Como cadastrar uma categoria de ocorrência no Qualiex?

Antes de iniciar o cadastro da categoria é fundamental que saiba o que é e para que serve, clique aqui para entender mais.

A Categoria de uma ocorrência tem o papel de indicar a origem de um determinado evento. Ao categorizarmos uma ocorrência, conseguimos organizar, agrupar e tratar cada situação de forma mais assertiva. Isso permite manter um padrão no tratamento de eventos semelhantes, reduzindo a chance de recorrência.

Além disso, a categorização define as etapas e o fluxo de tratamento que a ocorrência seguirá até sua resolução, garantindo mais clareza e eficiência no processo.

1. Acesse o módulo

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2. Cadastrando a categoria

Clique na aba "Categorias", na sequência clique em , conforme a imagem abaixo.

 

Abrirá a tela de cadastro da categoria onde será necessário definir:

• Título (é obrigatório): Insira o nome da categoria que será cadastrada (limite de 150 caracteres)
• Descrição (é opcional): aqui você pode definir as características dessa categoria (limite de 1000 caracteres).
• Ícone (é opcional): Selecione um ícone para representar essa categoria, ele ajuda na identificação visual (caso não escolha, a categoria não terá ícone).
• Regra de priorização (é opcional): opção que prioriza automaticamente a tratativa da ocorrência de acordo com critérios pré-definidos diante das necessidades da sua empresa. Clique aqui e saiba mais sobre essa funcionalidade.

• Etapas da tratativa: clicando no ícone abriremos a configuração de cada etapa É utilizado o ciclo PDCA para a tratativa, e você poderá fazer algumas personalizações. 
  

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3. Configurando as Etapas da Tratativa

Cadastro

Para a etapa de Cadastro da ocorrência será possível definir quais tipos estão vinculados à categoria que está sendo cadastrada, e qual o formulário adicional poderá ser utilizado.

Clique no ícone para expandir a seleção das configurações desta etapa.

• Tipos que podem ser utilizados nesta categoria (é obrigatório): no cadastro de uma nova ocorrência ao selecionar a categoria, no campo "Tipo" (também do cadastro da nova ocorrência) aparecerá apenas os tipos vinculado aqui nesta configuração (é obrigatório a seleção de um tipo, ou múltiplos). 
  
  Todos os tipos estarão automaticamente marcados, sendo possível desmarcar aqueles que não são adequados para a categoria. 
  Para isso clique no ícone do campo, e desmarque o "Tipo" desejado. Ou clique no "X" para desmarcar todos os tipos.
  
  

• Formulário (é opcional): é um conjunto de campos personalizados, pré-cadastrados, que poderão ser utilizados no preenchimento de novas ocorrências.
  Para selecionar um formulário clique no ícone do campo, e selecione o formulário desejado. Ou clique no "X" para remover a seleção.
  
  

Avaliação

A Avaliação é a etapa de aprovação/triagem, onde se valida se a ocorrência está em conformidade com o processo, se tem os dados mínimos preenchidos, e se ela pode seguir para as próximas fases de tratativa.

Para a etapa de Avaliação da ocorrência será possível definir:

• Prazo da etapa (é obrigatório): quantidade de dias (de acordo com a configuração definida) para que a etapa seja concluída. Uma vez definido os prazos em cada etapa da categoria, estes se somarão resultando no prazo final da ocorrência. Ou seja, o prazo de cada etapa é acumulativo e não é possível trabalhar o prazo de uma etapa de forma paralela com a outra etapa.

• Formulário (é opcional): é um conjunto de campos personalizados, pré-cadastrados, que poderão ser utilizados para preenchimento da etapa de "Avaliação" (é opcional).
  Para selecionar um formulário clique no ícone do campo, e selecione o formulário desejado. Ou clique no "X" para remover a seleção.
• Fluxo de aprovação (é opcional): 

  Quando um fluxo de aprovação é associado a uma etapa dentro de uma categoria, significa que essa validação será obrigatória para dar continuidade à tratativa. Assim, ao registrar uma ocorrência vinculada a essa categoria:

  • Se a etapa for aprovada, o processo segue normalmente para a próxima fase.

  • Se a etapa for reprovada, será necessário retornar e ajustar a etapa anterior antes de prosseguir.

  Esse recurso garante maior controle, rastreabilidade e conformidade no tratamento das ocorrências.
  Para selecionar um fluxo clique no ícone do campo, e selecione o formulário desejado. Ou clique no "X" para remover a seleção.

Análise de Causa, Verificação de Eficácia, e Padronização/Divulgação

Depois que a ocorrência é registrada e avaliada, entra-se na fase de Análise de Causa, para entender por que o problema aconteceu, a causa raiz e não apenas os sintomas.

A etapa de Verificação de Eficácia acontece após implementar as ações corretivas, é preciso avaliar se realmente resolveram o problema e se o risco de recorrência foi reduzido.

A Padronização/Divulgação acontece quando a solução foi eficaz, devendo ser documentada, padronizada e comunicada para toda a equipe, para que se torne parte da rotina.

Para essas etapas também será necessário definir:

• Prazo da etapa (é obrigatório);
• Formulário (é opcional);
• Fluxo de aprovação (é opcional);
• Ativar ou desativar a etapa: para algumas categorias não há necessidade de passar por todo o ciclo do PDCA, por isso há a possibilidade de desativar as etapas Análise de Causa, Verificação de Eficácia, e Padronização/Divulgação. 
  Para desativar ou ativar clique no botão , ao desativar a etapa será ignorada na tratativa.
  
  

 Elaboração e execução do plano de ação

Para essas etapas será necessário definir:

• Prazo da etapa (é obrigatório);
• Fluxo de aprovação (é opcional).

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Concluindo o cadastro

Ao preencher todos os campos obrigatórios será possível finalizar o cadastro, clique em .

 

Após "Salvar" a categoria será cadastrada e aparecerá a mensagem de confirmação do cadastro: