O compartilhamento por link público permite disponibilizar o acesso a um documento para pessoas que não possuem usuário cadastrado no Qualiex. Por meio desse recurso, é possível gerar um link público ou um QR Code, permitindo que o documento seja acessado externamente, conforme as configurações definidas para o compartilhamento.
✦ Antes de começar
É necessário ter a permissão para visualizar o documento habilitada na pasta ou no documento — é ela que libera o compartilhamento (não há uma permissão separada de "compartilhar").
Acessando o módulo
🔎 Clique aqui e saiba Como acessar o módulo Documentos.
Compartilhando o documento
1. Localize o documento que deseja compartilhar. Para isso, navegue pela estrutura de pastas, utilize os filtros disponíveis ou pesquise pelo documento no campo de busca.
2. Existem três caminhos para compartilhar o documento:
- Pelo menu de opções do documento: clique no ícone de opções (⋮) ao lado do documento e selecione a opção "Compartilhar".
- Pela tela de detalhes do documento: acesse os detalhes do documento e clique na opção Compartilhar.
- Pelo visualizador do documento: com o documento aberto, clique no ícone
, localizado na parte superior da tela.
3. Ao clicar para "Compartilhar", o sistema abre a janela para configurar o compartilhamento. Nessa tela, temos as opções:
- Interno: gera um link para compartilhamento entre usuários que estão cadastrados no Qualiex. Para acessar o documento, o usuário deve estar logado no sistema e possuir permissão para visualizá-lo.
- Público: gera um link que pode ser acessado por usuários que não estão cadastrados no sistema. Esse tipo de compartilhamento é indicado quando o documento precisa ser disponibilizado para usuários externos à organização.
4. Para compartilhar o link público, acesse a aba "Público".
O compartilhamento por link público está disponível apenas para documentos vigentes. Quando o documento estiver em outros status, a opção "Público" ficará bloqueada.
5. Na aba Público, é possível configurar e gerar o link de compartilhamento. Para gerar o link público, todos os campos abaixo são de preenchimento obrigatório:
-
Justificativa: informe o motivo pelo qual o documento está sendo disponibilizado por meio de link público.
-
Validade: defina o período, em dias, em que o link público permanecerá ativo. É possível selecionar as opções de 7, 30 ou 90 dias. Após o prazo definido, o link deixará de funcionar automaticamente.
- Código: informe um código de segurança, com 4 a 16 caracteres, para restringir o acesso ao documento. O código funciona como uma senha: ao acessar o link público, o usuário deverá informá-lo para visualizar o documento, limitando o acesso apenas a quem possui o link e o código.
Utilize o ícone
para copiar o código e o ícone 
para visualizá-lo.
6. Após preencher todos os campos obrigatórios, clique em "Gerar link". O link será gerado no campo "Link externo", com a indicação da data de validade, e será copiado automaticamente para a área de transferência.
7. Ao lado do link, estão disponíveis três ícones:
— gera um QR Code que permite acessar o documento por meio da leitura pela câmera de um dispositivo.
— copia o endereço para que você possa compartilhá-lo pelos canais de comunicação desejados.
— revoga o link público gerado, impedindo novos acessos ao documento por meio desse endereço.
8. Ao clicar no ícone de QR Code, o sistema exibe o QR Code com duas opções:
- Baixar PNG: salva a imagem do código no seu dispositivo, permitindo utilizá-lo posteriormente.
- Compartilhar: abre a tela para enviar o QR por e-mail. É possível enviar para:
-
- Usuário da unidade: usuários cadastrados no Qualiex.
- E-mail externo: um endereço de e-mail que não está cadastrado no Qualiex.
Usuário da unidade: Ao clicar no campo "Selecione um usuário", o sistema exibe a lista de usuários cadastrados no Qualiex. Em seguida, basta selecionar o usuário com o qual deseja compartilhar o documento.
E-mail externo: informe um endereço de e-mail de um usuário que não está cadastrado no Qualiex.
Incluir o código de acesso no e-mail: marque essa opção para que o código de acesso seja enviado junto com o link público.
O sistema recomenda que o código e o link sejam enviados separadamente, para aumentar a segurança do compartilhamento do documento.
7. Depois de definir o destinatário, clique em "Enviar" para concluir o envio ou em "Cancelar" para desistir da ação. Após o envio, o destinatário receberá um e-mail contendo o QR Code para acessar o documento.
Link interno
🔎 Veja como compartilhar o documento por um link interno: [artigo]
⚠️ Comportamentos importantes
- O compartilhamento por link público está disponível apenas para documentos com status vigente.
- Link e código andam separados. O usuário precisa do link e do código para abrir o documento; compartilhe o código por outro canal, não junto do link.
- O link público tem validade e pode ser revogado. Ele expira conforme a validade escolhida, e você pode revogá-lo antes disso quando quiser encerrar o acesso.