Em vez de enviar um arquivo pronto, você pode criar o documento do zero, online, usando o Google Docs ou o Google Sheets integrado ao módulo. É prático quando o documento ainda não existe: você cadastra e já edita o conteúdo ali mesmo, sem sair do Qualiex.
✦ Antes de começar
É necessário ter a permissão "Novo documento" habilitada na pasta em que deseja criar o documento.
Acessando o módulo
🔎 Clique aqui e saiba Como acessar o módulo Documentos.
Criando o documento online
- Acesse a pasta desejada, e clique em "Novo documento".
- No assistente, escolha a opção "Google Docs" ("Crie e edite online").
2. Em "Tipo de arquivo", escolha "Google Docs", para criar um documento em .docx ou "Google Sheets" para criar um documento em .xlsx.
3. Preencha os campos abaixo.
- Nome do documento: informe o nome que identificará o documento no sistema.
- Revisão inicial: defina o número da revisão atual do documento.
- Categoria: selecione a categoria à qual o documento pertence. Ela é utilizada para organizar os documentos e aplicar configurações específicas, quando houver.
- Pasta: vem preenchido com a pasta selecionada.
- Responsável: selecione o usuário responsável pela gestão do documento, como acompanhamento de revisões e atualizações. 🔎 Veja: Como definir um responsável pelo documento e o que isso significa?
- Local: defina o local ao qual o documento está relacionado. Esse campo permite organizar os documentos por unidade, setor ou estrutura cadastrada nas Configurações > Locais.
- Descrição: insira uma breve descrição sobre o conteúdo ou objetivo do documento para facilitar sua identificação.
Modelo: em seguida, escolha o modelo de cabeçalho que será aplicado ao documento.
-
Com um ou mais modelos configurados: você irá escolher qual modelo de cabeçalho será aplicado nesse documento. É possível selecionar um modelo específico ou utilizar a opção "Sem modelo", para não aplicar nenhum modelo ao documento.
- Com um modelo de cabeçalho obrigatório: o sistema irá informar que o modelo de cabeçalho configurado é obrigatório e não é possível alterar.
- Próxima revisão: informe a data prevista para a próxima revisão do documento.
- Validade: defina a data de validade do documento, caso ele tenha um período de vigência determinado. Caso ultrapasse essa data e o documento não tenha sido revisado, ele se tornará obsoleto no sistema.
Para enviar um documento, apenas os campos nome, categoria e pasta são obrigatórios.
4. Após preencher as informações necessárias, clique em "Próximo" para avançar.
Formulário adicional
Caso a categoria tenha um formulário vinculado, a próxima aba é Formulário, onde você irá preencher os campos adicionais configurados.
Após preencher os campos do formulário, clique em "Próximo".
Documento controlado
Em seguida, o sistema irá avançar para a aba Documento controlado, onde é possível configurar regras próprias para o controle de cópias físicas para esse documento.
-
Defina esse documento como exceção a regra de documento controlado definida na Categoria do Documento: ao marcar, o documento deixa de seguir as regras da categoria e passa a usar as próprias configurações de controle e impressão.
-
Gerenciar o controle de cópias físicas para rastreamento e conformidade: quando habilitada, o sistema permite controlar a distribuição e o rastreamento das cópias físicas desse documento. Quando desabilitada, esse controle não é realizado, e o documento não terá gerenciamento de cópias físicas.
- Quantidade de cópias físicas: quando a opção acima está ativada, é possível definir uma quantidade máxima de cópias físicas diferente da estabelecida na categoria.
5. Após finalizar, clique em "Criar documento".
O editor abre dentro do próprio sistema, na janela "Editando no Google" — com o editor do Google completo embutido. Você escreve o conteúdo e, no rodapé, temos as seguintes opções:
-
Salvar rascunho: para continuar depois;
-
Concluir revisão: finaliza a edição do documento e o encaminha para a próxima etapa do processo.
Continuando a edição
Para retomar a edição mais tarde, temos dois caminhos:
1. Clique no documento e selecione o ícone de lápis para continuar editando.
2. Abra o menu (⋮) do documento e clique em "Continuar edição".
Ao acessar alguma das opções acima, o sistema irá abrir a tela de edição para que você continue a edição do conteúdo.
Além disso, o menu de contexto um documento online em criação também possui as opções para:
- Visualizar rascunho online: exibe uma prévia do conteúdo do documento conforme ele está no momento.
- Refazer criação online: irá apagar o conteúdo e gerar um novo documento em branco para iniciar a elaboração novamente. Use essa opção com cuidado, pois o conteúdo atual será descartado.
Concluir revisão
1. Ao optar com "Concluir revisão", o sistema irá habilitar a janela de dados gerais do documento. Clique em "Próximo" até ser direcionado para a aba Associações.
2. Mantenha a checkbox "Concluir elaboração" habilitada e clique em "Salvar e concluir".
Confirmar modelo de cabeçalho/rodapé
Caso exista um modelo de cabeçalho e rodapé configurado para a pasta e categoria do documento, o sistema irá exibir uma janela para confirmar o modelo que será aplicado ao documento.
- Com um ou mais modelos configurados: você irá escolher qual modelo de cabeçalho será aplicado nesse documento. É possível selecionar um modelo específico ou utilizar a opção "Sem modelo", para não aplicar nenhum modelo ao documento.
- Com um modelo de cabeçalho obrigatório: o sistema irá informar que o modelo de cabeçalho configurado é obrigatório. Clique em "Confirmar e concluir" para avançar.
Fluxo de aprovação
O que acontece após configurar o modelo de cabeçalho e rodapé, depende do fluxo associado à pasta/categoria:
- Sem fluxo de aprovação configurado: o documento já é enviado como vigente.
- Com um fluxo não obrigatório associado: aparece a janela "Selecionar fluxo de aprovação". Você pode escolher um fluxo (o documento muda o status para "Em fluxo") ou clicar em "Ignorar fluxo de aprovação" (o documento vai direto a Vigente).
- Com fluxo obrigatório: aparece "Fluxo de aprovação obrigatório" — aqui não há como ignorar; o documento entra irá passar por fluxo obrigatoriamente.
🔎 Sobre aprovar/reprovar no fluxo, veja Como aprovar ou reprovar um documento em um fluxo de aprovação.
Após concluir o fluxo de aprovação, o documento terá seu status alterado para "Vigente" e poderá ser consultado pelos usuários que possuam permissão para visualizá-lo.
⚠️ Comportamentos importantes
- O documento online nasce "Em criação". No modo Google não há a opção de status "Concluído (vigente)" — o documento é criado em elaboração e você o conclui pelo editor ("Concluir revisão").
- Para retomar, use "Continuar edição". Um documento criado online tem, no menu, as opções "Continuar edição" e "Visualizar rascunho online" — é por elas que você volta a editar, não pelo "Visualizar" comum.