As pastas são a espinha dorsal da organização do módulo Documentos: é nelas que os documentos ficam guardados e é por elas que as permissões de acesso são controladas. Montar uma boa estrutura de pastas — e subpastas dentro delas — deixa cada documento fácil de achar e mantém o controle de quem pode ver o quê. Criar uma pasta leva poucos cliques, direto na árvore de pastas do menu à esquerda.
✦ Antes de começar
👥 Quem pode criar uma pasta?
- Pasta na raiz: para criar uma pasta diretamente na raiz, é necessário ter a permissão "Criar pasta na raiz" definida em seu papel em Configurações > Papéis e Permissões.
- Subpasta: para criar uma subpasta, é necessário ter a permissão "Criar subpastas" habilitada na pasta raiz em que a nova pasta será criada.
Acessando o módulo
🔎 Clique aqui e saiba Como acessar o módulo Documentos.
Criando uma pasta na raiz
1. Na árvore de pastas, à esquerda da tela, clique no ícone de nova pasta, localizado no topo da árvore.
2. O sistema irá abrir a janela de cadastro da pasta. Preencha os campos:
- Código: informe o código que será aplicado aos documentos cadastrados nesta pasta. Esse código será atribuído a todos os documentos da pasta e fará parte do código de cada documento.
- Nome da pasta: informe o nome que será exibido para identificar a pasta na árvore.
- Pertence à: selecione a pasta à qual a nova pasta estará vinculada. Para a pasta principal da estrutura, selecione a opção "Pasta raiz".
- Descrição: informe uma descrição para complementar a identificação da pasta ou explicar sua finalidade.
3. Após preencher os campos, clique em "Criar pasta" para concluir o cadastro.
A nova pasta será adicionada à hierarquia de pastas e ficará disponível para cadastro e organização dos documentos.
Próximos passos
Após criar a pasta, é necessário configurar suas permissões para definir quem poderá acessá-la e quais ações poderão ser realizadas. Para isso, consulte o artigo Como gerenciar permissões de pastas no módulo Documentos?
Criando uma subpasta
1. Para criar uma subpasta, clique com o botão direito do mouse sobre a pasta na qual deseja criá-la, e selecione a opção "Nova subpasta".
2. O sistema abrirá a janela de cadastro da pasta. Preencha os campos de cadastro com as informações da subpasta.
3. Após preencher os campos, clique em "Criar pasta" para finalizar o cadastro.
A subpasta será adicionada à hierarquia de pastas e herdará as permissões da pasta raiz. Para configurar permissões específicas para a subpasta, consulte o artigo: Como habilitar permissões específicas para subpastas?