No contexto da gestão de sistemas operacionais e plataformas corporativas, a funcionalidade de adicionar anexos nas Ações desempenha um papel fundamental na eficiência, transparência e rastreabilidade dos processos. Essa prática permite que documentos, imagens, planilhas, relatórios e outros arquivos relevantes sejam vinculados diretamente às atividades ou registros, proporcionando uma série de vantagens:
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Centralização da informação,
Ao anexar arquivos diretamente às ações, todas as informações pertinentes ficam reunidas em um único local. Isso evita a dispersão de dados em diferentes plataformas ou e-mails, facilitando o acesso e a consulta por todos os envolvidos. -
Facilidade na comunicação e entendimento
Documentos anexos, como instruções, evidências, prints de tela ou planilhas, ajudam a esclarecer o contexto da ação, reduzindo dúvidas e retrabalho. Isso é especialmente útil em equipes multidisciplinares ou em ambientes com alta rotatividade. -
Rastreamento e auditoria
Anexos servem como registros documentais que comprovam decisões, execuções e resultados. Em auditorias ou revisões de processos, esses arquivos são essenciais para validar o cumprimento de normas e procedimentos. -
Agilidade na tomada de decisão
Com acesso rápido aos dados relevantes, gestores e colaboradores podem tomar decisões mais informadas e ágeis, sem depender de solicitações adicionais de informação. -
Segurança e conformidade
Sistemas que permitem anexos geralmente oferecem controle de acesso e histórico de alterações, garantindo que os documentos estejam protegidos e que qualquer modificação seja registrada.
Acessando o Módulo
Adicionando um anexo
Para adicionar um anexo a uma ação, acesse a aba Planos e escolha o projeto em que deseja realizar essa ação.
Se o colaborador possuir a permissão “Editar todos”, poderá adicionar anexos em todos as ações cadastradas na unidade. Caso não tenha essa permissão ativada, poderá enviar anexos apenas nas ações pelas quais é responsável. Definido na aba Configurações > Papéis e permissões
Ao clicar no seu projeto, você será direcionado para a aba "Plano de Ação". Nela, selecione a ação à qual deseja enviar o anexo.
Ao acessar a ação, a primeira aba exibida será “Geral”. Em seguida, selecione a aba “Anexos”.
Na aba “Anexos”, clique em 
. Será aberta uma janela do seu computador para que você selecione os arquivos que deseja anexar.
Envio de Múltiplos Arquivos
O sistema permite o envio simultâneo de vários arquivos como anexos. Para garantir que todos os arquivos sejam corretamente processados, é importante aguardar até que o carregamento de cada um seja concluído. Somente após esse processo os arquivos aparecerão na lista de anexos vinculados a ação.
Essa funcionalidade facilita o registro de evidências e documentos complementares, otimizando o tempo do usuário e garantindo que todas as informações relevantes sejam centralizadas em um único lugar.
Funcionalidades para Gestão de Anexos
O sistema oferece diversas funcionalidades para facilitar a gestão dos arquivos anexados às ações. Essas ferramentas permitem organizar, localizar, editar e baixar os arquivos de forma prática e eficiente.
Funções de Anexo
- Selecionar todos os arquivos: Clique em
correspondente para marcar todos os anexos da lista. - Remover arquivo: Selecione o arquivo desejado e clique em
exclusão para removê-lo - Download de arquivos: Após selecionar os arquivos desejados, clique em
de download para baixar todos de uma vez.
Busca e Ordenação
- Busca por nome: Localize rapidamente um arquivo digitando seu nome na barra de pesquisa.
- Ordenação: Organize os arquivos de A a Z ou por data de envio (do mais antigo ao mais recente).
- Atualizar listagem: Clique em
para recarregar a lista de anexos e garantir que os arquivos mais recentes apareçam.
Paginação
- Escolha quantos itens deseja exibir por página e navegue entre as páginas utilizando os controles de navegação disponíveis clicando em
Opções Individuais do Anexo
Ao clicar em 
cada anexo, você terá acesso às seguintes opções:
- Renomear o arquivo;
- Visualizar diretamente no sistema;
- Fazer o download individual;
Para finalizar o envio ou a gestão de anexos, basta aguardar até que o carregamento completo do(s) arquivo(s) seja indicado na lista de anexos. Assim que o status mostrar que o upload foi concluído, o arquivo já estará disponível para consulta e não é necessário nenhuma ação extra para finalizar — apenas verifique se todos os anexos aparecem na lista.