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Onde configuro E-mails Periódicos?

Atualizado em 16 de dezembro de 2020

Os módulos que possuem e-mais periódicos são:  Qualiex, Action, Audit, Indicators, Staff, Meeting, Tracker, Docs, Supply e Risks Os e-mails periódicos são enviados de acordo com as pendências e a periodicidade configurada.
  1. Acesse Dashboard > Configurações.
3. Clique na aba  “E-mails Periódicos”.
4. Na coluna  Software indica qual módulo aquele e-mail pertence.
Selecione o e-mail e clique no ícone   . Nas notificações do  Action, Tracker, Supply, Risks, Meeting, Indicators, Docs, Audit podemos configurar:
  • Em Periodicidade
    • Informar se os e-mails serão enviados apenas nos dias da semana selecionados.
    • E-mail será enviado em dias específicos do mês. Os dias do mês devem ser separados com “;”
  • Em Parâmetros 
    • Selecione se o e-mail será enviado somente para o responsável da ação ou para quem tiver a permissão de visualizar todas.
    • Informe com quantos dias de antecedência da data de atraso da atividade será enviado o e-mail
Veja a permissão de visualizar todas dos módulos Action, Tracker, Supply, Risks, Meeting, Indicators, Docs e Audit.

Staff

Nas notificações do  Staff podemos escolher:
  • Em Periodicidade
    • Informar se os e-mails serão enviados apenas nos dias da semana selecionados.
    • E-mail será enviado em dias específicos do mês. Os dias do mês devem ser separados com “;”
  • Em Parâmetros:
    • Informe com quantos dias de antecedência da data de atraso da atividade será enviado o e-mail .
    • A opção de notificar os atrasados.
    • Podemos enviar a notificação somente para superior imediato, todos os superiores do usuário ou para quem tem a permissão de visualizar todos os colaboradores.
Veja a permissão de visualizar todos os colaboradores do módulo Staff.

Indicators

Nas notificação do  Indicators podemos definir:
  • Em Periodicidade
    • Informar se os e-mails serão enviados apenas nos dias da semana selecionados.
    • E-mail será enviado em dias específicos do mês. Os dias do mês devem ser separados com “;”
  • Em Parâmetros:
    • Selecionar se apenas responsável e analista, apenas responsável, analista e interessados ou o Qualiex vai validar conforme as permissões que estão habilitadas no Indicators para enviar os e-mails.
Veja as permissões do módulo Indicators.

📂 Especificamente no módulo Docs:

Para que o colaborador receba as notificações dos e-mails periódicos é necessário que ele tenha, na pasta ou documento em questão, as permissões de Visualizar e/ou Revisar habilitadas.

⚠️ Importante: mesmo com essas permissões, o usuário não recebe notificações automaticamente. Ele só será notificado nos seguintes casos:

  1. Foi incluído manualmente como destinatário.

  2. Existe uma configuração específica que habilita aquele usuário a receber avisos sobre o documento.

  3. Foi diretamente designado como responsável pela revisão (tarefa/pendência).

  4. Faz parte do fluxo de revisão configurado para o documento (como aprovador ou revisor).

Assim, as notificações no módulo Docs serão enviadas para:

  • Os usuários configurados como destinatários;

  • Aqueles envolvidos em fluxos de revisão;

  • Os designados com tarefas relacionadas ao documento.

📧 O que vai na notificação?
O e-mail periódico referente ao Docs traz as informações sobre:

  • Documentos que estão em revisão ou aguardando aprovação;

  • Pendências relacionadas ao fluxo de revisão do usuário;

  • Situações em que o colaborador foi incluído manualmente como destinatário.

Ao cadastrar um novo colaborador, ele não será selecionado automaticamente — é necessário incluí-lo nos destinatários quando desejado.

Clique em Gravar para concluir a parametrização.

Destinatários

Selecione os usuários que irão receber os e-mail periódicos.
Recomendamos marcar todos os colaboradores, não significa que todos serão notificados, as parametrizações definidas nas configurações dos e-mails periódicos predominam.
Será enviado o e-mail periódico conforme as pendências ou informações que o usuário pode visualizar. Mesmo selecionando todos os usuários é enviado somente as informações correspondentes a cada colaborador.
Ao cadastrar um novo colaborador ele não será selecionado automaticamente, será necessário selecionar o novo colaborador nos destinatários.
Clique em  Gravar para concluir a parametrização.

Realizando teste de envio

Clicando no ícone     permite efetuar um teste de envio do e-mail periódico. Selecione  o usuário na listagem e informe o e-mail para envio.