Gestão documental é a prática de manter os documentos da sua organização sempre controlados: com um código único, uma revisão identificada e a garantia de que só a versão certa está valendo para quem precisa dela. No módulo Documentos, isso acontece de forma natural porque todo documento percorre um ciclo de vida — da criação até a obsolescência — e o sistema mostra, a qualquer momento, em que ponto desse caminho ele está. Entender esses estados ajuda você a saber o que pode fazer com cada documento e por que ele aparece (ou não) para os outros usuários.
Entendendo os status do documentoTodo documento tem um status, que indica sua fase no ciclo de vida. São cinco:
- Em criação: o documento acabou de ser iniciado e ainda está sendo montado por quem o criou.
- Em elaboração: está sendo trabalhado/editado — é também o estado para onde ele volta quando entra em revisão.
- Em fluxo: foi enviado para um fluxo de aprovação e aguarda a decisão dos aprovadores.
- Vigente: está aprovado e valendo — é a versão oficial que a organização deve seguir.
- Obsoleto: foi substituído ou descontinuado e não vale mais, mas permanece guardado para histórico.
Como o documento caminha pelo ciclo
Um documento nasce Em criação e, enquanto está sendo escrito, fica Em elaboração. Quando fica pronto, ele pode seguir por um fluxo de aprovação — passando a Em fluxo até que os aprovadores decidam — ou ser publicado diretamente como Vigente, quando seu conteúdo já está concluído. Já Vigente, o documento pode ser revisado (voltando a Em elaboração para gerar uma nova versão) ou tornado obsoleto quando deixa de valer.
Essas transições não ficam numa tela separada: você as aciona pelo menu de ações do documento, na lista de documentos da pasta. Ali aparecem opções como "Revisar arquivo" (inicia uma revisão), "Fluxo de aprovação" (acompanha a aprovação) e "Tornar obsoleto" (encerra a vigência).
Onde o status aparece
O status fica visível na coluna "Status" da lista de documentos de cada pasta, como uma etiqueta colorida: Vigente em verde, Em elaboração em azul, Obsoleto em cinza. Você também pode usar o filtro "Status" (em Filtros avançados) para ver só os documentos de uma determinada fase.
⚠️ Comportamentos importantes
- O status aparece na lista, não na tela de detalhes. Ao abrir os Detalhes Gerais de um documento, você vê código, revisão e nome, mas não uma etiqueta de status — para conferir a fase, olhe a coluna "Status" na lista da pasta.
- Tornar obsoleto parte da vigência. A opção "Tornar obsoleto" está disponível para documentos que já estão Vigentes — é assim que uma versão oficial é encerrada.
Perguntas frequentes
Qual a diferença entre "Em elaboração" e "Em fluxo"? Um documento em elaboração ainda está sendo construído; já um documento em fluxo ele já foi enviado para aprovação e aguarda a decisão dos aprovadores.
Um documento obsoleto some do sistema? Não. Ele deixa de valer como versão oficial, mas continua arquivado para consulta e histórico.