Um dashboard reúne indicadores e gráficos numa tela só — ideal para acompanhar o acervo de documentos. Assim como as consultas, as dashboards são criadas no módulo Análises, e cada gráfico é alimentado pelos dados de uma consulta do módulo Documentos.
✦ Antes de começar
As dashboards ficam no módulo Análises. Para gráficos com dados do Documentos, crie antes a consulta que vai alimentá-los. 🔎 Veja Como criar consultas customizadas para o módulo Documentos.
Acessando o Análises
- No menu principal (no canto superior esquerdo), clique no menu de módulos (onde está escrito "Documentos").
2. Na lista de módulos, selecione "Análises".
3. Você será direcionado para a tela principal de "Consultas", que é a sua biblioteca de relatórios. No menu lateral esquerdo, clique em "Dashboards".
Criando a dashboard
1. Na aba "Dashboards", clique em "Adicionar".
2. Na tela "Nova dashboard", preencha as informações abaixo:
- Título: escolha um título claro, que indique o objetivo da dashboard e facilite encontrá-la depois (por exemplo, "Gestão e Acompanhamento de Documentos").
- Proprietário: usuário responsável pela dashboard. Por padrão, vem preenchido com o seu próprio usuário, que está criando.
- Intervalo de atualização: define de quanto em quanto tempo a dashboard atualiza os dados dos painéis automaticamente, mantendo as informações sempre próximas da situação atual.
- Situação: define se a dashboard está ativa ou inativa. Uma dashboard ativa fica disponível para uso; uma inativa deixa de ser exibida.
- Tipo de visualização: define o formato em que a dashboard será exibida, podendo ser em "página normal" ou "carrossel".
3. Na aba "Compartilhar", decida quem mais poderá ver esta dashboard. Em seguida, clique em "Salvar".
Criando os painéis
1. Na dashboard criada, clique em "Adicionar painel".
2. Defina o título do seu painel. Esse nome aparece no topo do painel, dentro da dashboard, e serve para identificar qual informação ele apresenta — por exemplo, "Documentos por status" ou "Documentos por responsável".
3. Escolha o tipo de painel entre as opções disponíveis (Colunas, Barras, Linha, Pizza, Pareto, Painel Numérico, Lista, Texto, entre outros). O tipo escolhido define como os dados serão apresentados, então selecione o formato que melhor representa a informação que você quer acompanhar.
4. Em um painel de gráfico, selecione a consulta que o alimenta no campo "Selecione a consulta" (as consultas do Documentos aparecem aqui).
5. Defina o "Agrupar por" para organizar os dados. Por exemplo, você pode agrupar os documentos por status, categoria, local, responsável ou outro campo disponível na consulta.
6. Filtros de data
Ao configurar um painel, o sistema disponibiliza o bloco Filtros de data, que permite delimitar o período das informações exibidas. Preencha os campos conforme o recorte que você deseja acompanhar:
- Data de referência: define qual data do documento será usada como base para o filtro — por exemplo, data de criação ou data da próxima revisão..
- Período: seleciona o intervalo de tempo considerado no painel.
- Período específico de início (De / Até): permite informar manualmente uma data inicial e uma final.
- Dimensão: define por qual critério os dados serão distribuídos no painel, organizando os resultados de acordo com a informação escolhida.
- Ordenar por: define a ordem em que os resultados são exibidos, como "Contagem Alto - Baixo", que apresenta primeiro os maiores valores.
Esses filtros são opcionais e podem ser combinados para deixar o painel focado exatamente nas informações que você quer acompanhar.
7. Para concluir, clique em "Adicionar no fim da página". O painel será adicionado a dashboard de acordo com as configurações definidas.
Repita esse processo para adicionar quantos painéis quiser à dashboard. Com a dashboard salva, você passa a ter um acompanhamento visual do módulo Documentos. Sempre que abri-la, os painéis refletem os dados mais recentes, de acordo com o intervalo de atualização definido, e podem ser compartilhados com outros usuários.
⚠️ Comportamentos importantes
- Cada painel utiliza uma consulta como origem dos dados. Os campos e as dimensões disponíveis dependem do contexto do Documentos escolhido nessa consulta.
- Os dados de cada painel respeitam as suas permissões sobre os documentos. Um painel pode aparecer vazio quando não há registros dentro do seu perfil de acesso.