Como desenhar um fluxo?

O Modo Desenho é o editor visual onde você estrutura o processo e transforma suas etapas em um diagrama. Nele, você organiza as atividades, distribui as responsabilidades em raias e estabelece a sequência em que cada etapa acontece.

É nesse desenho que o processo é apresentado para avaliação e aprovação e, depois de aprovado, é ele que os colaboradores consultam para entender como o processo funciona, quem participa e em que ordem as atividades acontecem.

✦ Antes de começar

👤 Quem pode editar o desenho

Para acessar o modo de desenho, é necessário:

Ser o emissor do fluxo; ou
Ter a permissão "Editar todos os fluxos", configurada em Configurações > Papéis e permissões; ou
Ter a permissão "Editar fluxos do meu local", configurada em Configurações > Papéis e permissões, desde que o fluxo pertença ao mesmo local hierárquico do usuário.

✏️ Quando o desenho pode ser editado

O desenho do fluxo pode ser editado apenas quando o fluxo está nos status "Em Elaboração" ou "Reprovado".
Nos status "Aguardando Avaliação", "Aprovados" ou "Em fluxo", a edição do desenho fica bloqueada.

📚 Artigos de apoio

Para compreender melhor a linguagem BPMN e os conceitos utilizados na representação dos processos, consulte também os artigos abaixo:

Acessando o módulo

🔎 Clique aqui e saiba Como acessar o módulo Fluxos

Acessando o Modo Desenho

Para acessar o modo desenho, existem dois caminhos:

Na listagem de Fluxos, abra o menu Opções do fluxo desejado e clique em Modo desenho.

Clique no fluxo e selecione "Desenhar fluxo", se o desenho ainda não foi iniciado, ou "Editar desenho", se ele já foi iniciado.

Desenhando o diagrama

Estruture o processo: arraste um Pool do painel esquerdo para a área de desenho e acrescente as Lanes (responsáveis) e as Phases (etapas) que o processo tiver.
Adicione o evento de início, que marca o disparo do processo, na raia de quem inicia.
Arraste as Atividades (tarefas) para as raias correspondentes, posicionando cada uma na raia de quem a executa.
Insira os Gateways nos pontos em que o processo se divide por decisão.
Conecte os elementos com o Fluxo de sequência, na ordem em que as etapas acontecem.
Finalize com o evento de fim e clique em Salvar.

🔎 Para entender melhor os recursos e as possibilidades do modo desenho, consulte também o artigo: Como é a área de desenho do módulo Fluxos?

💾 Salvando o trabalho

O editor combina dois mecanismos de salvamento:

Salvamento automático: as alterações são gravadas automaticamente durante a edição, conforme as mudanças realizadas no fluxo.
Salvamento manual: ao clicar em Salvar, o sistema registrar as alterações realizadas.

Opções da tela

O menu Opções, no editor, reúne as ações do fluxo:

Exportar fluxo: baixa a imagem do diagrama.
Imprimir fluxo: envia o diagrama para impressão. Veja Como exportar e imprimir o desenho de um fluxo?
Vínculos das formas: lista os recursos vinculados aos elementos do desenho.
Gerar Relatório: gera um relatório com as informações do fluxo. Veja Como gerar o relatório de um fluxo?
Histórico de versões: permite consultar as versões anteriores do fluxo. Veja Como acessar as versões anteriores do desenho de um fluxo?
Enviar para avaliação: encaminha o fluxo para avaliação. Veja Como enviar um fluxo para avaliação?

⚠️ Comportamentos importantes

Abrir o Modo Desenho reserva o fluxo para você. Enquanto o editor está aberto, outra pessoa não consegue editar o mesmo fluxo — ela recebe o aviso de que o fluxo está sendo editado e deve aguardar a liberação. A reserva expira sozinha depois de um período de inatividade.

Abrir o desenho de um fluxo reprovado muda o status. Em um fluxo Reprovado, abrir o Modo Desenho já devolve o status para Em Elaboração, mesmo sem nenhuma alteração. Se abriu apenas para consultar, considere usar a visualização do fluxo em vez do editor.

Fluxo aprovado não é editável. Em um fluxo aprovado, o Modo Desenho não é habilitado — para alterar o desenho é necessário criar uma nova revisão. Veja Como criar uma nova revisão.

Perguntas frequentes

É necessário salvar manualmente ou o sistema salva sozinho? O editor salva automaticamente enquanto você trabalha. Ainda assim, use Salvar ao concluir uma alteração relevante.
Por que não consigo abrir o Modo Desenho de um fluxo? Verifique o status. O editor só é oferecido para fluxos Em Elaboração ou Reprovado — em Aguardando Avaliação, Aprovado ou Em fluxo, a edição do desenho fica bloqueada.
Preciso usar Pool, Raia e Fase? Não é obrigatório, mas é altamente recomendável: são essas estruturas que deixam claro quem é responsável por cada atividade e em que etapa ela acontece, o que torna o diagrama muito mais fácil de ler.
Como reaproveito formas em outros fluxos? Salvando-as na biblioteca. A seção Personalizados do painel esquerdo guarda sua biblioteca pessoal e a biblioteca compartilhada da empresa — para publicar formas na compartilhada, é necessária a permissão de adicionar elementos à biblioteca da empresa.