Nem sempre quem identifica a necessidade de um novo documento é quem tem permissão para criá-lo. Quando um processo precisa ser formalizado ou uma nova informação precisa ser registrada, é possível enviar uma solicitação de criação diretamente pelo módulo Documentos.
Neste artigo, você verá como enviar essa solicitação e acompanhar o seu andamento.
✦ Antes de começar
É necessário ter permissão "Visualizar pasta" habilitada na pasta em que deseja solicitar o envio do documento.
Acessando o módulo
🔎 Clique aqui e saiba Como acessar o módulo Documentos.
Solicitando a criação de um documento
1. No módulo Documentos, acesse a pasta em que deseja solicitar a criação do documento.
2. Clique no ícone 
localizado ao lado de "Novo documento", e selecione a opção "Solicitar criação de documento".
3. Preencha as informações solicitadas:
- Nome sugerido: Informe o nome que você sugere para o documento. Esse nome pode ser ajustado posteriormente pelo responsável pela criação.
- Pasta: O campo vem preenchido com a pasta de onde você abriu a solicitação, mas é possível alterá-la.
- Categoria: Selecione a categoria do documento, entre as categorias ativas.
- Justificativa: Explique qual documento precisa ser criado e por que ele é necessário.
- Prazo desejado: Informe uma data como referência para a criação do documento. O prazo é apenas informativo e não gera pendência ou cobrança.
Apenas o campo Prazo desejado é opcional. Os campos Nome sugerido, Pasta, Categoria e Justificativa são obrigatórios.
4. Para concluir, clique em "Enviar solicitação". O botão é habilitado apenas quando todos os campos obrigatórios estão preenchidos.
5. A solicitação é enviada por e-mail aos usuários que possuem a permissão "Novo documento" na pasta selecionada.
O e-mail contém os dados da solicitação e um link para acessar todas as solicitações.
Acompanhando as suas solicitações
A aba Solicitações reúne as solicitações enviadas e recebidas relacionadas à criação e revisão de documentos. Assim, você pode consultar as solicitações que fez e também aquelas que foram direcionadas a você.
As solicitações são organizadas pelas seguintes colunas:
- Tipo: indica se a solicitação é de revisão ou criação.
- Documento: exibe o documento relacionado à solicitação.
- Requerente: informa quem realizou a solicitação.
- Criada em: apresenta a data em que a solicitação foi criada.
- Situação: indica o status atual da solicitação.
Clique na seta ao lado da solicitação para expandir seus detalhes. O sistema exibe a pasta, a categoria, o prazo desejado e a justificativa informada na solicitação.
Visão Pessoal
As solicitações enviadas ao seu usuário que aguardam resposta também podem ser consultadas na Visão Pessoal do módulo. Consulte o artigo: Visão Pessoal: como acompanhar minhas atividades no módulo Documentos?
Detalhes do documento
As solicitações relacionadas a um documento também podem ser consultadas diretamente nos detalhes do documento, na aba "Solicitações", onde é possível consultar a situação de cada uma.
Cancelando uma solicitação
Se a solicitação não for mais necessária, o próprio requerente pode cancelá-la enquanto ela estiver com a situação "Pendente".
1. Na aba Solicitações, localize a solicitação que deseja cancelar.
2. Clique no ícone 
ao lado da solicitação.
O sistema abre uma janela informando que essa ação não pode ser desfeita e apresenta as opções:
- Manter solicitação: fecha a janela sem cancelar a solicitação, mantendo a situação atual.
- Cancelar solicitação: confirma o cancelamento da solicitação e altera sua situação para "Cancelada".
Entendendo as situações da solicitação
A situação indica em que etapa do processo a solicitação está. Confira o que significa cada situação e em quais momentos ela é alterada.
- Pendente: a solicitação foi enviada e aguarda uma ação de quem pode gerenciá-la.
- Aceita: a solicitação foi aceita, mas o processo ainda não foi iniciado.
- Em andamento: a revisão do documento foi iniciada. Enquanto o documento estiver em "Em elaboração" ou em fluxo de aprovação, a solicitação permanece em "Em andamento".
- Concluída: a revisão foi finalizada e o documento foi publicado.
- Interrompida: o processo foi interrompido antes da conclusão. Se ainda for necessário realizar a ação, uma nova solicitação deverá ser criada.
- Rejeitada: a solicitação foi rejeitada e o motivo da rejeição foi registrado.
- Cancelada: a solicitação foi cancelada pelo próprio requerente antes de ser respondida.
⚠️ Comportamentos importantes
O cancelamento só pode ser feito pelo requerente enquanto a solicitação estiver "Pendente". Depois que a solicitação é aceita, ela não pode mais ser cancelada. Nesse momento, se for necessário encerrar o processo, quem aceitou a solicitação pode interrompê-la.
As situações finais encerram a solicitação. Quando uma solicitação está "Concluída", "Interrompida", "Rejeitada" ou "Cancelada", ela não pode ser reaberta. Se ainda houver necessidade, é preciso criar uma nova solicitação.
Um documento pode ter mais de uma solicitação. A aba "Solicitações", disponível nos detalhes do documento, mostra a quantidade de solicitações relacionadas ao documento e permite consultá-las.