada a todos os usuários que podem visualizar o documento ou apenas aos grupos de usuários que precisam confirmar a leitura.
Periódico
- Documentos pendentes de leitura: documentos com confirmação de leitura ainda pendente. Enviada aos usuários que têm leituras pendentes.
- Documentos pendentes de revisão e a vencer nos próximos 7 dias: documentos cuja data de próxima revisão venceu ou irá vencer em 7 dias. Enviada ao responsável pelo documento; se não houver responsável, aos usuários com permissão de revisar.
- Documentos pendentes em fluxo: documentos que estão em uma etapa de fluxo de aprovação aguardando uma ação do usuário responsável. Enviada aos usuários envolvidos na etapa atual.
- Documentos vencidos e pendentes de vencimento nos próximos 30 dias: documentos cuja validade expirou ou irá expirar nos próximos 30 dias. Enviada aos usuários com permissão de revisar e aos usuários com permissão de "editar dados gerais de todos os documentos".
- Documentos pendentes em criação: documentos que estão com o status "Em criação" e ainda não foram concluídos. Enviada ao emissor do documento.
As alterações realizadas são salvas automaticamente pelo sistema. Após a configuração, os usuários receberão as notificações conforme os tipos de avisos habilitados.
As notificações periódicas são enviadas por e-mail, semanalmente, às segundas-feiras de manhã.