A personalização das configurações do módulo Ocorrências como as definições das configurações de cadastro e de formulário padrão das ocorrências são funcionalidades exclusivas do Qualiex. Caso identifiquem que o Qualiex e sua capacidade de personalização é mais aderente as necessidades da sua organização, fale com um de nossos especialistas!
Sabemos que, em alguns cenários, determinadas informações são essenciais para certos processos, mas podem não ter tanta relevância em outros. Pensando nisso, o Qualiex permite ajustar essas configurações de acordo com cada realidade. Já no Qualitfy, essas definições vêm pré-configuradas, de forma prática e padronizada, para facilitar a condução dos processos em pequenas empresas.
1. Acesse o módulo
2. Localizando as configurações do módulo Ocorrências
Após acessar o módulo, localize e clique na aba "Configurações", está localizada no canto inferior esquerdo da tela, a última aba.
Para atuar na aba de Configurações, é necessário ter a permissão de Gerenciar. Definido na aba Papéis e permissões > Configurações.
3. Entendendo a configuração de planos de ação
Esse grupo de configurações está relacionado às definições dos planos de ação das ocorrências, ou seja, é aqui que são estabelecidos os parâmetros padronizados para essas ações.
Itens que estão identificados com 
estão habilitados, os que estão identificados com 
estão desabilitados.
- Permitir cadastro de ações de todos os tipos antes da análise de causa: Essa configuração é desabilitada para o Qualitfy. Dessa forma, só é possível criar ações imediatas até que a análise de causa da ocorrência seja concluída.
As ações imediatas são medidas aplicadas para conter o problema identificado de forma rápida, evitando que ele se agrave. No entanto, elas não tratam a causa raiz, pois são executadas antes da análise detalhada que identifica o motivo real da ocorrência. - Concluir todas as ações para avançar para verificação de eficácia: Essa configuração é habilitada para o Qualitfy. Ela vai assegurar que a ocorrência só avance para a etapa de verificação de eficácia quando todas as ações estiverem devidamente concluídas, mitigando possíveis gaps no processo.
- Obrigatório verificador nas ações: Essa configuração é desabilitada para o Qualitfy. O verificador será aquele usuário que vai avaliar se tudo foi executado da forma que deveria antes de concluir de fato a ação. Vincular o verificador na ação é opcional.
Se a ação possuí um verificador de eficácia, apenas o verificador poderá concluir a ação, o responsável não conseguirá concluir.
- Permitir que o responsável e verificador da ação sejam o mesmo usuário: essa configuração é habilitada para o Qualitfy. Na maior parte dos casos, o usuário que é definido como responsável da ação não será o mesmo definido para verificar a eficácia da ação. No entanto, podem existir situações em que o próprio responsável da ação pode e deve ser o verificador, essa configuração permite que seja o mesmo usuário.
- Obrigatório o envio de anexo para concluir uma ação: essa configuração é desabilitada para o Qualitfy. É possível enviar anexos como imagens e documentos como evidências da execução das ações, caso necessário, mas não é obrigatório.
- Executar ações apenas da etapa de Execução do plano de ação: essa configuração é desabilitada para o Qualitfy. Dessa forma, é possível executar ações sem que a ocorrência esteja na etapa oficial de execução do plano de ação, trazendo mais flexibilidade a tratativa. Por exemplo nas ações imediatas que devem ser executadas e registradas o quanto antes.
- Dias de trabalho: essa configuração define que apenas dias da semana (segunda à sexta-feira) que serão considerados para contabilizar os prazos das ações.
Dessa forma, quando vamos definir o prazo da ação, sábado e domingo fica fora do cálculo e também não podem ser selecionados como data de início ou término das ações.
4. Entendo a configuração de prazos
A configuração de criar planos de ação além do prazo da etapa está habilitada para o Qualitfy. Essa parametrização permite o cadastro de ações com o prazo maior do que foi estabelecido na categoria.
Sabemos que, em determinados momentos, o prazo definido para a conclusão de uma ação pode precisar ser ajustado por diferentes motivos. Para garantir que os registros permaneçam corretos, o sistema permite a alteração desses prazos. Ao realizar esse ajuste, os prazos das etapas da ocorrência são automaticamente atualizados, impactando também o prazo final de conclusão.
Como se trata de configurações padrão, os ajustes são realizados pela equipe Forlogic. Dessa forma, você pode acompanhar se houve alterações a partir da data da última atualização.