Como reportar progresso em uma ação da ocorrência no Qualiex?
Uma ocorrência aprovada, com a causa raiz encontrada e planos de ação definido precisa da execução do plano para ser concluída de forma efetiva.
1. Acesse o módulo
2. Localizando a ocorrência
Clique na aba "Ocorrências", localize a ocorrência desejada e na sequência clique na ocorrência com o botão direito do mouse, ou, clique no menu de contexto e em ”Visualizar”.
Para visualizar a ocorrência é necessário ser responsável por etapas ou estar envolvido na equipe
Ao clicar em Visualizar será aberta uma etapa onde exibirá as informações da etapa atual "Execução do Plano de Ação".
O sistema abrirá a tela onde estará todas as ações que devem ser executadas na tratativa.
Utilize a barra de rolagem, na parte inferior da tela, para visualizar todas as informações das ações.
3. Reportando o progresso da ação
Localize a ação que está sob a sua responsabilidade e cliente em , ou com o botão direito do mouse em cima da ação desejada.
Em seguida clique na opção "Reportar progresso".
Ao abrir o reporte de progresso você poderá navegar entre as abas de informações clicando em , e terá acesso a informações como:
- Geral: descrição da ação (5W2H);
- Custos: para reportar o custo da execução da ação, se houver;
- Equipe: para informar os envolvidos na ação (a equipe poderá visualizar a ação e ocorrência);
- Anexos: se houver evidências (como fotos, documentos, vídeos, etc) além do reporte, você deve enviar como anexo;
- Comentários: você pode deixar alguma instrução ou comentário para os demais terem acesso;
- Histórico: tudo que for feito na ação ficará registrado e disponível para conferência;
- Percentual realizado de acordo com o reporte de progresso (não há somatória dos registros, conta apenas o último)
- Horas trabalhadas de acordo com o reporte de progresso (não há somatória dos registros, conta apenas o último);
Utilize a barra de rolagem, na lateral direita, para ver o restante das informações.
E abaixo temos os campos para reportar o progresso:
- Tempo trabalhado (em horas): para deixar registrado o tempo que foi investido na execução da ação.
Para contabilizar os minutos corretamente é necessário preencher o campo com quatro números, por exemplo: 2355 ficará 23:55
- Progresso (%): para informar a porcentagem de andamento da ação.
- Descrição: para informar detalhadamente o que foi feito até o momento do reporte.
Ao concluir a descrição, para registrar o progresso clique em “Reportar”.
Todos os reportes registrados estarão logo abaixo do campo de descrição.
4. Enviando para o verificador de eficácia da ação
Ao reportar 100% de progresso em uma ação que possuí um responsável pela verificação de eficácia, o sistema pergunta se gostaria de alterar o status para “Verificando eficácia”.
Ao clicar em “Manter status” a ação ainda está sob a sua responsabilidade, e será necessário que faça a alteração do status manualmente.
Ao clicar em “Alterar status” a ação passa a ser responsabilidade do verificador, e você não precisará ajustar o status manualmente.
5. Concluindo a ação pelo reporte de progresso
Ao reportar 100% de progresso em uma ação que NÃO possuí um responsável pela verificação de eficácia, o sistema pergunta se gostaria de alterar o status para “Concluído”.
Ao clicar em “NÃO” a ação continuará em andamento sob a sua responsabilidade.
Ao clicar em “SIM” a ação será concluída.