Quando alguém solicita a criação ou a revisão de um documento, o pedido chega a quem tem permissão para agir naquela pasta. Aceitar não é só concordar: o sistema já abre o trabalho correspondente — o assistente de novo documento, no caso de uma criação, ou a revisão do documento existente — e a solicitação passa a acompanhar esse trabalho até a publicação. Rejeitar exige motivo, que volta registrado para quem pediu.
✦ Antes de começar
É necessário ter permissão na pasta do documento — é ela que determina quem recebe e quem pode responder às solicitações. Definida em Gestão › Permissões, por grupo de usuários. Quem criou a solicitação nunca é quem a responde.
Acessando o módulo
🔎 Clique aqui e saiba Como acessar o módulo Documentos.
Encontrando as solicitações que aguardam você
Há dois caminhos:
- Visão Pessoal › Documentos do Meu Interesse › aba "Solicitações": mostra só o que espera a sua resposta, com o tipo, o documento, o requerente, a data de criação, o prazo desejado e os ícones de responder. Quando não há nada pendente, a aba exibe "Nenhuma solicitação aguardando sua resposta".
- Gestão › Solicitações: a lista completa. Use o filtro "Exibir" na opção "Para responder" para ver apenas o que é seu para responder. O filtro guarda a última opção usada, então confira em que modo a tela abriu.
Aceitando uma solicitação de revisão
- Na linha da solicitação com a situação "Pendente", clique no ícone de "Aceitar". Não há diálogo de confirmação: o sistema exibe "Solicitação aceita", leva você para os detalhes do documento e abre na hora o modal "Revisar documento".
- No modal "Revisar documento", escolha como deseja revisar:
- "Manual": "Baixe o arquivo, edite no seu computador e envie a nova versão."
- "Google Docs": "Edite no Google Docs e salve a nova versão." Fica indisponível para arquivos que não suportam edição online — em um PDF, por exemplo, a opção aparece desabilitada com o aviso "Indisponível para este tipo de arquivo. Use a opção Manual."
- Conclua a revisão normalmente. Se a categoria exigir fluxo de aprovação, o documento entra em fluxo e a solicitação só é encerrada quando a nova revisão for publicada.
A situação da solicitação acompanha esse percurso: vira "Aceita" no momento em que você aceita, "Em andamento" quando você escolhe como revisar, e "Concluída" sozinha quando o documento é publicado.
Aceitando uma solicitação de criação
- Na linha da solicitação de "Criação" com a situação "Pendente", clique no ícone de "Aceitar". Também aqui não há diálogo de confirmação: o assistente "Novo Documento" abre por cima da lista, já na pasta indicada pelo requerente.
- Preencha os dados do documento com atenção a dois campos que o assistente não traz da solicitação:
- "Nome do documento": chega em branco. O nome sugerido pelo requerente fica registrado na solicitação — expanda a linha em Gestão › Solicitações para consultá-lo antes de aceitar, se quiser seguir a sugestão.
- "Categoria": chega com a primeira categoria da lista já marcada, e não com a que o requerente pediu. Confira e selecione a categoria correta.
- Siga o assistente e envie o documento como faria em qualquer criação.
A situação vira "Aceita" no momento do aceite e passa a "Em andamento" quando o documento é efetivamente criado. Ela se encerra em "Concluída" quando o documento é publicado — se a categoria exigir fluxo de aprovação, isso acontece depois da aprovação.
Rejeitando uma solicitação
- Na linha da solicitação "Pendente", clique no ícone de rejeitar.
- No diálogo "Rejeitar solicitação", preencha o "Motivo da rejeição" — obrigatório, e a própria tela avisa que ele "será registrado e enviado ao requerente". O botão "Rejeitar" só habilita depois que você escreve o motivo.
- Clique em "Rejeitar".
A situação passa a "Rejeitada" e o requerente lê o motivo em Gestão › Solicitações, expandindo a linha: o bloco mostra a justificativa original, o motivo da rejeição e quem respondeu, com a data.
Interrompendo uma solicitação já aceita
Se você aceitou e o trabalho não vai adiante, a solicitação não fica presa: na linha de uma solicitação "Aceita" ficam disponíveis "Continuar" e "Interromper" — e apenas para quem aceitou; o requerente não tem ação nessa situação.
"Continuar" reabre o trabalho que o aceite havia aberto, do início: no caso de uma criação, o assistente "Novo Documento" volta em branco, sem guardar o que tivesse sido digitado antes. A situação continua "Aceita".
Ao clicar em "Interromper", o diálogo "Interromper solicitação" avisa que o trabalho aceito será encerrado sem conclusão e que a ação não pode ser desfeita — se o documento ainda for necessário, o requerente precisa abrir uma nova solicitação. Diferente da rejeição, a interrupção não pede motivo: basta confirmar em "Interromper" (ou desistir em "Manter solicitação"). A situação passa a "Interrompida".
Conhecendo as ações disponíveis em cada situação
- "Pendente": "Aceitar" e "Rejeitar", para quem tem permissão na pasta. Para o requerente, apenas "Cancelar solicitação".
- "Aceita": "Continuar" e "Interromper".
- "Em andamento": nenhuma ação na solicitação — o andamento passa a ser o do próprio documento.
- "Concluída", "Rejeitada", "Cancelada" e "Interrompida": nenhuma ação; são situações finais.
⚠️ Comportamentos importantes
Quem aceita fica como elaborador. O documento passa a constar com você como elaborador — não com quem fez o pedido. Aceite quando for você quem vai tocar o trabalho. No caso de uma criação, o campo "Responsável" do documento não é preenchido pelo aceite: ele nasce sem responsável, e definir isso continua sendo uma ação à parte.
"Concluída" depende da publicação, não da sua ação. Enquanto a revisão estiver em elaboração ou em fluxo de aprovação, a solicitação permanece em "Em andamento". Ela se encerra sozinha quando o documento volta a ficar vigente.
Fechar a janela não desfaz o aceite. Se você aceitar e fechar o que o sistema abriu — o modal "Revisar documento" ou o assistente "Novo Documento" —, a solicitação fica em "Aceita" e a linha passa a oferecer "Continuar" e "Interromper": o pedido continua sob a sua responsabilidade.
Perguntas frequentes
Recebi a solicitação, mas não aparecem os ícones de aceitar e rejeitar. Por quê? Duas situações levam a isso: a solicitação foi criada por você (nesse caso a única ação é cancelar) ou você não tem permissão na pasta do documento, e aí a linha aparece sem ação nenhuma.