As categorias classificam os documentos e, mais do que isso, carregam as regras que valem para eles: de quanto em quanto tempo devem ser revisados, por quanto tempo ficam vigentes, se exigem confirmação de leitura e se têm controle de cópias físicas. Definir bem uma categoria é o que faz o documento seguir o ciclo certo automaticamente. A criação é feita por um assistente de três etapas, em Gestão › Categorias.
✦ Antes de começar
É necessário ter a permissão "Gerenciar categorias" definida no papel em Papéis e Permissões nas Configurações do Qualiex.
Acessando o módulo
🔎 Clique aqui e saiba Como acessar o módulo Documentos.
Criando a categoria
Acesse a aba Categorias no menu lateral esquerdo e clique em "Nova Categoria". O assistente abre com três etapas na lateral: Geral, Documentos Controlados e Confirmação de Leitura.
Etapa 1 — Geral
Preencha os dados de identificação:
- Código: defina o código de identificação. É o código que será exibido nos documentos.
- Nome: informe um nome para a categoria.
- Ativa: Define se a categoria poderá ser utilizada. Quando a opção está habilitada (configuração padrão), a categoria fica disponível para seleção no cadastro de documentos. Se desativada, ela deixa de estar disponível para novos cadastros.
- Ícone e Cor: defina um ícone e uma cor, para representar a categoria visualmente na lista de documentos.
- Formulário: é possível vincular um formulário adicional na categoria. Este formulário é cadastro nas Configurações, e possibilita incluir campos adicionais no cadastro dos documentos. Veja o artigo: Como cadastrar um formulário nas Novas Configurações?
- Descrição: descreva informações adicionais sobre a sua categoria, de forma opcional.
Na seção "Configurações", defina as regras de ciclo de vida (ambas em meses):
- Periodicidade de revisão: define a frequência que os documentos serão atualizados. Ao ativar, informe o "Intervalo (em meses)" — de quanto em quanto tempo os documentos da categoria devem ser revisados. A data de próxima revisão é calculada automaticamente na criação e a cada revisão concluída.
- Validade de vigência: configura por quanto tempo os documentos permanecem vigentes. Ao habilitar, informe o "Prazo (em meses)" — por quanto tempo os documentos permanecem válidos. A data de validade do documento será calculada automaticamente com base na data de aprovação do documento e o prazo de validade configurado aqui.
Etapa 2 — Documentos Controlados
Na aba Documentos controlados, é possível ativar o controle de cópias físicas para rastreamento e conformidade.
Ao habilitar, os documentos da categoria passarão a obedecer as seguintes diretrizes:
- O documento passará a obedecer às diretrizes de controle definidas na categoria.
- Impressões e downloads serão tratados como cópias controladas.
- Cada cópia incluirá uma marca d'água com a informação "Cópia controlada".
- Será obrigatório registrar uma justificativa de impressão.
Abaixo, você irá definir a "Quantidade de cópias físicas permitidas por grupo de usuários", ou seja, o número máximo de cópias impressas que cada grupo poderá gerar dos documentos pertencentes a essa categoria.
E a justificativa de impressões passa a ser obrigatória para os documentos dessa categoria.
⚠️ Importante
O limite de cópias físicas é válido para os grupos de usuários, e não individualmente.
Quando o documento é revisado, você irá conseguir gerar a mesma quantidade de cópias físicas da nova revisão.
🔎 Saiba mais em Como criar um documento controlado.
Etapa 3 — Confirmação de Leitura
Na terceira aba, é possível definir se os documentos da categoria exigem que os usuários confirmem a leitura:
- Não exige confirmação de leitura: Não exige confirmação de leitura de nenhum usuário.
- Para todos os usuários que podem visualizar os documentos da pasta: Exige a confirmação de leitura de todos os usuários que possuem permissão para visualizar os documentos da pasta.
- Para grupos de usuários: Exige a confirmação de leitura apenas dos usuários pertencentes aos grupos selecionados. Os demais usuários poderão visualizar os documentos sem precisar confirmar a leitura.
Importante: A opção de exigir confirmação de leitura para grupos de usuários específicos está disponível apenas no Qualiex. No Qualitfy, é possível configurar apenas uma das seguintes opções: não exigir confirmação de leitura ou
exigir confirmação de leitura para todos os usuários que podem visualizar os documentos.
Ao habilitar a confirmação de leitura "para grupos de usuários", o sistema habilita o campo para selecionar os grupos que devem confirmar a leitura dos documentos dessa categoria. É um campo de seleção múltipla, ou seja, é possível selecionar mais de um grupo.
Prazo para confirmar leitura após vigência (em dias): Define o número de dias que o usuário terá para confirmar a leitura após o documento entrar em vigência. Se esse prazo for ultrapassado sem a confirmação da leitura, a atividade passará a ser considerada em atraso no sistema.
Também é possível definir exceções para a confirmação de leitura para o emissor do documento e os usuários participantes do fluxo de aprovação.
- Usuário emissor do documento deve confirmar leitura: Quando essa opção está habilitada, o usuário que enviou o documento também precisará confirmar sua leitura. Se estiver desabilitada, o emissor ficará dispensado dessa confirmação.
- Usuários participantes do fluxo de aprovação do documento devem confirmar leitura: Quando essa opção está habilitada, os usuários que participaram do fluxo de aprovação também deverão confirmar a leitura do documento após sua vigência. Se estiver desabilitada, esses participantes ficarão dispensados da confirmação de leitura.
Exigir tempo mínimo antes de confirmar leitura: Quando essa opção está habilitada, o sistema somente libera o botão para confirmação de leitura após um tempo mínimo de visualização do documento. Esse tempo é calculado automaticamente de forma proporcional ao tamanho do documento, ajudando a garantir que o usuário tenha tempo suficiente para consultar seu conteúdo antes de confirmar a leitura.
🔎 Detalhes em Como confirmar a leitura de um documento.
Ao concluir as configurações, clique em "Salvar" — e o sistema exibe a mensagem "Categoria criada com sucesso".
⚠️ Comportamentos importantes
- Mudar periodicidade ou validade não mexe nos documentos que já existem. Esses valores valem para os documentos criados/revisados a partir dali; os antigos mantêm suas datas.
- Intervalo maior ou igual ao prazo? O sistema avisa. Se o intervalo de revisão for ≥ o prazo de validade, aparece um aviso (não bloqueante) de que o documento pode vencer antes de ser revisado — vale ajustar para um intervalo menor que a validade.
Perguntas frequentes
A periodicidade e a validade são contadas em quê? Em meses, nos dois casos — "Intervalo (em meses)" para a revisão e "Prazo (em meses)" para a vigência. Você pode informar de 1 a 360 meses.
Criei a categoria mas preciso ajustar depois. Dá? Sim, todos os dados são editáveis depois. Veja Como editar, desativar e remover uma categoria.