Os e-mails periódicos são uma ferramenta essencial para manter os usuários informados sobre pendências, tarefas e processos em andamento. Essa funcionalidade permite automatizar notificações com base na periodicidade e parâmetros definidos pelo administrador, garantindo que as equipes estejam alinhadas e evitando atrasos.
Módulos que possuem e-mails periódicos
- Qualiex, Action, Audit, Indicators, Staff, Meeting, Tracker, Docs, Supply e Risks
Cada módulo envia notificações conforme as pendências e configurações aplicadas.
Acessando o Módulo
Como configurar e-mails periódicos
No módulo Configurações Clássicas, acesse a aba “E-mails Periódicos”.
Para acessar e realizar qualquer alteração nos e-mails periódicos, é necessário possuir a permissão “Configurar E-mails Periódicos”. Definido na aba Configurações Clássicas > Papéis.
. Nos módulos Action, Tracker, Supply, Risks, Meeting, Indicators, Docs e Audit, é possível configurar as notificações conforme as necessidades da sua equipe. 
Ao clicar no ícone , será aberta a tela de configurações do e-mail periódico, permitindo que você defina todos os parâmetros do envio conforme o contexto de cada módulo.
Periodicidade
- Defina se os e-mails serão enviados apenas nos dias da semana selecionados.
- Configure envio em dias específicos do mês (separados por “;”).
Parâmetros
O parâmetro de “Notificar com antecedência” é aplicado especificamente aos e-mails periódicos dos módulos.
- Audit : Próximas Auditorias
- Docs :O parâmetro aparece em todos os e-mails periódicos do módulo.
- Staff : Cronograma de Treinamentos / Cronograma de Treinamentos do dia
- Suply : Avaliações Pendentes
- Metrology : Instrumentos com Calibração Vencidas / Vencendo
Notificar c/ Antecedência (dias)
- Este campo define quantos dias antes da data de vencimento ou atraso da atividade o sistema enviará uma notificação por e-mail para os usuários configurados.
Como funciona?
- Se você definir 7 dias, o sistema enviará um aviso sete dias antes da data prevista para conclusão da atividade.
- Isso ajuda a alertar os responsáveis com antecedência, evitando atrasos.
Staff
Notificar c/ Antecedência (dias)
- Define quantos dias antes do atraso da atividade o sistema enviará a notificação.
- Exemplo: Se configurado para 7 dias, o e-mail será enviado uma semana antes da data prevista para evitar atrasos.
Notificar atrasados
Permite escolher se o sistema deve enviar notificações para atividades que já estão atrasadas.
Opções:
- Sim: Envia e-mails para atividades atrasadas.
- Não: Não envia notificações para atrasos.
Notificar usuários
Define quem receberá as notificações:
- Somente para superior imediato: Apenas o gestor direto do colaborador será notificado.
- Todos os superiores: Todos os níveis hierárquicos acima do colaborador receberão a notificação.
- Permissão de visualizar todos os Colaboradores: Qualquer usuário com permissão para visualizar todos os colaboradores será notificado.
Esses parâmetros são exibidos nos e-mails periódicos:
- Avalição dos colaboradores
- Cronograma de Treinamentos dos Colaboradores
Indicators
- Responsável pelo indicador (quem gerencia o indicador).
- Analista (quem realiza as análises).
- Além do responsável e analista, também serão notificados os interessados cadastrados no indicador.
- Interessados são usuários que acompanham os resultados, mas não têm função ativa na análise.
Validar permissões do Indicators
- O sistema enviará os e-mails conforme as permissões configuradas no módulo Indicators.
- Ou seja, quem tiver permissão para visualizar ou atuar nas análises receberá as notificações.
Esses parâmetros são exibidos nos e-mails periódicos:
- Resumo de análises automáticas
Permissões
🔎Confira aqui como funciona a permissão para visualizar todos os colaboradores dos módulos
- ACTION – Onde configurar os acessos do papel cadastrado?
- TRACKER V1 – Onde configurar os acessos do papel cadastrado?
- SUPPLY – Onde configurar os acessos do papel cadastrado?
- RISKS – Onde configurar os acessos do papel cadastrado?
- MEETING – Onde configurar os acessos do papel cadastrado?
- INDICATORS – Onde configurar os acessos do papel cadastrado?
- DOCS – Onde configurar os acessos do papel cadastrado?
- AUDIT – Onde configurar os acessos do papel cadastrado?
- STAFF – Onde configurar os acessos do papel cadastrado?
Especificidades do módulo Docs
Para receber notificações:
- O usuário deve ter permissões de Visualizar e/ou Revisar na pasta ou documento.
- Mesmo com permissões, notificações só são enviadas se:
- O usuário foi incluído manualmente como destinatário.
- Existe configuração específica para avisos.
- Foi designado como responsável pela revisão.
- Faz parte do fluxo de revisão (aprovador ou revisor).
Conteúdo do e-mail periódico no Docs:
- Documentos em revisão ou aguardando aprovação.
- Pendências do fluxo de revisão.
- Situações em que o usuário foi incluído manualmente.
Destinatários
Selecione os usuários que irão receber os e-mail periódicos.Recomendamos marcar todos os colaboradores, não significa que todos serão notificados, as parametrizações definidas nas configurações dos e-mails periódicos predominam.
para concluir a parametrização.
Teste de envio
Clicando no ícone
permite efetuar um teste de envio do e-mail periódico. Selecione o usuário na listagem e informe o e-mail para envio.
E-mail enviado ao colaborador
Os e-mails periódicos são uma funcionalidade estratégica para manter processos organizados e evitar atrasos. Configurar corretamente periodicidade, parâmetros e destinatários garante que as notificações sejam eficazes e direcionadas.
Boas Práticas
- Revise as permissões dos usuários para evitar falhas no envio.
- Defina periodicidade adequada para não sobrecarregar os destinatários.
- Inclua novos colaboradores manualmente nos destinatários.
- Realize testes de envio antes de ativar a configuração definitiva.
- Audite periodicamente as configurações para garantir que estão atualizadas.